HR Partner / Партнер/ка відділу кадрів

Підзвітний керівнику відділу кадрів програми, «партнер відділу кадрів» відповідає за ефективне та відповідне управління людськими ресурсами, наявними в Україні, та виконує роль технічного радника щодо своєї сфери діяльності. Він/вона контролює дотримання вимог політик та інструментів організації згідно вимог правового поля країни. Він/вона подає керівнику відділу кадрів програми рекомендації щодо управління персоналом згідно вимог правового поля країни та вносить пропозиції стосовно способів роботи.

ЗАВДАННЯ

1. Управління місцевими працівниками згідно процедур НІ

•  Контролює та оновлює дані стосовно місцевих працівників, включаючи договори, доповнення, посадові інструкції, підписані умови трудового договору та правила внутрішнього розпорядку, внутрішні політики, відпустки, дисциплінарні заходи, атестації, підняття зарплати, реєстрація в органах соцзахисту, платників податків і т.п.
• Відстежувати процеси управління місцевим персоналом, включаючи продовження договорів і відпустки.
• Складати трудові договори, доповнення договорів для місцевого персоналу та поденних працівників.
• Відстежувати випадки реєстрації працівників у органах соцзахисту і платників податків.
• Відстежувати випадки реєстрації медичного страхування працівників (працівників, які приймаються на роботу і звільняються).
• Знати про оновлення адміністративних процедур НІ та впроваджувати їх після затвердження.

 2. Дотримання вимог управління місцевими працівниками згідно вимог законодавства країни

•  Відстежувати зміни в трудовому законодавстві України та інших вимогах і доповненнях законодавства шляхом регулярної перевірки законодавчих актів, надає рекомендації керівнику відділу кадрів, активно відстежує правові питання та повідомляє керівників про відповідні зміни.
• Повідомляє керівника відділу кадрів про виникнення ризиків порушення вимог законодавства та надає рекомендації щодо їх запобігання.
• Забезпечує виконання вимог національного законодавства щодо оплати податків і соціальних внесків працівниками.
• У співпраці з постачальниками послуг з виплати зарплати та страхування реєструє виплату персоналом відповідних податків, соціальних внесків і страхувань, відстежує та допомагає персоналу в процесі подачі скарг щодо страхування та соціальних виплат (за необхідності).
• Допомагає в питаннях управління людськими ресурсами під час проведення аудиту органами державної влади (за необхідності).
• Готує та надсилає адміністративні звіти за запитом від органів державної влади.
• Допомагає організовувати та проводити зустрічі з представниками трудового колективу, забезпечувати обмін інформацією між представниками трудового колективу та керівництвом.
• Відстежувати скарги працівників та повідомляє про це керівника відділу кадрів.

 3. Утримання персоналу за рахунок впровадження системи управління кар’єрного зростання працівників згідно процедур НІ

•  Забезпечує проведення відповідного інструктажу для нових працівників, місцевих і міжнародних, згідно плану, складеного відповідно до вимог політик та інструкцій НІ.
• Забезпечує дотримання процедур виїзду для персоналу, що виїздить за кордон, в усіх представництвах компанії.
• Допомагає керівнику відділу кадрів у процесі атестації персоналу.
• Проводить повторний інструктаж з процесів атестації разом із керівником відділу кадрів.
• Консультує керівника відділу кадрів щодо потреб розвитку та/або навчання персоналу разом із безпосередніми керівниками та технічними консультантами.
• Здійснює пошук організації, що надають послуги з навчання, оновлює базу даних щодо цих організацій.
• Проводить оцінку впливу та результативності проведених навчальних занять.
• Відстежує, оновлює план проведення навчань і щомісячно надсилає звіти керівнику відділу кадрів.
• Забезпечує безперервність процесу прийому на роботу за рахунок тісної співпраці зі спеціалістом з прийому на роботу.

 4. Надавати допомогу працівникам відділу кадрів і партнерам

•  Шукає, готує та керує роботою працівників відділу кадрів із застосування сучасних практик.
• Перевіряє списки запланованих заходів відділу кадрів, звітує та надсилає коментарі та рекомендації працівникам відділу кадрів.
• Виконує регулярні аудити для перевірки відповідності використання спільних інструментів і практик на місцях.
• За необхідності проводить зустрічі у підрозділах НІ.
• Забезпечує постійну підтримку керівникам команд з питань управління кадрами згідно вимог політик і процедур у сфері його/її відповідальності.
• Приймає участь у вирішення внутрішніх конфліктів, забезпечує дотримання дисциплінарних процедур.
• Забезпечує правильність і достовірність інформації, яка передається керівникам для щоденного виконання їх обов’язків.
• Приймає участь у оцінці партнерів, проводить навчальні заняття для партнерів у сфері своєї відповідальності.
• Приймає участь у роботі з зовнішніми агентами та робочими групами за необхідності.

ВИМОГИ

Професійні навички:

• Вільне володіння англійською та українською мовами
• Знання вимог законодавства у сферах прийому на роботу та соціального захисту в Україні
• Солідний досвід керування людськими ресурсами щонайменше 4 роки
• Диплом у сфері управління кадрами, законодавства, управління підприємницькою діяльністю або подібній сфері
• Підтверджений досвід роботи в сферах адміністрування персоналу, прийому на роботі, навчання, керування кадрами, нарахування зарплати, системи заповнення документації
• Попередній досвід роботи з НГО/міжнародними НГО
• Чудові організаторські здібності
• Навички усної та письмової комунікації та проведення презентацій
• Уміння користуватися функціями Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Особистісні якості:

•  Ініціативність під час виконання завдань
• Уміння пріоритизувати завдання організовувати об’єм робіт
• Навички вирішувати проблеми, критичне мислення, ініціативність

Очікуємо на ваше резюме англійською мовою за посиланням https://cutt.ly/uVKK1xS!

ENG

Reporting to the Programme HR Manager, the “HR Partner” ensures efficient and adequate administration of the human resources implemented in Ukraine and acts as technical advisor in his/her field of expertise. S/he ensures compliance of the organization’s policies and tools with the country’s legal framework. S/he advises the Programme HR Manager in the field of personnel administration and legal framework and proposes improvement in the working practices.

TASKS:

1. Management of national staff personnel administration in accordance to HI procedures

•  Monitors and ensures the update of national staff files including contracts, amendments, job descriptions, signed TCE and IR, internal policies, leave, disciplinary actions, appraisals, salary advances, social security registers, income tax registers and others
• Follow-ups national staff administration including contract extension and leaves 
• Draws up employment contracts, amendments for national staff and daily workers
• Ensures follow up on social security and income tax registration 
• Ensures follow up on health insurance registration (employees in and out)
• Be updated on HI administrative procedures and implement them after validation

 2. Compliance of national staff personnel administration in accordance to legal framework 

•  Follows latest developments of Ukrainian Labour law and any legal requirements and amendments by regularly checking legislation sources, advises HRM for implementation, ensures proactive follow-up of legal matters and inform management accordingly
• Informs HRM in case a legal risk is detected and suggests actions to take in order to prevent it.
• Ensures fulfillment of national legislation regarding employees’ taxes and social security 
• In liaise with Payoll and Insurance Service Providers, registers all staff to relevant tax, social security and insurance, follow-up and assists the national staff for insurance and social security claims if/when necessary
• Facilitates human resources related audits conducted by the government if/when necessary
• Prepares and submits any administrative reports requested by the Ukrainian authorities
• Facilitates formation and meetings of staff representative, ensuring communication between staff representatives and management team
• Follows up employees’ claims and keeps HRM informed at any time.

 3. Staff retention through implementation of personnel career management in accordance to HI procedures 

• Ensures adequate induction is provided for newly recruited staff, national and international, with proper plan based on HI policies and guidelines
• Ensures the exit procedures are properly done in all offices for the exit staff
• Supports HRM in ensuring the staff appraisal process
• Carries out refresher training on the appraisal procedure together with HRM
• Supports HRM in identification of staff development/training needs in collaboration with the line managers and the technical referents
• Leads in looking for training providers and ensures the follow up of training providers database
• Conducts assessment of the impact and relevance of training sessions done 
• Folllow-up, updates the training plan and reports to HRM in monthly basis
• Ensures the recruitment process by working together with the recruitment officer

4. Provide support to HR team and partners 

•  Shares, trains and coaches the HR team on latest tool and practices
• Checks HR follow-up tables, reports and sends back comments and corrections to the HR teams
• Carries out regular audits to check if same tools and practices are implemented in all area
• Conducts field visits as necessary
• Provides ongoing support to leadership teams on human resources related matters, policies and procedures in her/his field of responsibility
• Participates in the internal conflicts management and resolution, ensures disciplinary processes are respected
• Ensures that correct and accurate information is given to the managers for the daily management of their teams in her/his field of responsibility
• Takes part to partners’ assessment, ensuring training sessions to the partners when needed in her/his field of responsibility
• Takes part in the activity of external networks and working groups if/when needed

 REQUIREMENTS:

Technical skills:

• Fluent in English and Ukraine.
• Knowledge of employment legislation and social security law in Ukraine
• Strong experience in overall Human resources, at least 4 years
• Degree in HR management, law, business administration or any related field
• Proven knowledge of recruitment processes, training, personnel administration, payroll management, document filing system
• Very good organizational skill.
• Good oral, written communication and presentation.
• Autonomous in using the basic functionalities of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Personal skills:

• Proven ability to use initiative in carrying out tasks
• Proven ability to prioritize tasks and to organize workload
• Problem solving skills, critical thinking, self-initiative

Handicap International has clear institutional policies on “Child Protection”, “Anti-fraud, Bribery and Corruption”, “Disability, Gender and Age” and “Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.  

We are waiting for your CVs in English at https://cutt.ly/uVKK1xS!