Грантовий/а асистент/ка в CIVIC

Асистент грантів буде підтримувати грантового офіцера для ефективного та результативного управління субгрантами та адміністративними процесами з метою досягнення цілей програми CIVIC Ukraine, працюючи з партнерськими організаціями різних рівнів.

Грантовий асистент допомагатиме в адміністративному управлінні повним циклом управління грантами та контрактами для проекту, починаючи з оголошень про грантовий конкурс, оцінки перед проєктних пропозицій, моніторингу та забезпечення дотримання політик CIVIC та законодавства України, управління процедурами завершення, а також ведення усієї документації, що стосується грантів. Грантовий асистент допомагатиме в підготовці, завершенні та управлінні всіма термінами грантів, зобов’язаннями та бюджетами для різноманітного портфоліо діяльності та грантоотримувачів, а також надаватиме підтримку грантоотримувачам та загальному звітності CIVIC.

Посада забезпечить безпосередню технічну допомогу та зміцнення спроможності для субгрантоотримувачів, а також моніторинг виконання програмних заходів у рамках субгрантів проекту. Грантовий асистент може періодично подорожувати до цільових громад CIVIC (20% часу на подорожі). Грантовий асистент грантів підпорядковується грантовому офіцеру.

• Місцезнаходження: Київ, Україна
• Подорож: 20% часу
• Підпорядкування: Грантовий офіцер, Україна
• Підпорядковані співробітники: Немає

Основні функції

• Відповідальність за оформлення договорів про надання субгрантів, забезпечуючи відповідність політикам та процедурам CIVIC, а також українському законодавству. Адмініструвати процес відбору субгрантоотримувачів для забезпечення професійного виконання всіх регуляторних вимог.
• У співпраці з грантовим офіцером вести переговори щодо умов гранту, специфічних вимог, стандартних положень та бюджетів з обраними субгрантоотримувачами.
• Підготовка та укладання договорів про надання субгрантів, а також супутніх документів (замовлення, завдання, зміни); пояснення умов, обов’язків і відповідальності відповідно до політик CIVIC і українських норм.
• Надання підтримки в розробці фінансових і адміністративних процедур, включаючи звітність та делегування повноважень.
• Участь в перевірці фінансових, бухгалтерських та адміністративних процедур для контролю за використанням коштів, включаючи звітність та делегування повноважень.
• Забезпечення ефективної взаємодії між проектними співробітниками, грантоотримувачами та субпідрядниками, надання технічних порад та підтримки в управлінні, включаючи фінансове управління та адвокацію.
• Моніторинг дотримання угод, що регулюють грантові та проектні зобов’язання, та підготовка відповідних звітів.
• Забезпечення своєчасного виконання діяльності та результатів, пов’язаних з грантами та субконтрактами, відповідно до затверджених специфікацій і бюджету.
• Гарантування високих стандартів чесності, порядності, відкритості та прозорості в адмініструванні грантів та субконтрактів.
• Допомога у вдосконаленні адміністративних систем для моніторингу діяльності та результатів організацій, що фінансуються.
• Забезпечення дотримання політик CIVIC щодо субгрантів та закупівель, сприяння чесній та відкритій конкуренції при наданні субгрантів, а також управління процесом оголошення запитів на пропозиції.
• Гарантування відповідності планів брендингу та маркетингу з субпідрядниками/грантоотримувачами політикам комунікації та видимості CIVIC, а також вимогам донорів, забезпечуючи своєчасне закриття грантів та проектів.
• Підтримка у підготовці наративних та фінансових звітів для субгрантоотримувачів, а також загальних звітів CIVIC, включаючи підготовку внутрішніх та зовнішніх/донорських звітів.

Основні кваліфікації:

• Вища освіта у галузі політичних наук, право, фінанси або суміжних галузях є перевагою.
• Бажано мати принаймні шість місяців досвіду роботи у програмах, фінансованих донорами в Україні.
• Досвід управління проектами, зокрема в грантовій сфері буде перевагою.
• Базове розуміння некомерційного сектору в Україні.
• Бажано мати досвід роботи в закупівлях/фінансах/управлінні.
• Досвід роботи з місцевими органами влади та/або місцевими організаціями є перевагою.
• Базові навички фінансового управління з можливістю аналізувати інформацію та приймати прості рішення.
• Володіння англійською мовою як в усному, так і в письмовому вигляді, з увагою до деталей і якості.
• Добрі міжособистісні навички та здатність ефективно працювати в команді
• Бажання проявляти ініціативу та працювати самостійно під керівництвом.
• Базові навички вирішення проблем, включаючи здатність збирати та представляти інформацію.
• Комп’ютерна грамотність, включаючи обробку тексту, електронні таблиці та, бажано, програмне забезпечення для презентацій.
• Добрі організаційні навички та управління часом.

На посаду запрошуються лише громадяни України. Резюме будуть розглядатися на постійній основі, тому просимо подавати заявки якомога раніше. Вакансія не має дати закриття, і заявки будуть розглядатися до заповнення посади.

Податися на вакансію можна за посиланням https://civilians.bamboohr.com/careers/248