Internal Communications and Reporting Manager / Менеджер(-ка) із внутрішніх комунікацій та звітності

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) —  це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.  

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.  

Обов’язки: 

Менеджер із внутрішніх комунікацій та звітності відповідає за управління підготовкою та поширенням винесених уроків, результатів і ідей ФПСУ серед широкого кола зацікавлених сторін. Нам потрібна позитивна, проактивна, ініціативна людина, що з ентузіазмом ставиться до цілей ФПСУ та знайома з широким колом комунікаційних інструментів для сприяння успішній реалізації завдань Фонду. Для цієї посади надзвичайно важливо вміти оперативно розробляти захоплюючі комунікаційні продукти та мати відмінний рівень усної та письмової англійської.

Він (вона) розроблятиме продукти для поширення знань і готуватиме звіти про проєкти, заходи та програми та історії успіху для внутрішньої та зовнішньої аудиторії. Менеджер трансформуватиме насичену термінами технічну інформацію в чіткі та доступні меседжі без використання жаргону, ефективно адаптуючи їхню мову та форма для відповідних зацікавлених сторін. Менеджер повинен уміти швидко розбиратися в різноманітних концепціях у галузі технічного розвитку, гуманітарної допомоги та стабілізації ситуації. Потрібно добре вміти слухати інших, розуміти комунікаційні потреби колег і зацікавлених сторін, а також керуватися здоровим глуздом, звертаючись за роз’ясненнями та вибираючи відповідні методи комунікації, замість жертвування цим заради незмінного стилю чи підходу.

Менеджер із внутрішніх комунікацій та звітності відповідатиме за наступні основні обов’язки:  

• У співпраці з технічними співробітниками та персоналом програми, а також зовнішніми спеціалістами та персоналом, відповідальним за громадські комунікації, контроль за впровадженням Стратегії зовнішніх комунікацій, обміну знаннями та внутрішньої звітності ФПСУ.
• Контроль за підготовкою та випуском звітів для донорів, у тому числі звітів для Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку  Сполученого Королівства, таких як місячні, квартальні та річні звіти, а також переконливі дослідження конкретних випадків.
• Розробка інформаційних продуктів на основі доказової бази, сформованої під час реалізації програми Фонду “Партнерство за сильну Україну” (ФПСУ) та його спеціалізованої платформи досліджень.
• Розробка формату подання та сприяння трансформації складної для сприйняття інформації у вичерпні, але стислі документи у форматах, які легко сприймати та використовувати.
• Попередня перевірка всіх створених документів на предмет коректного сприйняття та розуміння посилу цільовою аудиторією.
• Проактивне надання ключової інформації та реагування на запити конкретних донорів.
• Створення та керування внутрішнім інформаційним бюлетенем ФПСУ для технічного персоналу, донорів та інших відповідних зацікавлених сторін.
• Розробка проєктів тезисів для виступів щодо програми, довідкових матеріалів та інших продуктів, які описують програму в цілому.
• Надання допомоги в якості редактора та стратегічної підтримки іншим співробітникам із комунікацій, включаючи спеціаліста із зовнішніх комунікацій.
• Співпраця з українським урядом, громадянським суспільством і партнерами з приватного сектору над дослідженнями конкретних випадків стосовно отримувачів підтримки ФПСУ.
• Розробка презентацій PowerPoints, інфографіки, аудіокліпів та, в ідеалі, коротких відеороликів, які чітко узагальнюють інформацію та покращують її сприйняття.

 Необхідні навички та кваліфікація: 

Менеджер із внутрішніх комунікацій та звітності повинен відповідати таким вимоги до кваліфікації та досвіду: 

Необхідно

• Відмінний рівень усного та письмового спілкування англійською
• Надзвичайно важливо мінімум три роки досвіду в підготовці звітності та роботі над продуктами із поширення технічних знань. Бажано досвід роботи у проєктах, що фінансуються донорами.
• Уважність до деталей і вміння ретельно перевірити факти у документах.
• Продемонстрований відмінний рівень аналітичних і організаційних навичок, у тому числі вміння структурувати свою роботу, керувати участю в спільній роботі інших та вчасно видавати результати.
• Дуже бажано ступінь бакалавра з політології, гуманітарних наук, комунікацій, зв’язків із громадськістю, журналістики або іншої відповідної дисципліни. Дуже бажано диплом установи, де викладання велося англійською.
• Сильні навички міжособистісного спілкування, в тому числі самоусвідомлення, старання постійно професійно розвиватися, вміння брати відповідальність за свою роботу та підтримувати гарні стосунки з колегами.
• Професійне володіння MS Office, бажано досвід графічного дизайну та роботи з фото/відео. 

Бажано

• Досвід розробки та адаптації мультимедійних меседжів для різноманітного кола зацікавлених сторін.
• Знання процедур і стандартів звітності за міжнародними двосторонніми донорськими проєктами розвитку. Зокрема, особливо корисним буде досвід підготовки звітів для основних донорів, таких як Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку Уряду Сполученого Королівства, USAID, Development Canada, Шведського агентства з міжнародного співробітництва (SIDA), Швейцарського агентства розвитку та співробітництва та Міністерства закордонних справ Фінляндії.
• Професійне володіння українською та/або російською мовами.
• Готовність відвідувати об’єкти проєкту.

Зайнятість: Повний робочий день

Місце роботи: Київ, Україна

Інструкції з подання резюме: 

Для того щоб подати резюме, слід перейти за наступним посиланням до 18 грудня: ФПСУ – Підбір персоналу – Заявка кандидата (smartsheet.com) 

Просимо направити резюме англійською та зразок власного тексту (мінімум на 1-2 стор.) Документи будуть розглядатимуться по надходженню. Просимо не зв’язуватися з нами по телефону. Кімонікс самостійно зв’яжеться з фіналістами.  

Кімонікс – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаних із виконанням професійних обов’язків.

Кімонікс цінує захист персональних даних. Якщо ви перебуваєте в Європейському Союзі, просимо ознайомитися з нашою Заявою про конфіденційність даних при підборі персоналу в ЄС, щоб дізнатись, як ми обробляємо персональні дані. Ви можете отримати доступ до цієї заяви за наступним посиланням: https://chemonics.com/eu-recruiting-data-privacy-notice /   

Summary:  

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.   

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence. 

Responsibilities:   

The Internal Communications and Reporting Manager is responsible for managing the production and dissemination of PRFU’s lessons, results and insights to a wide range of stakeholders. We are looking for a positive, proactive and self-motivated individual that is enthusiastic about PFRU’s goals and familiar with a wide range of communication tools to support the success of the Fund. The ability to produce engaging communication products at pace as well as excellent verbal and written English are essential for this role. 

The individual will develop knowledge products and prepare project, activity, and programme reports and success stories for internal and external audiences. They will translate dense technical information into clear and accessible messages, avoiding jargon and tailoring the language and format effectively to the relevant stakeholders. The individual will need to quickly understand diverse technical development, humanitarian, and stabilisation concepts. They will need to be a good listener, understanding the communication needs of colleagues and stakeholders, and exercise judgement to seek clarification and adopting appropriate methods of communication rather than settling for a fixed style or approach

As Internal Communications and Reporting Manager, the Employee will be responsible for the following principal duties and obligations:  

• With collaboration from technical and programme staff and external and public communications-focused staff, oversee the implementation of PFRU’s External Communications, Knowledge Sharing, and Internal Reporting strategies.
• Oversee the preparation and production of donor reports, including reports for the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office, such as monthly, quarterly and annual reports and compelling case studies.
• Develop information products based on evidence generated through the delivery of the Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) programme and its dedicated research platform.
• Package and facilitate the translation of complex information into comprehensive yet concise documents in easy-to-read and easy-to-use formats. 
• Pre-test all documents produced to determine whether the targeted audiences correctly receive and understand the message.
• Proactively provide key information and respond to specific donors.
• Produce and manage PFRU’s in-house newsletter to technical staff, donors, and other relevant stakeholders.
• Develop draft talking points about the programme, factsheets and other products that describe the programme in its totality.
• Provide editorial and strategic support to other communications staff, including the External Communications Officer.
• Work with the Ukrainian government, civil society and private sector partners to develop case studies about the recipients of PFRU’s support.
• Develop PowerPoints, infographics, soundbites and short videos that neatly summarise information and improve information uptake.

Required Skills and Qualifications: 

The Internal Communications and Reporting Manager will have the following qualifications and experience requirements:   

Essential

• Excellent English communication skills, verbal and written.
• Minimum three years’ experience in producing reports and working on technical knowledge products is vital. Experience with donor-funded projects is desirable.
• An eye for detail and the ability to accurately factcheck documents.
• Demonstrated experience of excellent analytical and organisational skills, including ability to structure own work, manage input from others and deliver to tight deadlines.
• Bachelor’s degree in political science, humanities, communications, public relations, journalism or another relevant discipline strongly preferred. A degree where the language of instruction was English is highly desirable.
• Strong interpersonal skills, including self-awareness, striving for continued professional development, ability to take ownership of one’s work and able to foster good relationships with colleagues.
• Proficiency in MS Office, with graphic design and photo/video experience preferred. 

Desirable

• Experience developing and adapting multimedia messages for a diverse range of stakeholders.
• Knowledge of international development bilateral donor reporting processes and standards. In particular, experience producing reports for major donors, such as the UK Government’s Foreign, Commonwealth and Development Office, USAID, Development Canada, The Swedish International Development Cooperation Agency (SIDA), the Swiss Agency for Development and Cooperation and Finland’s Ministry for Foreign Affairs, is particularly useful.
• Proficiency in Ukrainian and/or Russian.
• Willingness to visit the project sites.

Duration of Assignment: Full time

Location of Assignment: Kyiv, Ukraine

Application instructions:

 Please apply using the following link till 18 December PFRU Recruitment – Candidate Application (smartsheet.com) 

Please submit your CV in English, as well as a writing sample (min 1-2 pages long). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.  

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, colour, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.  

Chemonics values the protection of your personal data. If you are in the European Union, please read our EU Recruiting Data Privacy Notice to learn how we process personal data. You may access the notice via the following link: https://chemonics.com/eu-recruiting-data-privacy-notice/