Керівник/ця групи відділу з публічних закупівель

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення. ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 400 співробітників загалом на території України. У 2023 році DRC продовжує суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптовуючи їх до ситуації, що змінюється.

Загальна мета посади:

Керівник групи відділу з публічних закупівель відіграватиме ключову роль у забезпеченні ефективного та результативного управління усіма операціями у процесі постачання в Західному офісі у місті Львові відповідно до Робочих інструкцій ДРБ (Operations Handbook) та встановлених спеціальних операційних процедур (SOP). Ця керівна посада передбачає нагляд за сферами управління закупівлями, контролем активів, управління автопарком та складськими операціями. Посада сприяє розвитку стратегій регіону, які перетворюються на плани дій і повсякденні завдання. Посада забезпечує підтримку та технічне керівництво операціями в регіоні. Керівник групи відділу з публічних закупівель керуватиме командою професіоналів відділу постачання та тісно співпрацюватиме з постачальниками для підтримки безперебійних процесів постачання. Сильні лідерські навички, виняткові організаційні здібності та всебічне розуміння принципів управління постачанням є важливими для успіху на цій посаді.

Обов’язки:

Лідерство:

• Забезпечувати стратегічне керівництво та управління для усіх операцій постачання у Львівському регіональному офісі.
• Розробляти та впроваджувати стратегії постачання для досягнення найкращого результату у продуктивності, економічній ефективності і дотриманні організаційних настанов.
• Забезпечувати ефективне планування та якісне впровадження всіх заходів щодо постачання.

Управління командою:

• Очолити команду та керувати відділом постачання, включаючи водіїв автотранспортних засобів (включно з плануванням персоналу, результативністю працівників, їх добробутом та розвитком).
• Встановлювати чіткі цілі для досягнення працівниками їх результативності та забезпечувати регулярний зворотний зв’язок, інструктаж та оцінку ефективності.
• Надавати технічну підтримку та знання.
• Надавати своєчасні щотижневі та місячні звіти про стан справ у роботі відділу

Підтримка загального постачання:

• Забезпечувати розуміння та дотримання всіх правил і політики донорів, що стосуються постачання.
• Забезпечувати ефективну та результативну підтримку постачання для потреб програм Західного регіону.
• Координувати роботу з програмним персоналом, щоб забезпечувати участь постачання в усьому циклі програм.
• Забезпечувати належну роботу підлеглих з Dynamics, ERP системою DRC.
• Розробляти та підтримувати відповідні бази даних.
• Допомагати в наборі, навчанні та розвитку персоналу групи постачання.
• Застосовувати аналіз звітів і даних для покращення роботи постачання у проблемній зоні.

Управління закупівлями та робота з постачальниками:

• Наглядати за закупівельною діяльністю, забезпечуючи своєчасне та економічно ефективне постачання товарів і послуг.
• Встановлювати і підтримувати відносини з постачальниками та обговорювати вигідні умови.
• Здійснювати належний контроль постачальників у процесі кожної закупівлі, що перевищує мінімальну суму закупівлі до призначення учасників тендеру та оцінки ефективності постачальника відповідно до програми та задокументованих інструкцій стосовно закупівель.
• Створювати річні плани та планувати закупівлі з їх дотриманням. Координувати роботу з програмним персоналом та керівником регіонального офісу у м. Львові, щоб скласти відповідні проектні плани та надати їх команді з закупівель вищого регіонального рівня
• Ініціювати тендерний процес для укладення угод про закупівлі на регіональному рівні, дотримуватися звіту про виконання відповідно до IDRA
• Оптимізувати операції постачання для підвищення ефективності витрат, включаючи встановлення довгострокових контрактів про постачання.
• Закуповувати товари, роботи та послуги; забезпечувати проведення всіх процесів закупівель відповідно до Робочих інструкцій DRC.
• Проводити нагляд за усіма контрактами про закупівлю, роботи та обслуговування, щоб гарантувати захист інтересів DRC.
• Відстежувати всі замовлення, закупівлі та доставки.
• Забезпечувати ефективне проведення належної перевірки постачальників DRC.

Вимоги до кандидата:

• Мінімум 3 роки підтвердженого досвіду в управлінні постачанням, включаючи закупівлі, транспортування, автопарк, дистрибуцію та склад на середньому та високому рівнях, бажано з досвідом у сфері гуманітарного реагування щодо захисту біженців у міжнародній неурядовій організації, агентстві ООН, відповідному міністерстві чи в установах місцевих органів влади.
• Лідерські якості та управління командою, вміння надихати та розвивати високоефективну команду.
• Відданість вивченню та впровадженню організаційної політики та процедур.
• Здатність ефективно працювати в швидкоплинному та динамічному середовищі, вирішуючи численні пріоритетні завдання.
• Відмінні комунікативні навички, вміння ведення переговорів та управління постачальниками.
• Відмінні навички роботи з MS Word, Excel, PowerPoint.
• Досвід управління постачанням в ERP-системі.
• Розуміння правил закупівель і положень основних міжнародних донорів.

Усі посади DRC вимагають від працівника, яка/який займає посаду, володіння основними компетенціями DRC:

• — Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів разом із забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
• Ініціативність: вміння брати на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно.
• Вияв чесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки відповідно до цінностей та Кодексу поведінки DRC, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Освіта:

• Ступінь бакалавра з управління постачанням, у бізнес-адмініструванні або суміжній галузі; Бажаний ступінь магістра

Знання мов:

• Повне професійне володіння українською та російською мовами.
• Повне професійне володіння англійською мовою.

Додаткова інформація:

• Термін дії контракту: 3-х місячний випробувальний термін з можливістю продовження контракту
• Дата початку роботи: Якнайшвидше
• Тип контракту: Повний робочий день. Локація: офіс у місті Львові
• Заробітна плата та умови: будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подання:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою за посиланням https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=168920&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін прийому заявок 04/09/2023