Керівник/ця групи відділу з публічних закупівель / Area Supply Chain Team Leaderer (Fleet Management)

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

Наразі ДРБ шукає Керівника групи відділу з публічних закупівель (управління автопарком) в м. Чернігові.

Загальні цілі посади:

Керівник групи відділу з публічних закупівель (управління автопарком) відповідатиме за управління та нагляд за територіальним автопарком, моторизованими засобами в Чернігівському регіональному офісі ДРБ відповідно до встановлених норм управління автопарком ДРБ, спеціальних операційних процедур (SOP), нормативних документів, з управління автопарком. Посадова особа буде базуватися в Чернігівському регіональному офісі та підпорядковуватиметься менеджеру з адміністративно-господарської діяльності. Ця посада підтримуватиме тісні контакти з водіями, регіональними координаторами автопарку, менеджером, відповідальним за автопарк країни, менеджером з адміністративно-господарської діяльності та постачальниками послуг з оренди транспортних засобів, питань пов’язаних з управлінням автопарком.

Обов’язки:

Управління автопарком:

Управління регіональним автопарком:

• Контролювати та координувати повсякденні операції з автопарком у визначеній зоні, включаючи технічне обслуговування транспортних засобів, управління паливом, керівництво водіями та використання автопарку.
• Забезпечити своєчасну та ефективну закупівлю, оренду та використання транспортних засобів у межах регіону, дотримуючись організаційних правил та бюджетних обмежень.
• Слідкувати за дотриманням стандартів безпеки, реєстрації транспортних засобів, страхових вимог та інших юридичних зобов’язань, характерних для даного регіону.
• Допомогати в підборі досвідчених водіїв у автопарк.
• Постійно відстежувати та оцінювати продуктивність автопарку, визначаючи сфери для покращення та впроваджуючи коригувальні заходи.
• Контролювати повсякденну роботу автопарку, включаючи технічне обслуговування транспортних засобів, управління паливом, керівництво водіями та використання автопарку.
• Допомагати персоналу автопарку складати актуальний графік водіїв, щоб максимізувати їх ефективність.
• Реєструвати всі запити на оренду транспортних засобів і комерційних вантажівок відповідно до обставин, готувати договори, пов’язані з транспортними засобами та транспортуванням ДРБ.
• Забезпечувати, дотримання всіма водіями ДРБ правил водіння та безпеки у співпраці з менеджером, відповідальним за автопарк.
• Забезпечувати ефективність, моніторинг і контроль генераторів.
• Забезпечувати, постійне заповнення та оновлення журналу генераторів ДРБ, а також технічного огляду для кожного генератора та належне технічне обслуговування для всіх генераторів ДРБ.
• Контроль використання палива; підготовка актів списання палива та відповідних регулярних звітів з використання палива.

Стратегія управління автопарком та впровадження:

• Підтримувати менеджера, відповідального за автопарк країни в розробці та впровадженні комплексної стратегії управління автопарком для визначеної території, узгодженої з цілями організації та місцевими правилами.
• Впроваджувати політику, процедури та правила, пов’язані з автопарком, у зоні відповідальності для забезпечення відповідності та впровадження найкращих практик.
• Співпрацювати з менеджером, відповідальним за автопарк країни для моніторингу та оцінки продуктивності автопарку, визначення сфер для покращення та впровадження коригувальних заходів.

Командне лідерство:

• Забезпечувати ефективне керівництво командою з управління автопарком, сприяючи розвитку культури професіоналізму, відповідальності та постійного вдосконалення.
• Контролювати та навчати персонал з управління автопарком, забезпечуючи дотримання ним операційних процедур, протоколів безпеки та політики організації.
• Тісно співпрацювати з менеджером, відповідальним за автопарк країни, щоб забезпечити ефективну координацію, комунікацію та обмін знаннями між командами з управління автопарком в країні та регіоні.
• Проводити регулярне оцінювання продуктивності, надсилати відгуки та визначати потреби в навчанні для підвищення можливостей команди.
• Забезпечувати знаннями водіїв щодо місцевих законодавчих вимог та політики ДРБ, яка стосується безпеки дорожнього руху та аварій, порядку дій у разі аварії та повідомлення про неї.

Керівництво водіями:

• Допомагати в підборі кваліфікованих водіїв у автопарк.
• Забезпечувати проходження водіями інструктажу щодо відповідного автопарку ДРБ, Кодексу поведінки та правил безпеки, а також ознайомлення з місцевими правовими вимогами.
• Забезпечувати ознайомлення водіїв з чинною політикою ДРБ щодо безпеки дорожнього руху та аварій, і знання порядку дій у разі аварії та повідомлення про неї.
• Організовувати навчання водіїв певним навичкам або техніці водіння у співпраці з менеджером, відповідальним за автопарк країни.

Управління бюджетом і ресурсами:

• Допомагати менеджеру, відповідальному за автопарк країни в розробці та управлінні бюджетом автопарку в межах визначеної території, моніторингу витрат, оптимізації розподілу ресурсів та визначення можливостей економії коштів.
• Співпрацювати з фінансовими відділами та відділами закупівель, щоб забезпечити точну фінансову звітність, прозорі процеси закупівель і своєчасну оплату витрат, пов’язаних з автопарком, у межах регіону.

Залучення зацікавлених сторін:

• Зв’язуватися з внутрішніми зацікавленими сторонами, такими як менеджери програм, відділи адміністративно-господарської діяльності, для розуміння їх транспортних потребу та вживати необхідних заходів для надання своєчасної та найбільш ефективної підтримки.
• Будувати та підтримувати відносини із зовнішніми партнерами, включаючи постачальників та державні органи, щоб сприяти безперебійній роботі автопарку.

Звітність та документація:

• Готувати регулярні звіти про продуктивність автопарку, включаючи використання, споживання палива, записи про технічне обслуговування та звіти про інциденти.
• Готувати коректну документацію, пов’язану з автопарком, у межах території (дорожні листи, страхові поліси та реєстраційні документи) забезпечуючи відповідність робочим стандартам ДРБ і місцевим нормам.
• Забезпечувати постійне заповнення документів, що стосуються транспортних засобів, а також оновлювати переліки витрат для кожного автомобіля.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань

Досвід і технічні вміння:

• Посада вимагає мінімального професійного досвіду 2 роки в управлінні автопарком, бажано в контексті міжнародної неурядової організації або подібної організації, бажано в контексті надзвичайних ситуацій.
• Глибоке знання принципів управління автопарком, включаючи технічне обслуговування транспортних засобів, управління паливом і безпеки водія.
• Відмінні навички лідерства та управління командою, здатність мотивувати та розвивати різноманітну команду.
• Тверде розуміння місцевих транспортних правил, стандартів безпеки дорожнього руху та процедур реєстрації транспортних засобів.
• Знання програмного забезпечення для керування автопарком та інструментів для моніторингу, звітності та аналізу.
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички, здатність ефективно взаємодіяти з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.
• Відмінні навички роботи з MS Word, Excel, PowerPoint та іншими онлайн-інструментами, пов’язаними з керуванням автопарком.
• Володіння англійською мовою на рівні upper intermediate.
• Вільне володіння місцевою мовою: українською.

Освіта:

• Ступінь бакалавра в галузі логістики, управління ланцюгами поставок, бізнес-адміністрування або суміжної галузі.
• Відповідні сертифікати з управління автопарком будуть перевагою.
• Бажано досвід роботи в МНУО.

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою) за посиланням https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=168712&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подачі заявок: 15/08/2023р.