Керівник/ця групи з адміністративно-фінансової діяльності
ЗАВЕРШЕНО
Датська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.
ДРБ В Україні шукає висококваліфікованого Керівник групи з адміністративно-фінансової діяльності у Києві.
Загальний опис посади:
Під керівництвом та за підтримки Менеджера з адміністративно-фінансової діяльності, керівник групи з адміністративно-фінансової діяльності здійснює щоденне керівництво фінансово-адміністративним відділом у м. Київ. Керівник групи з адміністративно-фінансової діяльності є лідером групи та лінійним керівником молодшого і середнього персоналу з фінансової та адміністративної роботи, розподіляє обов’язки для забезпечення ефективного та своєчасного виконання повсякденних.
Основні обов’язки:
Управління персоналом
- Управління фінансовим та адміністративним персоналом;
- Контроль щоденної робочої активності, регулярне планування, якісний розподіл робочого навантаження між членами команди;
- Відповідальність за планування кадрових ресурсів, успішність виконання завдань, благополуччя та розвиток підпорядкованого персоналу.
Фінанси та бухгалтерія
- Планування бюджету та мониторинг використання коштів – перевірка витрат бюджету та консолідація інформації, що потрібна для підготовки прогнозу витрат;
- Перевірка відповідності та розподілу допоміжних витрат (паливо, зарплата, оренда тощо) встановленому порядку та згідно з процедурами, а також перевірка супроводжуючих документів за цими витратами;
- Перевірка документів та забезпечення відповідності витрат проектам та бюджетним лініям, перевірка наявного бюджету перед верифікацією документів;
- Контроль за тим, щоб бухгалтерські записи відповідали внутрішнім процедурам та політикам ДРБ, українському законодавству, виконувались чітко та вчасно шляхом перевірки та погодження журналів транзакцій перед їх постингом в системі обліку;
- Забезпечення своєчасної підготовки щомісячної звітності, включаючи звірку банківських та касових рахунків;
- Перевірка та підпис заявок на закупівлі та заявок на оплату;
- Допомога з підготовкою до аудитів за проектами;
- Активна участь у гармонізації поточної роботи всередені команди офісу в Києві, а також з командами інших офісів: обмін ідеями, створення зручних інструментів, оновлення інструкцій та політик тощо;
- Забезпечення іншої фінансової підтримки в офісі та виконання інших завдань за вимогою керівника.
Адміністрація
- Організація та забезпечення виконання адміністративних завдань – договори оренди приміщень, забезпечення життєдіяльності офісу, відправлення документів, організація архіву (сканування та зберігання має бути виконане ефективно);
- Контроль організації транспорту та проживання для гостей та персоналу у відрядженнях – бронювання готелів та квитків;
- Координація організації тренингів та робочих зустрічей – оренда конференц залів, канцелярії та супровідних матеріалів;
- Ефективна робота з відділом закупівель та прогамним персоналом в закупіві витратних матеріалів та послуг у встановлені терміни;
- Інші завдання за запитами керівника.
Ключові результати: (у пунктах)
- Робоче навантаження достатьо чітко розподілене між адміністративно-фінансовою командою;
- Успішність та розвиток підлеглих відповідає цілям, встановленим керівником групи з адміністративно-фінансової діяльності;
- Фінансові ваучери відскановані та збережені на щомісячній основі на сервері та додані то кожної транзакції в системі обліку;
- Бюджет допоміжних витрат в східному регіоні перевірено та оновлено на регулярній основі.
Освіта/кваліфікація:
- Університетський ступінь у суміжній галузі або еквівалент (фінанси, бухгалтерський облік, управління персоналом)
- Відмінні навички роботи в Microsoft Office
- Мова, дикція та комунікативні навички
- Розвинені організаційні навички
- Точність в оформленні документів
- Компетентність у веденні переговорів
- Фінансова грамотність
Досвід роботи: (вказати роки досвіду)
- Попередній досвід роботи в галузі фінансів та адміністрування, не менше 4 років
- Досвід роботи в МНПО бажаний, але не обов’язковий
Мови: (вкажіть рівень володіння)
- Англійська мова на рівні Upper-Intermediate або Advanced (розмовний/читання/лист)
- Володіння письмовою та усною українською та російською мовами
Ми пропонуємо:
Тривалість контракту: 3 місяці з можливістю продовження за умови успішного випробувального терміну.
Процес подачі заявки
Усі апліканти повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.
Кінцевий термін подачі заявок: 13 листопада 2022 року.
