Керівник/ця напряму відділу субгрантів і контрактів

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проєктом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Угоди про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID), починаючи з 15 листопада 2019 р. Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки. Цілі програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база.

Після початку повномасштабної війни АГРО розширила діяльність, спрямовану на забезпечення національної та глобальної продовольчої безпеки шляхом надання першочергової підтримки постраждалим ММСП та громадам у подоланні наслідків надзвичайної ситуації та порушень у ланцюгах доданої вартості. АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

Мета роботи:

Для досягнення загальних цілей АГРО Керівник/-ця напряму відділу субгрантів і контрактів підпорядковується Директорові відділу субгрантів і контрактів і відповідає за загальне управління та координацію роботи команд субгрантів і контрактів у рамках поставлених програмних завдань, фінансове управління довіреним портфелем та співпрацю з відповідними технічними командами.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

• Управління адміністративними та фінансовими аспектами роботи відділу субгрантів і контрактів у межах визначених програмних завдань.
• Координація роботи з іншими членами команди, зокрема з Керівником Програми, Заступником керівника Програми, Директором відділу субгрантів і контрактів та керівниками технічних команд із забезпеченням дотримання політик і процедур USAID та Кімонікс під час планування, розробки, проведення конкурсів та впровадження субгрантів і контрактів.
• Забезпечення дотримання робочих процесів управління субгрантами і контрактами, у тому числі взаємодії між технічними командами та відділом контрактів і субгрантів з питань проведення передзаявкових семінарів для потенційних грантоотримувачів, підготовки ЗПЗ, РПЗ та інших механізмів конкурсного відбору.
• Здійснення нагляду за управлінням портфелем субгрантів у межах визначених завдань, у тому числі нагляду за наданням рекомендацій щодо субгрантів, виконанням договорів, платежами, внесенням змін, підготовкою та поданням звітності та завершенням діяльності.
• Координація підготовки описів субгрантової діяльності та технічних завдань для здійснення закупівель у рамках субгрантів та контрактів. Надання консультацій керівникам технічних команд щодо відповідних механізмів субгрантів і контрактів. Надання настанов менеджерам відділу субгрантів і контрактів щодо структурування субгрантової/контрактної діяльності та забезпечення співпраці між командою відділу субгрантів і контрактів та командами, що займаються цілями, навчанням та комунікаціями, під час планування, впровадження та завершення діяльності.
• Тісна співпраця з радниками відділу субгрантів і контрактів та сприяння співпраці між членами команди відділу субгрантів і контрактів у питаннях вибору партнерів, планування діяльності, затвердження, впровадження, моніторингу та підготовки до завершення діяльності.
• Розвиток спроможності членів команди відділу субгрантів і контрактів, у тому числі шляхом навчання на робочому місці, у питаннях розробки, впровадження та належного адміністрування субгрантів та контрактів.
• Розподілення обов’язків у відділі субгрантів і контрактів. Здійснення нагляду за старшими менеджерами і менеджерами грантових проєктів, які, в свою чергу, здійснюють нагляд за роботою асистентів менеджерів грантових проєктів.
• Співпраця з фінансовою командою відділу субгрантів і контрактів для забезпечення точного прогнозування та відстеження виплат за субгрантами і контрактами.
• Здійснення періодичної перевірки необхідної документації для виплат за субгрантами, у тому числі договорів субгранту, протоколів переговорів, бюджетів, модифікацій тощо, для забезпечення якості та дотримання вимог щодо документації перед подачею документації на розгляд Керівника відділу субгрантів і контрактів та офісу Кімонікс у Вашингтоні.
• Наставництво, коучинг та ефективне управління старшими менеджерами, менеджерами відділу субгрантів і контрактів та іншими співробітниками, які знаходяться у підпорядкуванні, для забезпечення своєчасного та належного виконання завдань. Регулярні зустрічі з підлеглими для надання зворотного зв’язку у режимі реального часу, обговорення потреб у професійному розвитку, планування задоволення таких потреб та забезпечення позитивних та ефективних відносин між членами команди управління субконтрактами та контрактами в рамках АГРО. Оцінка ефективності роботи співробітників та забезпечення дотримання кадрової політики АГРО. Перегляд і затвердження табелів обліку робочого часу, заявок на відпустки та інших адміністративних запитів.
• Подання підлеглим прикладу зразкового виконання посадових обов’язків та побудова прозорих, плідних та ефективних відносин між підрозділами для досягнення програмних цілей.
• Піклування про членів команди, заохочення членів команди до використання відпусток, інформування про доступні ресурси підтримки для них та їхніх сімей.
• Участь у підготовці щотижневих, піврічних, річних та спеціальних програмних звітів на вимогу.
• Для забезпечення загальної ефективності діяльності АГРО Керівнику напряму відділу субгрантів і контрактів можуть ставитися додаткові завдання. На Керівника напряму відділу субгрантів і контрактів можуть покладатися додаткові обов’язки.

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для залучення на цю посаду передбачається укладення річного трудового договору з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Проекту (13 листопада 2026 р.) – в залежності від завдань, що включатимуться до наступних Річних планів робіт Проекту.

Керівник напряму відділу субгрантів і контрактів керує одним з напрямків відділу субгрнатів і контрактів (Фонду стратегічних інвестицій) під безпосереднім керівництвом та у підпорядкуванні Директора відділу субгрантів і контрактів або призначеній ним/нею особі. 

Визначене місце роботи: м. Київ або дистанційно.

Працівник/Працівниця може періодично їздити у відрядження в інші регіони України.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• Обов’язкова наявність диплома бакалавра. Бажана наявність диплома магістра у відповідній галузі.
• Від 3 (трьох) до 5 (п’яти) років досвіду роботи з поступовим підвищенням відповідальності у сфері управління грантами та субгрантами у донорських проєктах, у тому числі досвіду управління діяльністю, управління фінансами, закупівель та/або укладення контрактів/субконтрактів.
• Щонайменше 2 (два) роки роботи з грантовими програмами USAID, у тому числі за угодами про співпрацю.
• Підтверджений досвід управління грантами з акцентом на забезпеченні своєчасного виконання закупівельних, фінансових, логістичних та програмних аспектів діяльності відповідно до затверджених специфікацій.
• Підтверджений досвід оцінки організацій-реципієнтів на предмет відповідності грантовим вимогам, а також оцінки їхніх фінансових та адміністративних можливостей та можливостей планування програм.
• Сильні організаційні, управлінські та комунікативні навички, бажано в частині управління результатами.
• Готовність до відряджень до місць реалізації проєктів АГРО.

• Обов’язкове знання політик та процедур USAID щодо управління контрактами та грантами.
• Здатність навести конкретні приклади успішного застосування усіх вищезазначених основних компетенцій.
• Здатність працювати самостійно з мінімальним наглядом, визначати пріоритетність численних робочих завдань у надзвичайно динамічному середовищі, дотримуватись встановлених термінів і приймати зважені професійні рішення, які позитивно впливають на імідж АГРО.
• Бажаний досвід керівництва, наставництва та коучингу команд.
• Бажаний попередній досвід роботи у Кімонікс на посаді, пов’язаній з управлінням грантами.
• Вільне володіння письмовою та усною українською мовою.
• Вільне володіння письмовою та усною англійською мовою.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 16 липня 2024  з поміткою Керівник/-ця департаменту субгрантів і контрактів та Вашим прізвищем у темі листа. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.