Консультант/ка з розвитку медіа проєктів / Media Program Development Consultant

Офіс перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) присутній в Україні з 2014 р., допомагаючи підтримувати її демократичну та орієнтовану на Європу трансформацію. Зосереджуючись спочатку на потребах стабілізації та кризі переміщення, спричинених вторгненням Росії у східну Україну, Проєкти ОТІ «Зміцнення громадської довіри» (UCBI) і UCBI II адаптували свої цілі таким чином, щоб сконцентрувати свої зусилля на зміцненні громадської довіри на місцях до процесів загальнонаціональної реформи, підсиленні згуртувальних наративів, що ґрунтуються на демократичних і громадянських цінностях, і реагуванні на нові загрози стабільності. У лютому 2022 р. OTI запустив Проєкт UCBI III – механізм реагування на надзвичайні ситуації для подолання наслідків брутального і невиправданого вторгнення Росії. Проєкт UCBI III закінчився 30 червня 2023 р.

Новий проєкт USAID/OTI – UCBI 4 – покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань:

1. Посилення раннього відновлення та реінтеграції переміщеного населення у фронтових громадах і деокупованих районах;
2. Розширення охоплення та збільшення кількості взаємодій з наративами, які зміцнюють українську єдність і демократичність; і
3. Зміцнення ненасильницької громадянської дії та зв’язків окупованих Росією районів з рештою України.

Мета цього завдання – надати Медіавідділу Проєкту UCBI 4 і його широкій мережі партнерів найнеобхіднішу підтримку, забезпечивши ефективну координацію, ретельне документування та дієву реалізацію програмної діяльності. Допомагаючи розробляти документи, підтримуючи організовані системи документації, координуючи логістику і складаючи детальні протоколи засідань, консультант(ка) відіграватиме ключову роль у сприянні розвитку співробітництва з блогерами, медіа, творцями контенту, творчими агентствами та органами влади. Консультант(ка) сприятиме постійній координації та успішній реалізації заходів, а також готуватиме документацію, вичерпні протоколи засідань і забезпечуватиме раціональне виконання різноманітних завдань. 

Завдання Консультанта/ки з розвитку медіа проєктів (STTA):

• Участь у розвитку проєктів з різноманітними зацікавленими сторонами і моніторингу їх технічної реалізації. Це передбачає активну взаємодію з зацікавленими сторонами, надання підтримки у зборі відгуків і забезпечення реалізації проєктів відповідно до встановлених цілей і календарних планів.
• Надання допомоги в розробці та приготуванні різноманітної документації, в тому числі звітів, грантових концепцій, презентацій і контрактів. Це охоплює співпрацю з відповідними членами команди для збору інформації, проведення необхідних досліджень і забезпечення точності та якості документації.
• Підтримка ведення та організації систем документації – забезпечення точного генерування, називання та зберігання файлів, звітів, результатів роботи і записок про діяльність. Запровадження системного підходу до контролю версій документів і забезпечення простоти доступу для членів команди.
• Надання допомоги в координації логістики, календарному плануванні та виконанні супутніх завдань для підтримки реалізації програмної діяльності. Це може охоплювати організацію зустрічей, управління календарними подіями, координацію організації поїздок і підтримку проведення пов’язаних із програмою заходів для забезпечення безперебійної роботи.
• Відвідування за дорученням засідань команди та інших відповідних сесій і ведення детальних протоколів засідань. Забезпечення точного і повного документування обговорень, рішень і пропозицій дій. Своєчасне приготування і розповсюдження протоколів засідань серед членів команди і зацікавлених сторін.
• Координація роботи з іншими командами та колегами з підрозділів грантів, закупівель і операційної діяльності для забезпечення спільного планування і конструктивних відносин. Виконання функцій контактної особи з метою координації, обміну інформацією та підтримки дієвих каналів комунікації.
• Підтримка своєчасного подання піврічних звітів, історій успіху, досліджень на конкретному прикладі та інших матеріалів. Це охоплює допомогу в розробці контенту, читанні коректури, форматуванні та забезпечення дотримання керівних вказівок і шаблонів UCBI.
• Перевірка сценаріїв і відеоматеріалів, у тому числі чорнових і остаточних версій відео. Надання конструктивних відгуків і пропозицій щодо покращення якості, послідовності та дієвості контенту.
• Моніторинг і надання зведень під час реалізації діяльності. Це охоплює відстеження прогресу, ідентифікацію викликів або проблем, а також приготування регулярних звітів про хід робіт, щоб тримати команду і зацікавлених сторін у курсі справ.
• Виконання інших завдань, покладених на нього/неї OTI/UCBI4
• Написання інших письмових звітів на запит OTI/UCBI4

Результати роботи:

Письмові періодичні звіти про хід роботи.

Управління виконанням Завдання: 

Медіадиректорка UCBI 4 або призначена нею особа, працюючи в тісній співпраці з командою медіапрограми UCBI 4.

————–

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) has been in Ukraine since 2014, helping support its democratic and European transformation. Initially focusing on stabilization needs and the displacement crisis resulting from Russia’s invasion of eastern Ukraine, OTI’s Ukraine Confidence Building Initiative (UCBI) and UCBI II adjusted objectives to focus increasingly on building local confidence around national-level reform processes, amplifying unifying narratives grounded in democratic and civic values, and addressing nascent threats to stability. In February 2022, OTI launched UCBI III as a contingency response mechanism to address the impacts of Russia’s brutal and unjustified invasion. UCBI III has ended on 30th of June 2023.

USAID/OTI’s new activity – UCBI 4 – has the goal of advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three initial program objectives:

1. Enhanced early recovery and reintegration of displaced populations in frontline communities and newly reclaimed areas;
2. Increased reach of and engagement with narratives that strengthen Ukrainian unity and democracy; and
3. Strengthened nonviolent civic action and connections in Russian-controlled areas with the rest of Ukraine.

The goal of this assignment is to provide essential support to the UCBI4 Media Department and its extensive network of partners, ensuring efficient coordination, accurate documentation, and effective implementation of program activities. By assisting in the development of documentation, maintaining organized documentation systems, coordinating logistics, and taking detailed meeting notes, the consultant will play a crucial role in fostering collaborative relationships with bloggers, media outlets, content creators, creative agencies, and authorities. The consultant will contribute to the seamless coordination and successful execution of activities, while also preparing documentation, comprehensive meeting records and streamlined delivery of various assignments. 

STTA Tasks May Include:

• Contribute to developing activities with diverse stakeholders and monitoring the technical implementation of activities. This includes actively engaging with stakeholders, providing support in gathering feedback, and ensuring that activities are progressing according to the planned objectives and timelines.
• Assist in the development and preparation of various documentation, including reports, grant concepts, presentations, and contracts. This involves collaborating with relevant team members to gather information, conducting research as needed, and ensuring the accuracy and quality of the documentation.
• Support the maintenance and organization of documentation systems: ensure files, reports, deliverables, and activity notes are accurately generated, named, and stored. Additionally, establish a systematic approach to document version control and ensure easy accessibility for team members.
• Provide assistance in logistical coordination, scheduling, and related tasks to support the implementation of program activities. This may involve arranging meetings, managing calendars, coordinating travel arrangements, and supporting program-related events to ensure smooth operations.
• Attend team meetings and other relevant sessions as assigned and take detailed meeting notes. Ensure accurate and comprehensive documentation of discussions, decisions, and action points. Organize and distribute meeting minutes to team members and stakeholders in a timely manner.
• Coordinate with other teams and colleagues in grants, procurement, and operations, ensuring collaborative planning and constructive relationships. Act as a point of contact for coordination, information sharing, and maintaining effective communication channels.
• Support the timely delivery of Semi-Annual Reports, Success Stories, Case Studies, and other materials. This includes assisting in content development, proofreading, formatting, and ensuring compliance with UCBI guidelines and templates.
• Review scripts and video materials, including rough cuts and final videos. Provide constructive feedback and suggestions to improve the quality, coherence, and effectiveness of the content.
• Monitor and report on the updates during the implementation of activities. This includes tracking progress, identifying challenges or issues, and preparing regular status reports to keep the team and stakeholders informed.
• Other tasks as assigned by OTI/UCBI4
• Other written reports as requested by OTI/UCBI4

Deliverables:
Written periodic reports on the work progress. 

 Management of the Assignment:  

The UCBI 4 Media Director or her designee while working in close cooperation with UCBI 4 media program team.

————–

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by July 19, 2023. Please insert the position you are applying for (“Media Program Development Consultant”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Candidates will be considered on a rolling basis and only finalists will be contacted. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”