Координатор/ка проєкту / Project Coordinator

Міжнародний благодійний фонд savED (надалі – фонд) – це українська благодійна організація, створена в липні 2022 року для реагування на нагальні потреби освітньої галузі, яка серйозно постраждала від російської агресії. savED була однією з перших українських організацій, яка безпосередньо взаємодіяла з постраждалими від війни та нещодавно звільненими громадами для проведення оцінки потреб в освітньому секторі та підготовки приблизних обчислень збитків, завданих українським закладам освіти (школам, дитячим садочкам, закладам професійної та вищої освіти). Основна мета фонду в 2025 році – відновлювати життя в громадах, які постраждали від війни, через освітні, соціальні та інфраструктурні рішення.

Фонд оголошує збір пропозицій на надання послуг Координатора проєкту для проєкту “Підтримка покращення якості шкільного навчання в Криворізькому районі” (надалі – проєкт). Даний проєкт реалізується за фінансової підтримки Proman (надалі – донор).

Зацікавлених кандидатів просимо відправляти свої пропозиції на електронну адресу [email protected] з темою листа  “Координатор проєкту_Підтримка покращення якості шкільного навчання в Криворізькому районі”. Пропозиція має включати резюме кандидата.

Пропозиції будуть прийматись до 22 січня 2024 року, до 18:00 (Київський час). Тільки відібрані кандидати отримають повідомлення в рамках даного оголошення.

Опис проєкту:

Проект спрямований на підвищення якості освіти дітей Криворізького району Дніпропетровської області, які стикаються з непростими обставинами під час повномасштабного вторгнення росії в Україну. Навчальні втрати, проблеми з організацією онлайн і офлайн-навчання, а також психоемоційний стан учнів і викладачів вимагають негайного втручання та підтримки.

Цілі проекту включають:

• Кризова підтримка: розробка адаптованих освітніх програм і ресурсів, які відповідають потребам дітей, які пережили травми та виклики війни.
• Безпечне середовище для навчання: Створення умов, що забезпечують емоційний та психологічний комфорт для дітей під час навчання, в тому числі через програми підтримки ментального здоров’я.
• Ресурсна допомога: надання навчальних матеріалів і технологій для допомоги вчителям та учням ефективно працювати в нових умовах.
•  Гнучкі формати навчання: впровадження гібридних форматів навчання, які дозволяють дітям отримувати навчання у власному темпі, навіть під час перерв у навчальному процесі.

Тривалість проєкту: 3 роки

I-ша фаза проєкту: 1 січня – 31 грудня 2025 року

Очікуване навантаження: 100%

Розмір оплати: 88 000 грн на місяць

! Проживання у м. Запоріжжя буде перевагою.

Основні обов’язки:

• Розробка та моніторинг графіку виконання проекту, розподілу завдань між членами команди проекту, координація розподілу ресурсів для забезпечення ефективності.
• Координація роботи команди проекту на повсякденній основі для забезпечення своєчасного виконання завдань та досягнення цілей проекту, що передбачені угодою;
• Залучення необхідної зовнішньої експертизи чи експертизи в межах команди фонду для реалізації проекту;
• Координація реалізації проекту та проведення консультацій із зацікавленими сторонами;
• Забезпечення ефективної комунікації та залучення зацікавлених сторін на регіональному рівні; Встановлення та підтримка контактів із відповідними органами влади, неприбутковими організаціями та іншими сторонами.
• Забезпечення регулярної комунікації з грантодавцем;
• Координація та контроль питань бюджетування, належної підготовки фінансових звітів;
• Відслідковування реалізації бюджету проєкту і здійснення проєктних закупівель відповідно до інструкцій грантодавця і політик savED за підтримки проєктних бухгалтерів та адміністративно-фінансового персоналу фонду;
• Організація та сприяння процесу збору даних, досліджень та аналізу.
• Координація підготовки звітів, що передбачені угодою про реалізацію проекту;
• Контроль за тим, що всі дії, пов’язані з проєктом, відповідають політикам і положенням грантодавця та savED;
• Організація моніторингу та оцінки процесу виконання проекту.
• Оцінка проміжних результатів та внесення коректив у план реалізації проекту за необхідності.
• Організація роботи команди проекту відповідно до стандартів якості та вимог savED та грантодавця.
• Ідентифікація потенційних ризиків для проекту, розробка та впровадження планів їхньої мінімізації.
• Контроль ведення проектної документації, її збереження та підготовка для аудиту чи перевірок.
• Представлення проекту на публічних заходах, форумах та в медіа для підвищення його видимості та підтримки.
• Професійна та етична взаємодія та комунікація з командою savED та партнерами.

Кваліфікаційні вимоги до учасників конкурсу:

До участі у конкурсі запрошуються фізичні особи – підприємці усіх форм власності, які відповідають наведеним кваліфікаційним вимогам:

1. Освіта вища, рівень магістр або бакалавр.
2. Вільне володіння українською мовою. Знання англійської мови рівень B2-C1.
3. Досвід роботи на аналогічній посаді від трьох років.
4. Доведений досвід та знання найкращих практик у сфері проєктного менеджменту.

Пропозиції повинні супроводжуватись повним пакетом документів, які підтверджують правовий статус надавача послуг:

– фізична особа – підприємець (ФОП) – копії свідоцтва про державну реєстрацію (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, витяг з реєстру платників податків.

Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних.

Примітка щодо запобігання сексуальній експлуатації та нарузі: 

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. МБФ «СЕЙВД» впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці. Процедури регулюються відповідно до політики ЗСЕН та внутрішніх правил і положень організації.

International Charitable Fund savED is a Ukrainian charitable organization, incorporated in July 2022 to respond to urgent needs of the educational sector seriously affected by russian aggression. savED was one of the first Ukrainian organizations engaged in direct interaction with war-affected and recently liberated communities to conduct a needs assessment in the educational sector and prepare estimated calculations of the infrastructural damage to Ukrainian preschools, schools and VET institutions.The Fund’s primary goal in 2025 is to restore life in war-torn communities through educational, social and infrastructure solutions.

ICF savED (the Fund) announces a call for proposals for the provision of the Project Coordinator services for the project “Support to Improvement of School Education in Kryvyi Rih Raion” (the project). The project is implemented under the financial support of the Proman (the donor).

Interested candidates should send their applications to [email protected] with letterhead “Project Coordinator_Support to Improvement of school education in Kryvyi Rih Raion”. An application shall include a CV.

Applications will be accepted until January 22, 2024, by 6 p.m. (Kyiv time). Only shortlisted candidates will be contacted in response to this job advertisement.

Project Background:

The project focuses on improving the quality of education for local children in Kryvyi Rih raion of the Dnipropetrovsk region who are facing challenging circumstances during the full-scale invasion of russia in Ukraine. Educational losses, issues with organizing online and offline learning, and the psycho-emotional state of students and teachers require immediate intervention and support.

The project objectives include:

• Crisis Support: Developing adapted educational programs and resources that address the needs of children who have experienced trauma and challenges due to the war.
• Safe Learning Environment: Creating conditions that provide emotional and psychological comfort for children during their studies, including through mental health support programs.
• Resource Assistance: Providing educational materials and technologies to help teachers and students work effectively in the new conditions.
• Flexible Learning Formats: Implementing hybrid learning formats that allow children to receive education at their own pace, even during interruptions in the learning process.

Duration of the project: 3 years, 

Phase I of the project: January 1 – December 31, 2025

Workload: 100%

Salary: 88,000 UAH per month.

Position Duties and Responsibilities:

• Development and monitoring of the project implementation schedule, task allocation among project team members, and coordination of resource distribution to ensure efficiency and achievement as expected by the agreement results.
• Coordination of the project teamʼs daily activities to ensure timely task completion and achievement of project goals.
• Engagement of necessary external expertise or internal expertise within the foundation team for project implementation.
• Coordination of project implementation and consultations with stakeholders.
• Ensuring effective communication and engagement of stakeholders at the regional level. Establishing and maintaining contacts with relevant authorities, non-profit organizations and other parties.
• Maintaining regular communication with the donor.
• Coordination and oversight of budgeting issues and proper preparation of financial reports.
• Monitoring the implementation of the project budget and implementation of project procurements in accordance with the instructions of the grantor and savED policies with the support of project accountants and administrative and financial staff of the fund;
• Organizing and facilitating the process of data collection, research and analysis.
• Coordination of reports preparation as stipulated by the project implementation agreement.
• Control that all actions related to the project comply with the policies and regulations of the grantor and savED.
• Organization of project monitoring and evaluation processes.
• Assessment of interim results and making adjustments to the project implementation plan as needed.
• Organization of work to achieve the objectives set by the donor contract.
• Organization of project team activities in accordance with savED and donor quality standards and requirements.
• Identification of potential project risks, development, and implementation of mitigation plans.
• Oversight of project documentation, its storage, and preparation for audits or inspections.
• Representation of the project at public events, forums, and in the media to enhance its visibility and support.
• Professional and ethical communication and cooperation with the savED team and external partners

Qualifications:

Individual entrepreneurs of all forms of ownership who meet the following qualification requirements are invited to participate in the tender:

1. Higher education, master’s or bachelor’s degree.
2. Fluency in the Ukrainian language. Knowledge of English level B2-С1.
3. At least three years of experience in a similar position.
4. Proven experience and knowledge of best practices in project management.

Proposals must be accompanied by a complete package of documents confirming the legal status of the service provider:

• individual entrepreneur – copies of the certificate of state registration (for those registered before May 7, 2011, if they were not issued an Extract) or Extract from the Unified State Register of Legal Entities and Individual Entrepreneurs, excerpt from the taxpayer registry.

By sending the application, the candidate solely consents to the personal data processing. 

Note about Prevention of sexual exploitation and abuse: 

Sexual exploitation and sexual abuse are prohibited in all its forms. ICF savED implements policies to prevent sexual harassment in the workplace, sexual exploitation and abuse. The procedures are regulated according to the PSEA policy and organizational rules and regulations.