Менеджер/ка з логістики / Logistics Manager

Міжнародна Солідарність (Solidarites International) – французька неурядова гуманітарна організація, яка надає допомогу населенню, постраждалому від конфліктів та насильства, епідемій, природних чи кліматичних катастроф та економічної кризи. Наші гуманітарні команди прагнуть допомагати людям, чиє життя, здоров’я та безпека знаходяться під загрозою, задовольняючи їхні основні потреби: їжа, вода, притулок та гігієна. З лютого 2022 року Міжнародна Солідарність розпочала підтримку населення України, яке постраждало від війни з Російською Федерацією. Ми відкрили регіональні офіси у Львові, Дніпрі та Одесі, розширюючи підтримку по всій країні в місцях найбільшої потреби, безпосередньо або через місцевих партнерів.   

 Менеджер/ка з логістики буде здійснювати та контролювати всі логістичні операції на призначеній йому базі. Він/вона буде організовувати логістичну підтримку програм відповідно до процедур Solidarites International. Він/вона допомагатиме керівнику бази або координатору впровадженні правил щодо безпеки.

До обов’язків входить:  

Управління постачанням

• Аналіз ринку постачальників, контроль оновлення прайс-листів і файлів постачальників
• Організація закупівель згідно процедур Solidarites International 
• Контроль підготовки закупівельної документації, договорів
• Участь у підготовці до тендеру, вибір постачальників і узгодження цін, термінів та способів доставки
• Контроль підписання угод з постачальниками.

 Управління автопарком

• Укладання договорів оренди транспортних засобів
• Створення графіків руху транспортних засобів
• Контроль споживання палива та пробігу автомобілів. 

Управління ІТ-обладнанням/телекомунікаціями

• Оптимізація розподілу матеріалів відповідно до потреб 
• Забезпечення технічного обслуговування та правильного використання ІТ-обладнання
• Надання технічної допомоги командам та організація тренінгів.

 Управління поставками

• Вибір місця зберігання замовлень
• Контроль за умовами зберігання та термінами придатності
• Дотримання процедури щодо реєстрації та видачі запасів
• Контроль документація щодо складського обліку
• Контроль щомісячної інвентаризації запасів.

 Управління людьми

• Аналіз та оцінка потреб в персоналі
• Набір, навчання, контроль та проведення оцінки команди логістики.

 ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

• Вища освіта (бажано в галузі логістики, закупівель або будь-якій іншій відповідній галузі)
• Досвід роботи від 5 років в логістичному секторі 
• Досвід роботи в міжнародних гуманітарних організаціях (буде перевагою)
• Знання англійської мови на рівні upper-intermediate або вище 
• Вільне володіння офісним пакетом Microsoft Office, MS Excel 
• Гнучкість, стресостійкість, організованість та педантичність
• Здатність розставляти пріоритети і проявляти ініціативу.

УМОВИ ПРАЦІ:

• Ця посада базується в Харкові, але можливі відрядження по області 
• Контракт: трудовий договір (згідно українського законодавства) 
• Вид працевлаштування: повна зайнятість
• Оплата: 2380 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з  обмінним курсом Національного банку України (НБУ)).

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою на email: [email protected]

Кінцевий термін подання заявок: 27 січня 2023.

Solidarites International залишає за собою право продовжити кінцевий термін подачі заявки, якщо вважатиме за необхідне.

Разом з нами Ви будете працювати в динамічному та інтерактивному робочому середовищі, а також станете частиною колективу з сильним командним духом.  

- – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –  – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –  – – – – – -

Solidarites International (SI) is a French non-governmental organization that provides assistance to the population affected by conflicts and violence, epidemics, natural or climatic disasters and economic collapse. Our humanitarian teams strive to help people whose lives, health and safety are at risk by meeting their most basic needs: food, water, shelter and hygiene. Since February 2022, Solidarites International has started supporting the Ukrainian population affected by the conflict imposed by the Russian Federation. We have established regional offices in Lviv, Dnipro and Odesa, extending support throughout the country in the places of greatest need, directly or through local partners.

The Logistics Manager will implement and supervise all logistics operations at his/her assigned base. He/she will organize logistic support for programs, in keeping with Solidarites International procedures. He/she will assist the base manager or the field coordinator in the implementation of safety and security rules.

Key responsibilities: 

Supply Management

• Carry out a purchasing environment analysis at the local level, supervise the update of price lists and supplier files 
• Manage the Solidarites International purchasing procedures and those from donors funding the programs.
• Supervise the preparation of purchasing documents and draft the contracts
• Participate in the drafting the call for tenders, select suppliers and negotiate prices, deadlines and delivery methods
• Ensure that dealings with suppliers are monitored.

 Vehicle Fleet Management 

• Negotiate vehicle rental contracts
• Establish vehicle movement schedules
• Ensure that fuel consumption and vehicle mileage are monitored, consolidated, analyzed and recorded. 

IT Equipment/Telecommunications Management

• Optimize distribution of materials according to task needs
• Ensure the maintenance and correct use of IT equipment
• Provide technical assistance to teams and organize training sessions.

Supplies Management

• Select storage locations and create a plan for the development and security of these sites
• Ensure material is stored under suitable conditions and monitor expiration dates
• Ensure procedures are followed as stock is checked in and out
• See that all documentation linked to stock is complete and correct 
• Supervise monthly physical stock inventory.

Human Resource Management

• Analyse and quantify logistics personnel needs 
• Recruit, train and supervise the logistics team, conduct performance reviews for members of the logistics team.

 WHAT WE ARE LOOKING FOR:

• Higher degree (preferred in logistic, procurement or any relevant field)
• Experience: 5 years of experience in Logistics sector, experience in INGO (will be a plus)
• Languages: English knowledge – upper-intermediate level or higher mandatory
• IT skills: Mastering 365 Microsoft office package, MS Excel
• Flexible, stress-resistant, organized and meticulous
• Capacity to prioritize tasks and take initiative.

WORKING CONDITIONS:

• This position is based in Kharkiv with business trips in the region 
• Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Payment:  2380 EURO gross (paid in UAH based on the National Bank of Ukraine exchange rate). 

Please, submit your CV with cover letter in English to email: [email protected]

Application closing date:  January 27th, 2023.

Solidarites International reserves the right to extend the application deadline if deemed necessary.

By working with Solidarites International, you will work in a dynamic and interactive work environment, you will also be part of a collective with a developed team spirit.