Менеджер/ка з моніторингу, оцінки та навчання / Monitoring, Evaluation, and Learning Manager

Опис програми

Офіс перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) присутній в Україні з 2014 р., допомагаючи підтримувати її демократичну та орієнтовану на Європу трансформацію. Зосереджуючись спочатку на потребах стабілізації та кризі переміщення, спричинених вторгненням Росії у східну Україну, Проєкти ОТІ «Зміцнення громадської довіри» (UCBI) і UCBI II адаптували свої цілі таким чином, щоб сконцентрувати свої зусилля на зміцненні громадської довіри на місцях до процесів загальнонаціональної реформи, підсиленні згуртувальних наративів, що ґрунтуються на демократичних і громадянських цінностях, і реагуванні на нові загрози стабільності. У лютому 2022 р. OTI запустив Проєкт UCBI III – механізм реагування на надзвичайні ситуації для подолання наслідків брутального і невиправданого вторгнення Росії. Теперішні програми UCBI III спрямовані на виконання чотирьох завдань: 1) Надання українським голосам можливості розширення підтримки єдності, демократичності та незалежності України; 2) надання уряду та громадянському суспільству у ключових сферах можливості швидко вирішувати першочергові завдання, які ставить війна; 3) Мобілізація українців навколо спільних, об’єднувальних цінностей для формування майбутнього країни; та 4) Сприяння діяльності, спрямованій на національне зцілення та досягнення правосуддя за звірства. 

Поточний проєкт USAID/OTI – UCBI 4 – покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 

1. Посилення раннього відновлення та реінтеграції переміщеного населення у фронтових громадах і деокупованих районах;
2. Розширення охоплення та збільшення кількості взаємодій з наративами, які зміцнюють українську єдність і демократичність; і
3. Зміцнення ненасильницької громадянської дії та зв’язків окупованих Росією районів з рештою України. 

Основні завдання та обов’язки

• Відповідає за управління персоналом, гарантуючи, щоб усі системи моніторингу, оцінювання та навчання (МОН) UCBI 4 забезпечували безперервне навчання і науково обґрунтований підхід до планування програм.
• Під керівництвом Директора з досліджень, моніторингу, оцінювання, навчання та комунікацій (Директор ДМОНК) співпрацює і співтворить з Заступником Представника ОТІ у країні (DCR) для забезпечення відповідності ідей, підходів і концепцій у сфері МОН пріоритетам ОТІ.
• Здійснює нагляд за розробкою і схвалює плани МОН, забезпечуючи, щоб проєкти відповідали базованим на фактах стратегічним рамкам з високою ймовірністю впливу і поточній суспільно-політичній ситуації.
• Очолює і сприяє процесу аналізу даних і оцінювання впливу на рівнях програми (основний) і кластера/проєкту (вторинний).
• Очолює розробку інструментів збору даних польових спостережень, які забезпечать можливість проведення кількісного та якісного аналізу. За необхідності та згідно з вказівками Директора ДМОНК, Керівниці проєкту (СОР) та/або Представника ОТІ у країні (CR) і Заступника Представника ОТІ у країні (DCR) підтримує розробку інструментів для попереднього профілювання та оцінювання впливу.
• Розробляє і сприяє функціонуванню системи збору та поширення знань і винесених уроків у рамках проєкту і серед партнерів проєкту.
• Відповідає за управління показниками МОН у базі даних проєкту під керівництвом Директора ДМОНК, COP і згідно з вказівками CR/DCR ОТІ.
• За координації з іншими співробітниками надає грантоотримувачам і потенційним партнерам технічну допомогу у сфері МОН і менторську підтримку під час приготування та реалізації проєкту.
• Здійснює моніторинг і забезпечує контроль за усіма проєктами в окресленій географічній/програмній області шляхом проведення періодичних візитів на об’єкт і відвідання подій і заходів грантоотримувача з метою збору даних для моніторингу і оцінювання та документування візитів на об’єкт у базі даних, а також за допомогою фотографій, фокус-групових дискусій, спостережень, зустрічей з зацікавленими сторонами тощо.
• Активно надає Директору ДМОНК рекомендації щодо оцінювання реалізації програми, якості роботи грантоотримувача, постачальників послуг і персоналу UCBI.
• Працює зі Співробітником(цею) з МОН / Головними менеджер(к)ами з розвитку проєктів / Менеджер(к)ами з розвитку проєктів / Асистентами з розвитку проєктів над складанням і вдосконаленням планів МОН на рівні проєкту і забезпеченням збору інформації про успіхи на рівні наслідків проєкту.
• Редагує та/або допомагає Менеджер(к)ам з розвитку проєктів (PDM) готувати підсумування впливу та результатів для грантової та/або іншої звітності залежно від потреби.
• Перевіряє записи в базі даних проєкту з метою попроектного моніторингу складання і виконання планів МОН.
• Підтримує контакт з персоналом місцевого(их) офісу(ів) для забезпечення достовірності кількісних даних, які збираються та реєструються для внесення в базу даних.
• Контролює організацію та проведення навчання на тему польових досліджень/збору даних для персоналу на місцях.
• Бере участь у приготуванні своєчасних, високоякісних, продуманих внесків до результатів комунікаційної діяльності UCBI, зокрема до Піврічних звітів, Історій успіху, Ситуаційних аналізів.
• Надає менторську підтримку, навчає та ефективно керує Співробітника(ця)ми з МОН з метою забезпечення своєчасного і повного виконання необхідних завдань. Надає відгуки в режимі реального часу, регулярно обговорює потреби професійного розвитку і готує плани задоволення цих потреб.
• Контролює роботу, надає менторську підтримку і навчає Співробітників(иць) з МОН з метою розробки та реалізації ідей і проєктів на всіх етапах життєвого циклу проєкту.
• Обов’язок дбайливого ставлення і заохочення членів команди до використання своїх відпусток, забезпечення обізнаності працівників про ресурси, доступні для них і їхніх сімей, і сприяння їх використанню.
• Відповідає за створення атмосфери емпатії та співчуття, у якій важливе місце відводиться рівновазі між роботою і особистим життям і прагненню до особистого та сімейного психологічного благополуччя.
• Надає Співробітникам(цям) з МОН менторську підтримку з питань ефективного лідерства, управління, комунікацій і стратегій розвитку відносин.
• Активно взаємодіє та координує роботу з іншими командами, забезпечуючи ефективну комунікацію, спільне планування і конструктивні відносини.
• Сприяє можливостям навчання та отримання знань від інших членів команди та відділів, а також профільних експертів і партнерів для підвищення інноваційності та якості проєктів і забезпечення використання найкращих практик.
• Очолює заходи команди і грантоотримувачів для отримання зворотного зв’язку з метою створення можливостей для навчання, що забезпечує інновації в межах портфеля проєктів.
• Дієво координує стосунки між колегами по програмі та підрозділу МОН для забезпечення спільного планування, ефективного делегування обов’язків і конструктивних відносин.
• Очолює періодичні кластерні та інші оцінювання.
• Забезпечує своєчасне надання точних вхідних даних МОН усіх проєктів UCBI.
• За потреби їздить у відрядження в рамках зустрічей і візитів на об’єкти програми для сприяння дієвому нагляду за реалізацією програми, навчанню та оцінюванню.
• У разі потреби MELM може виконувати спеціальні завдання і обов’язки, покладені на неї Директором ДМОНК, для забезпечення загального ефективного розвитку програмної діяльності.
• У разі потреби виконує обов’язки Директора ДМОНК.

Основні сфери роботи: Моніторинг, Навчання, Оцінювання, Управління стосунками, Імплементація, Нагляд і наставництво, Підготовка, Звітність.

Кваліфікація

• Бажаний диплом бакалавра.
• Бажано від двох (2) до трьох (3) років професійного досвіду, в тому числі на керівній посаді у складних програмах на місцях.
• Бажаний підтверджений досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).
• Бажаний досвід розробки програм швидкого переходу.
• Обов’язковий досвід взаємодії та сприяння діяльності органів влади, громадянського суспільства, організацій приватного сектора та зацікавлених сторін у регіональних медіа.
• Бажаний досвід розробки інноваційних програм, орієнтованих на вразливі та важкодоступні локації.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Обов’язкові продемонстровані аналітичні здібності та розуміння локального, регіонального та національного політичного контексту, а також здатність творчо мислити при концептуалізації відповідних грантових проєктів.
• Розвинені організаційні, управлінські та комунікативні навички, бажано в частині написання звітів, моніторингу та оцінювання.
• Обов’язкове підтверджене знання місцевих та іноземних неурядових організацій і організацій на рівні громади, які реалізовують відповідні проєкти та програми у країні, а також основних урядових акторів і зацікавлених сторін, з актуальним розумінням і знанням політичного середовища та суспільних умов у країні.
• Обов’язковий досвід роботи з місцевими організаціями при реалізації проєктів із залученням громади та проєктів консенсусного типу.
• Обов’язкова здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.

———————

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) has been in Ukraine since 2014, helping support its democratic and European transformation. Initially focusing on stabilization needs and the displacement crisis resulting from Russia’s invasion of eastern Ukraine, OTI’s Ukraine Confidence Building Initiative (UCBI) and UCBI II adjusted objectives to focus increasingly on building local confidence around national-level reform processes, amplifying unifying narratives grounded in democratic and civic values, and addressing nascent threats to stability. In February 2022, OTI launched UCBI III as a contingency response mechanism to address the impacts of Russia’s brutal and unjustified invasion. UCBI III currently programs towards four objectives: 1) Enable Ukrainian voices to build support for Ukraine’s unity, democracy, and independence; 2) Enable government and civil society in key areas to rapidly respond to critical priorities caused by the war; 3) Mobilize Ukrainians around shared values that maintain unity to shape the country’s future; and 4) Contribute to nascent efforts for national healing and addressing atrocities. 

USAID/OTI’s current activity – UCBI 4 – has the goal of advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three initial program objectives: 

1. Enhanced early recovery and reintegration of displaced populations in frontline communities and newly reclaimed areas; 
2. Increased reach of and engagement with narratives that strengthen Ukrainian unity and democracy; and
3. Strengthened nonviolent civic action and connections in Russian-controlled areas with the rest of Ukraine. 

Principal Duties and Responsibilities  

• Responsible for staff management, ensuring that all monitoring, evaluation, and learning systems of UCBI 4 ensure constant learning and holistic evidence-based approach for programming.
• Under the guidance of the Research, Monitoring, Evaluation, Learning, Communications Director (RMELC Director) collaborate and co-create with OTI Deputy Country Representative (DCR) to ensure all MEL-related ideas, approaches and concepts are in-line with OTI priorities.
• Overseeing and approving the design of MEL plans, ensuring the activities are in line with the UCBI evidence-driven strategic framework which have a high likelihood of achieving impact and respond to the current social and political situation.
• Lead and facilitate the data analysis and impact assessments on program (primary) and cluster/activity (secondary) levels.
• Lead the designing field data collection tools, which allow for quantitative and qualitative analysis. Support development of tools for preliminary profiling and impact assessments as necessary and per direction of the RMELC Director, COP and/or OTI CR and DCR.
• Develop and facilitate the system to capture and disseminate knowledge and lessons learned within the project and among project partners.
• Responsible for management of MEL indicators in the project database under supervisory guidance of the RMELC Director, COP and per guidance from OTI CR/DCR.
• Provide technical MEL assistance and mentorship to grantees and potential partners during activity preparation and implementation in coordination with other staff.   
• Monitor and ensures that all activities from a designated geographic/programmatic area are oversighted by conducting periodic site visits and attend grantee events and activities to collect data for monitoring and evaluation and document site visits in the database and through photographs, focus groups discussions, observations, stakeholder meetings, etc.
• Proactively advise the RMELC Director on the evaluation of the program implementation, quality of the grantee’s, service providers’ and UCBI staff’s performance.
• Work with MELO/SPDMs/PDMs/PDAs on designing and developing activity level MEL plans and ensuring that outcome level successes are captured, Edit and/or assist PDMs in drafting impact and results summaries for grants and/or other reporting as required.
• Review Activity Database entries to monitor activity development, implementation and MEL plans on an activity-by-activity basis.
• Liaise with staff in field office(s) to ensure consistency of qualitative information being collected and captured for database entries.
• Supervise the creation and delivery of training for field staff in field research/data capture.
• Contribute to timely, high-quality, thoughtful contributions to UCBI communications deliverables including, but not limited to, Semi-Annual Reports, Success Stories, Case Studies.
• Mentors, coaches, and effectively manages MEL Officers to ensure required tasks are completed in a timely and complete manner. Feedback will be provided in real time, and professional development needs regularly discussed and plans put in place to achieve those needs.  
• Supervise, mentor and train MEL Officers to develop and deliver ideas and activities at all stages of the activity cycle.
• Duty of care responsibilities ensuring team members are encouraged to use their leave and are aware of, and supported to use staff care resources available to them and their families.
• Responsible for creating a climate of empathy and compassion that places a high premium on work-life balance and the pursuit of individual and family mental health.
• Mentor MEL Officers in effective leadership, management, communication and relationship development strategies.
• Actively engage and coordinate with other teams ensuring effective communication, collaborative planning and constructive relationships.
• Seek out knowledge and learning opportunities from other team members and departments as well as subject matter experts and partners to deepen innovation and excellence in activities and ensure best practices are realized.
• Lead team’s and grantees feedback loops activities to create a room for pursuing learning that ensures innovation within portfolio.
• Effectively coordinate relationships between program and MEL colleagues ensuring collaborative planning, effective delegation of duties, and constructive relationships.
• Lead periodic cluster and other evaluations sessions.
• Ensure the accurate and timely MEL inputs of all UCBI activities.
• Travel as required to program site visits and meetings to facilitate effective program oversight, learning and evaluation.  
• As needs dictate, the RMELC Director may assign ad hoc special tasks and duties to the MELM to ensure the overall efficient development of program activities. 
• Serve as Acting RMELC Director as needed.

Key Areas: Monitoring, Learning, Evaluation, Relationship management, Implementation, Supervision and mentorship, Training, Reporting.

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• Two (2) to three (3) years professional experience, including supervisory experience on complex field programs preferred.
• Proven experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• Experience with rapid transition programming desirable.
• Experience engaging and facilitating government, civil society, private sector agencies and regional media stakeholders required.
• Experience with innovative programming targeting vulnerable and hard-to-reach locations preferred.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Demonstrated analytical ability and understanding of local, regional, and national political context, with the ability to think creatively in conceptualizing relevant grant activities required. 
• Strong organizational, management, and communication skills, preferably with respect to report writing and monitoring and evaluation. 
• Proven knowledge of local and international NGOs and community-based organizations implementing relevant activities and programs in country, as well as key governmental actors and stakeholders, with an up-to-date understanding and knowledge of the political environment and social conditions in the country required. 
• Experience working with local organizations to implement community participation and consensus-type activities required. 
• Ability to practically demonstrate successful experience with all the core competencies listed above required.
• Prior work experience with Chemonics desirable.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by August 29, 2023. Please insert the position you are applying for (MEL Manager) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Candidates will be considered on a rolling basis and only finalists will be contacted. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”