Менеджер/ка з операційної діяльності у Проект міжнародної технічної допомоги «Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО)»

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Мета роботи

Для сприяння досягненню загальних цілей «АГРО», метою роботи Менеджера з операційної діяльності є допомога в реалізації основних принципів та застосування інструментів управління під час діяльності Програми «АГРО» і виконання її завдань.  Менеджер з операційної діяльності відповідає за широке коло адміністративних, правових (в т.ч. кадрових, договірних) та фінансових управлінських питань діяльності Програми «АГРО».

Менеджер з операційної діяльності  працює в складі фінансово-адміністративного  департаменту, до складу якого входять: керівник департаменту, бухгалтерія, в т.ч. головний бухгалтер, офіс-менеджер, IT підтримка, відділ операційних закупівель, перекладачі, адміністративні асистенти, водії.

Посадові обов’язки Менеджера з операційної діяльності включатимуть такі основні обов’язки та зобов’язання:

Адміністративне управління, правові питання

• забезпечення дотримання чинних правил USAID і настанов компанії «Кімонікс» в діяльності Програми «АГРО»;
• забезпечення дотримання адміністративних вимог Договору про співпрацю між USAID і «Кімонікс» на виконання Програми «АГРО»;
• забезпечення дотримання чинного законодавства України в роботі Програми «АГРО»;
• контроль і управління у наданні відповідної та своєчасної підтримки діяльності Програми «АГРО» з боку команди фінансово-адміністративного департаменту ;
• допомога у реєстрації / перереєстрації проекту МТД відповідно до місцевого законодавства;
• контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем;
• забезпечення зберігання відповідної адміністративної, договірної та кадрової документації;
• ведення договорів оренди офісних і житлових приміщень для Програми «АГРО»;
• координація роботи із юридичними компаніями задля надання своєчасної якісної юридичної підтримки роботи Програми «АГРО»;

Управління кадрами

• контроль за управлінням кадрами програми, включаючи набір персоналу і прийняття на роботу, реєстрація іноземних працівників проекту відповідно до місцевого законодавства тощо;
• допомога у розробці і впровадженні посібника для персоналу прграми;
• підготовка і актуалізація штатного розкладу Програми «АГРО»;
• організація та проведення вступного інструктажу для нових працівників.

Закупівлі

• перегляд положень і проведення перемовин щодо договорів оренди офісних приміщень і житлових приміщень для іноземних співробітників і будь-яких змін до них;
• спільно зі Спеціалістом із закупівель організація закупівлі необхідних для діяльності проекту товарів і послуг, забезпечення дотримання застосовних положень USAID; приготування відповідних службових записок щодо постачальник товарів і послуг;
• ведення точного обліку, в т.ч. регулярне проведення інвентаризації, майна тривалого користування (основних засобів) Програми «АГРО».

Управління фінансовими питаннями і бухгалтерським обліком

• допомога Головному бухгалтеру Програми «АГРО» в контролі за фінансами і бюджетом Програми «АГРО», перевірка витрат;
• перевірка планованих і здійснених витрати на допустимість, правильність призначення і доцільність відповідно до правил USAID та політики і процедур компанії «Кімонікс»;
• тісне співробітництво з внутрішніми (проведення Financial Compliance Review – FCR Головним офісом «Кімонікс») і зовнішніми (напр., фінансова інспекція USAID) аудиторами в ході перевірок;
• допомога Програмі «АГРО» у здійсненні фінансових операцій у разі необхідності (наприклад, перевірка фінансових документів, замовлень на закупівлю тощо; перевірка документів обліку операцій, забезпечення дотримання фінансової політики і політики відповідності правилам компанії «Кімонікс»).

Управління фінансовими питаннями і бухгалтерським обліком

• допомога Головному бухгалтеру Програми «АГРО» в контролі за фінансами і бюджетом Програми «АГРО», перевірка витрат;
• перевірка планованих і здійснених витрати на допустимість, правильність призначення і доцільність відповідно до правил USAID та політики і процедур компанії «Кімонікс»;
• тісне співробітництво з внутрішніми і зовнішніми аудиторами в ході перевірок;
• допомога Програмі «АГРО» у здійсненні фінансових операцій у разі необхідності.

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.) за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Працівник/Працівниця періодично їздитиме у відрядження в інші регіони України.

Перелік основних обов’язків та зобов’язань, вимоги до кандидатів та інші подробиці дивіться у повному тексті оголошення Operations Manager

Визначене місце роботи: м. Київ.

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 31 липня 2023 р. з поміткою “Operations Manager” та Вашим прізвищем у темі листа. Бажано подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.