Менеджер/ка зворотного зв’язку

The National Committee of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) announces a competition for the position of Feedback manager

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most.

The Feedback Sector is a structural component of the Community Engagement and Accountability Division. The Feedback Manager reports to the Head of the Feedback Sector. Feedback manager is a person responsible for collecting, responding to feedback received at the level of the National Committee, accumulating information received, including generating reports, if needed, on the feedback received at the level of the National Committee of the URCS.

JOB DUTIES AND RESPONSIBILITIES

The main tasks of the feedback manager will be:

• Processing of written official appeals from citizens, including complaints received by the URCS: their proper registration, redirection, control over the provision of a timely official response within the terms established by the Law of Ukraine “On Citizens’ Appeals” and prescribed in the “Feedback Policy”.
• Controlling the receipt of feedback by email, both from beneficiaries and from URCS volunteers and employees, documenting and providing timely responses (if necessary, sending letters by post).
• Referring appeals to the relevant departments or regional organizations of the URCS according to the subject matter.
• Communication with employees of other departments, units and sectors of the National Committee of the URCS regarding the consideration of appeals, if they require additional response and consideration.
• Control over the term of feedback processing and, if necessary, reminding the responsible persons of the timely response to it.
• Cooperation and coordination with interregional and regional specialists in considering feedback.
• Ensure constant exchange of contact information between the National Committee and persons responsible for responding and collecting feedback at the regional and local levels.
• Keeping up to date with information on program and project activities, timely updating of scripts to provide relevant information to applicants.
• Collaboration with the Communications Department and the Information Center in collecting feedback.
• Prepare necessary reports as requested by the Head.
• Facilitate and control the entry of feedback into the centralized CRM system.
• Keep personal data, confidential and sensitive information confidential.
• Adhere to the principles of the International Red Cross and Red Crescent Movement, the URCS Charter, the URCS Code of Conduct, policies, procedures and other regulations of the organization in their activities.
• Treat those who provide feedback with respect, courtesy and kindness at all times.
• Resolve conflicts and respond to complaints received from communities about the activities of the URCS, seek mutually acceptable solutions and mediate disputes, if necessary

Additional responsibilities:

• organizing the procurement of inventory necessary for the CEA Unit, preparing a procurement plan;
• providing the specialists of the CEA Unit with the necessary equipment to carry out their activities,
• organization of the workplace;
• documentary support of business trips of the specialists of the CEA Unit.

POSITION REQUIREMENTS

• A University degree, preferably in the humanitarian field.
• 3+ years of general professional experience;
• Excellent digital literacy: MS Word, Excel, Outlook is a must; experience with CRM systems;
• At least one year of experience working with feedback in humanitarian organizations;
• Good communication skills in English (preferred);
• Fluency in spoken and written Ukrainian;
• Experience in communicating with different categories of people;
• Business correspondence skills;

Knowledge and Skills

• Good understanding of aspects of the Ukrainian humanitarian crisis
• Commitment to inclusion and non-discrimination within the social sphere
• Creating a safe working environment with colleagues, volunteers and beneficiaries, tact and diplomacy;
• Excellent interpersonal, communication and networking skills; ability to build relationships with people at all levels of the organization
• Highly motivated, proactive, able to take initiative and lead a team or process.
• Presentation, facilitation and training skills are welcome
• Strong organizational and executive skills;
• Ability to work independently and in a team, quick adaptation;
• Ability to learn quickly, attentiveness, responsibility;
• Ability to cope with stress and process large amounts of information;
• Ability to analyze information;
• Skills of self-organization of work process;
• Adherence to the fundamental principles of the Red Cross;
• Adherence to the principle of confidentiality of information.

Languages

• Fluent spoken and written Ukrainian
• Good command of English (written and spoken)

The Ukrainian Red Cross Society offers:

• Interesting, diverse and multitasking work;
• Employment in accordance with the Labor Code;
• Timely payment of salary;
• A friendly and close-knit team of like-minded people;
• Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad.
• Unique experience in the largest public organization in Ukraine

Location: Kyiv

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to [email protected].

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТЧХУ) оголошує конкурс на посаду менеджера зворотного зв’язку

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація в Україні, яка однією з перших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні та надає допомогу тим, хто її найбільше потребує.

Сектор зворотного зв’язку є структурним компонентом Відділу взаємодії з громадськістю та підзвітності. Керівнику сектору зворотного зв’язку підпорядковується менеджер зворотного зв’язку. Менеджер зворотного зв’язку є особою, відповідальною за збір, реагування на зворотний зв’язок, отриманий на рівні Національного комітету, накопичення отриманої інформації, в тому числі формування звітів, у разі необхідності, про зворотний зв’язок, отриманий на рівні Національного комітету ТЧХУ.

ПОСАДОВІ ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Основними завданнями менеджера зворотного зв’язку будуть

• Опрацювання письмових офіційних звернень громадян, у тому числі скарг, що надходять до ТЧХУ: їх належна реєстрація, переадресація, контроль за наданням своєчасної офіційної відповіді у строки, встановлені Законом України “Про звернення громадян” та прописані в “Політиці зворотного зв’язку”.
• Контроль надходження зворотного зв’язку електронною поштою, як від бенефіціарів, так і від волонтерів та працівників ТЧХУ, документування та надання своєчасних відповідей (за необхідності, надсилання листів поштою).
• Перенаправлення звернень до відповідних департаментів або регіональних організацій ТЧХУ відповідно до тематики.
• Комунікація з працівниками інших департаментів, відділів та секторів Національного комітету ТЧХУ щодо розгляду звернень, якщо вони потребують додаткового реагування та розгляду.
• Контроль за термінами опрацювання зворотного зв’язку та, за необхідності, нагадування відповідальним особам про своєчасне реагування на нього.
• Співпраця та координація роботи з міжрегіональними та регіональними спеціалістами щодо розгляду зворотного зв’язку.
• Забезпечення постійного обміну контактною інформацією між Національним комітетом та особами, відповідальними за реагування та збір зворотного зв’язку на регіональному та місцевому рівнях.
• Підтримання в актуальному стані інформації про програмну та проектну діяльність, своєчасне оновлення сценаріїв для надання актуальної інформації заявникам.
• Співпраця з відділом комунікацій та інформаційним центром щодо збору зворотного зв’язку.
• Підготовка необхідних звітів на вимогу керівника.
• Сприяти та контролювати внесення зворотного зв’язку в централізовану CRM-систему.
• Дотримуватися конфіденційності персональних даних, конфіденційної та службової інформації.
• Дотримуватися у своїй діяльності принципів Міжнародного руху Червоного Хреста і Червоного Півмісяця, Статуту ТЧХУ, Кодексу поведінки ТЧХУ, політик, процедур та інших нормативних документів організації.
• Завжди з повагою, ввічливістю та доброзичливістю ставитися до тих, хто надає зворотній зв’язок.
• Вирішувати конфлікти та реагувати на скарги, отримані від громад щодо діяльності ТЧХУ, шукати взаємоприйнятні рішення та, за потреби, виступати посередником у суперечках.

Додаткові обов’язки:

• організація закупівель товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи Відділу ЦЄА, підготовка плану закупівель
• забезпечення спеціалістів відділу ЦЄА необхідним обладнанням для здійснення їхньої діяльності,
• організація робочого місця;
• документальний супровід відряджень спеціалістів відділу ЦЕА.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ НА ПОСАДУ

• Вища освіта, бажано гуманітарна.
• 3+ роки загального професійного досвіду;
• Відмінна цифрова грамотність: MS Word, Excel, Outlook – обов’язково; досвід роботи з CRM-системами;
• Щонайменше один рік досвіду роботи зі зворотним зв’язком в гуманітарних організаціях;
• Хороші комунікативні навички англійської мови (бажано);
• Вільне володіння усною та письмовою українською мовою;
• Досвід спілкування з різними категоріями людей;
• Навички ділового листування;

Знання та навички

• Добре розуміння аспектів української гуманітарної кризи
• Прихильність до інклюзії та недискримінації в соціальній сфері
• Створення безпечного робочого середовища з колегами, волонтерами та бенефіціарами, тактовність і дипломатичність;
• Відмінні навички міжособистісного спілкування, комунікації та налагодження зв’язків; вміння будувати відносини з людьми на всіх рівнях організації
• Висока вмотивованість, проактивність, здатність брати на себе ініціативу та керувати командою або процесом.
• Навички проведення презентацій, фасилітації та тренінгів вітаються
• Сильні організаторські та виконавчі навички;
• Здатність працювати самостійно та в команді, швидка адаптація;
• Здатність швидко навчатися, уважність, відповідальність;
• Вміння справлятися зі стресом та обробляти великі обсяги інформації;
• Вміння аналізувати інформацію;
• Навички самоорганізації робочого процесу;
• Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста;
• дотримання принципу конфіденційності інформації.

Мови

• Вільна усна та письмова українська мова
• Добре володіння англійською мовою (письмово та усно)

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу;
• Працевлаштування відповідно до Кодексу законів про працю;
• Своєчасну виплату заробітної плати;
• Дружній та згуртований колектив однодумців;
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за кордоном.
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України

Місцезнаходження: Київ

Якщо Вас зацікавила ця вакансія, будь ласка, надсилайте своє резюме та супровідний лист на електронну адресу: [email protected]   

У зв’язку з великою кількістю запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.