Молодший_а фахівець_чиня з адміністративних питань / Administration Assistant
ЗАВЕРШЕНО
Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі DRC) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.
Команда DRC оголошує конкурс на заміщення вакантної позиції Молодшого фахівця з адміністративних питань в м. Київ.
Загальна мета ролі: Адміністративна підтримка
Ваші основні обов’язки будуть:
1. Адміністративна підтримка:
- Допомагати іноземним працівникам у поданні заявок на візи, отриманні тимчасового дозволу на проживання, реєстрації.
- Забезпечувати підтримку іноземним працівникам у бронюванні подорожей (польоти, поїзди, проживання тощо).
- Надавати підтримку всім співробітникам DRC, які базуються в Києві, з організацією подорожей в Україні та за її межами.
- Підготовка ID карток та SIM-карт для працівників DRC
- Допомагати в організації заходів (воркшопів, зустрічей тощо).
2. Підтримка подорожей:
- Забезпечувати підтримку іноземним працівникам у бронюванні подорожей ( поїзди, проживання тощо).
- Підтримувати актуальність адміністративних трекерів (новоприбулі іноземні співробітники, трекер гостьових будинків тощо).
3. Приміщення DRC:
- Під наглядом керівника адміністративної групи розробляти та поновлювати договори оренди приміщень DRC.
- Підготовка “Запиту на оплату” для оплати комунальних послуг, орендної плати, миючих засобів тощо.
- Діяти як координатор у відносинах з орендодавцями приміщень DRC.
4. Управління офісом:
- Підтримувати порядок офісного простору в належному стані. За необхідності запроваджувати ремонтні роботи.
- Підготовка в системі запитів на замовлення офісних меблів, необхідного обладнання. Підготовка рахунків на оплату.
- Забезпечувати працівників канцелярським приладдям та витратними матеріалами, поновлювати запаси і відслідковувати їх кількість на складах.
- Піднімати запит на закупівлю канцелярського приладдя та витратних матеріалів.
- Забезпечувати працівників та відвідувачів перепустками для входу до офісу
Необхідний досвід та технічні компетенції:
- Попередній досвід у відповідній сфері, не менше 1 року
- Вища освіта
- Вільне володіння англійською мовою
- Хороше знання Microsoft Office
- Увага до деталей
- Толерантна комунікація
Усі посади DRC вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями DRC:
- Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів
- Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків
- Взяття ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій
- Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно
- Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки DRC, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань
Ми пропонуємо:
- Тривалість контракту: 3 місяці з можливістю продовження залежно від ефективності та фінансування програми.
- Дата початку: якнайшвидше
- Тип контракту: повна зайнятість
Процес подачі заявки
Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою) за посиланням: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=169734&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true
Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.
Кінцевий термін подачі заявок: 30 листопада 2023 р.
Вакансія тільки для громадян України.
Щоб отримати додаткову інформацію про Данську Раду у справах біженців, відвідайте наш веб-сайт drc.ngo
