Молодший/а фахівець/чиня з адміністративних питань / Administration Assistant

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.  

Наразі ДРБ  шукає висококваліфікованого Молодшого фахівця з адміністративних питань, який приєднається до команди в Миколаєві. 

Ця позиція буде підпорядковуватись Керівнику групи з адміністративних питань.

Загальна мета ролі:

Молодший фахівець з адміністративних питань забезпечує підтримку щоденного функціонування офісу та реалізацію програм ДРБ у Південному регіоні, в зоні відповідальності Миколаївського офісу. Підпорядковується керівнику групи з адміністративних питань, співпрацює з командою підтримки та програмним персоналом для забезпечення своєчасного виконання адміністративних завдань та надання необхідної підтримки іншим командам у своїй зоні відповідальності.

Вашими основними обов’язками на посаді будуть:

• Виконувати завдання, пов’язані з орендою нерухомості, включаючи підготовку договорів з орендодавцями та вирішення проблем, пов’язаних з орендою приміщень.
• Підтримувати міжнародних співробітників у питаннях отримання візи, тимчасового дозволу на проживання, реєстрації.
• Надавати необхідну адміністративну підтримку програмному персоналу щодо організації відряджень, бронювання квитків та готелей, а також належної звітності.
• Ефективно співпрацювати з фінансовим, логістичним та програмними відділами для підготовки до своєчасного забезпечення необхідними матеріалами та послугами.
• Допомагати в організації заходів (семінарів, зустрічей тощо).
• Підтримувати Менеджера з адміністративно-господарскьої діяльності та Регіонального менеджера у питаннях адміністративної роботи.
• Контролювати дотримання міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх інструкцій та процедур донорів щодо закупівель ДРБ, щоб уникнути конфлікту інтересів.
• Інші адміністративні завдання, які можуть бути доручені безпосереднім керівником.

Про вас:

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 1 рік досвіду у сфері адміністрування, закупівель або будь-якій іншій релевантній сфері, досвід роботи в НУО буде перевагою. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

Обов’язково

• Добре знання програм Microsoft (наприклад, Excel та Word), досвід роботи з ERP системами буде перевагою.
• Культурна чутливість і здатність працювати в крос-культурному середовищі.
• Середній та вище рівень володіння англійською мовою (як письмово, так і усно);
• Вільне володіння українською мовою.

 Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів. 
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку. 
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій. 
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити. 
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

 Ми пропонуємо:

• Контракт: Безстроковий контракт після успішного проходження 3-місячного випробувального терміну.
• Рівень посади: I – неуправлінський.
• Місце роботи:  Миколаїв
• Дата початку: якомога швидше.

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців в Україні. 

Процес подачі заявки: 

Усі кандидати повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою). 

Щоб відгукнутись, натисніть ТУТ

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться. 

Кінцевий термін подачі заявок: 2 березня 2025 року 

Зверніть увагу, що відбір кандидатів буде проводитися на постійній основі. ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до дати закриття вакансії, як тільки буде визначено відповідного кандидата.