Офіс-адміністратор/ка

Міжнародний благодійний фонд Карітас України шукає фахівця на позицію Офіс-адміністратора.

Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!  

Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.  

Основні обов’язки:

1. Адміністрування телефонних дзвінків:

• Прийом та переадресація вхідних дзвінків.
• Координація корпоративних номерів телефонів для співробітників у мобільних операторів.

2. Зустріч гостей та організація внутрішніх заходів:

• Зустріч та реєстрація/координація гостей.
• Організація та координація внутрішніх заходів (наради, ділові зустрічі з партнерами, корпоративні заходи).
• Організація/підготовка приміщень та технічного забезпечення для заходів.

3. Облік та реєстр вхідної та вихідної кореспонденції:

• Вхідна кореспонденція:
  • Прийом та реєстрація вхідної поштової кореспонденції у спеціальному журналі або електронній базі.
  • Розподіл вхідної кореспонденції та передача відповідальним працівниками.
• Вихідна кореспонденція:
  • Прийом документів для відправки від співробітників.
  • Реєстрація вихідної кореспонденції у відповідному журналі чи електронній базі.
  • Організація та своєчасне відправлення кореспонденції/посилок через поштові або кур’єрські служби.
  • Маркування вхідної/відправленої кореспонденції/посилок по проектам витрат та створення оплат за наданими поштовими/кур’єрськими послугами.

4. Адміністрування перепусток: 

• Адміністрування, видача гостьових електронних перепусток для працівників та гостей офісу.

5. Адміністрування підготовки офісних службових приміщень:

• Контроль резервування приміщень офісу для внутрішніх нарад та конференцій.
• Адміністрування проведення внутрішніх заходів.

6. Забезпечення канцтоварами та іншими матеріалами:

• Організація закупівлі, приймання, облік, зберігання та видача канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу.

7.  Технічне забезпечення роботи офісу:

• Контроль за належним станом офісного обладнання та комунікацій.
• Прийом заявок від співробітників щодо:
  • Потреби в ремонті офісного обладнання та техніки.
  • Придбання нового обладнання або витратних матеріалів.
• Направлення отриманих заявок відповідальним особам або підрядникам для усунення виявлених недоліків.
• Взаємодія з фахівцями для організації ремонтних робіт або технічного обслуговування обладнання.
• Контроль виконання заявок та інформування співробітників про результати.

8. Координація ремонтних робіт офісу:

• Інформування відповідальних підрозділів або осіб про потребу в ремонті офісу.
• Взаємодія з підрядниками за дорученням відповідальних підрозділів.
• Контроль за виконанням ремонтних робіт відповідно до поставлених завдань та строків.
• Повідомлення керівництва про хід та результати ремонтних робіт.

9. Ведення офісних витрат та документообігу:

• Ведення обліку офісних витрат.
• Організація документообігу оплат.
• Списання матеріалів, підготовка звітів, накладних та рахунків-фактур.

10. Організаційно-технічне забезпечення заходів:

• Забезпечення нарад, засідань та інших заходів необхідним обладнанням та матеріалами.
• Координація технічної підтримки під час заходів.

11. Забезпечення чистоти і порядку в офісі та прилеглої території:

• Організація та контроль прибирання офісу та прилеглої території.
• Забезпечення необхідними засобами для прибирання та гігієни.

12.  Перевірка офісу перед закриттям (у разі відсутності фізичної охорони):

• Контроль електроприладів та освітлення:
  • Перевірка та вимкнення всіх електроприладів, що не повинні працювати після завершення робочого дня.
  • Вимкнення освітлення у всіх приміщеннях офісу.
• Перевірка безпеки:
  • Забезпечення закриття всіх вікон та дверей.
  • Перевірка системи сигналізації та відеоспостереження, якщо вони є.
• Огляд приміщень:
  • Перевірка наявності залишених особистих речей або небезпечних предметів.
  • Огляд загальних приміщень на предмет порядку та чистоти.
• Заключний огляд:
  • Виконання остаточного обходу офісу для переконання, що всі необхідні заходи для безпеки та енергозбереження дотримані.
  • Запис результатів перевірки в журнал або відповідну документацію.
• Звітність:
  • Повідомлення керівництва або відповідальної особи про результати перевірки та виявлені проблеми.

13. Робота з рахунками та постачальниками:

• Заведення рахунків у базу даних.
• Контроль за документами, наданими постачальниками, та їх своєчасна передача до бухгалтерії.
• Співпраця з постачальниками послуг та матеріалів, контроль виконання договорів.
• Ведення обліку витрат, пов’язаних із господарською діяльністю, та підготовка звітності.

14. Виконання функцій керівника з господарської діяльності під час його відсутності:

• Організація та контроль за обслуговуванням приміщення офісу (ремонт, прибирання, технічне забезпечення).
• Вирішення нагальних питань, пов’язаних із господарською діяльністю.
• Координація роботи підрядників, залучених до господарських робіт.

Вимоги:

• Повна вища освіта.
• Високий рівень володіння українською мовою (усно та письмово).
• Досвід роботи офіс-адміністратором, офіс-менеджером від 2-ох років.
• Достатній рівень володіння англійською мовою.
• Відмінні комунікативні навички (усні та письмові), здатність адмініструвати внутрішню комунікацію команди.
• Високий рівень організованості, ефективності, наполегливості та послідовності.
• Сильні навички гнучкого мислення та оперативного управління процесами.

 Необхідні знання та навички:

• Знання правил ділового спілкування, ведення телефонних переговорів.
• Знання ПК (MS Office) та офісної оргтехніки.
• Досвід структурування комунікативних процесів.
• Досвід організації заходів.
• Досвід організації ділових зустрічей та зустрічі гостей.
• Досвід роботи в некомерційній організації або організації, що керується місією, буде перевагою.
• Бажаний досвід роботи з адміністрування соціальних мереж (fb, telegram та інші). 
• Комунікабельність, уважність до деталей.

Ми пропонуємо:

• офіційне працевлаштування.
• конкурентний рівень заробітної плати.
• потрібні ресурси для виконання поставлених завдань.
• можливість професійного зросту до рівня фахівця (по результатам роботи).

Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.

З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://caritas.ua/sfg/

Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей.

Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу: [email protected]

Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.