Офіс-адміністратор/ка/Office administrator

Графік: full time (робота в офісі)

Локація: Київ

МБФ Карітас України шукає в Київський офіс Офіс-адміністратора – відповідальну людину, з хорошими організаторськими та комунікативними здібностями, здатну якісно адмініструвати внутрішню та зовнішню комунікацію.

Обов’язки:

• Адміністрування телефонних дзвінків (прийом дзвінків та переадресація)
• Зустріч гостей та забезпечення організації внутрішніх заходів (наради, ділові зустрічі з партнерами, корпоративні заходи)
• Облік та реєстр вхідної кореспонденції поштою
• Видача та облік тимчасових та постійних електронних перепусток для працівників та гостей офісу
• Адміністрування підготовки робочого місця та контроль резервування і проведення внутрішніх нарад/конференцій
• Координація та контроль адміністративно-господарського забезпечення та постачання в офіс (моніторинг, запит на закупки, прийом, облік)
• Адміністрування внутрішньої комунікації між працівниками (чати, новини, нагадування, інструктаж правил перебування на території офісу)
• Ведення первинних документів бухгалтерського обліку по здійснених закупівлях в системі (1С/ВАF).

Вимоги:

• Вища освіта
• Високий рівень володіння українською мовою (усно та письмово)
• Достатній рівень володіння англійською мовою
• Досвід роботи секретарем або адміністратором офісу від 1 року
• Відмінні комунікативні навички (усні та письмові), здатність адмініструвати внутрішню комунікацію команди
• Високий рівень організованості, ефективності, наполегливості та послідовності
• Гнучкість у вирішенні питань та навички оперативного управління процесами

Необхідні навички:

• Знання правил ділового спілкування, ведення телефонних переговорів.
• Знання ПК (пакет MS Office) та офісної оргтехніки.
• Досвід структурування комунікативних процесів.
• Досвід організації заходів.
• Досвід організації ділових зустрічей та зустрічі гостей.
• Досвід роботи в некомерційній організації або організації, що керується місією, буде перевагою.
• Бажаний досвід роботи з адміністрування соціальних мереж (fb, telegram та інші)

Ми пропонуємо:

• офіційне працевлаштування
• конкурентний рівень заробітної плати
• потрібні ресурси для виконання поставлених завдань
• можливість професійного зросту
• можливість бути в команді великої мережі благодійних організацій

Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу — з нами у вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!

Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.

Кандидат на цю посаду  перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.

З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті

Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з  перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей.

Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу: [email protected]