Офіс менеджер/ка

Назва посади: Офіс менеджер (-ка)

Місце роботи: місто Київ, офіс на Печерську

Тривалість: 12 місяців

Дата початку роботи: січень 2025

Передумови та контекст

Міжнародна громадська організація «Соціальні ініціативи з охорони праці та здоров’я» (LHSI) заснована в серпні 2002 року. Організація впроваджує проекти технічної допомоги в усіх регіонах України та співпрацює із партнерами закордоном у чотирьох основних напрямках:

• соціальна політика
• здоров`я та добробут
• захист громадянських прав, у тому й права на гідну працю
• розвиток дітей та молоді

Візія:  покращення становища найбільш вразливих верст населення та дітей в Україні, базуючись на їх потребах та життєвій ситуації.

Місія; покращення партнерства, підтримка та впровадження соціальних проектів в сфері соціального захисту, охорони здоров’я та захисту прав найбільш уразливих верств населення, в тому числі дітей в Україні.

Цілі посади

Забезпечення адміністративного управління роботи офісу та міжнародних проектів LHSI з метою дотримання корпоративних політик, вимог донорів, національного законодавства для забезпечення повсякденної роботи офісу та проектних команд.

Основні обов’язки

• Забезпечення офісу необхідними ресурсами (канцелярія, техніка, витратні матеріали, тощо) та контроль за їх використанням.
• Координація роботи підрядників (клінінг, ремонтні роботи, IT-підтримка, тощо).
• Вирішення організаційних питань для забезпечення комфортної роботи співробітників (замовлення води, організація харчування, прибирання тощо).
• Участь у веденні обліку фінансових операцій, пов’язаних із потребами офісу, підготовка звітів для керівника та донорів.
• Контроль бюджету офісу, зберігання та архівування документів, підготовка та моніторинг витрат, інвентаризація, співпраця з фінансовим відділом.
• Взаємодія з бухгалтерією: підготовка рахунків, актів виконаних робіт, перевірка відповідності документів щодо роботи офісу.
• Організація процесів укладення договорів з підрядниками, контроль виконання фінансових зобов’язань за ними.
• Згідно корпоративної політики та вимог донорів, проведення закупівель необхідних товарів та послуг для організації (канцелярія, меблі, обладнання, сервіси тощо).
• Пошук постачальників, отримання та аналіз комерційних пропозицій, узгодження умов.
• Контроль якості та своєчасності постачання замовлених товарів/послуг.
• Ведення реєстру постачальників та замовлень, реєстру консультантів та послуг.
• Допомога керівництву в проведенні стратегічних зустрічей правління, наглядової ради, тощо
• Організація внутрішніх і зовнішніх заходів (логістичні питання, відрядження, переговори, семінари, корпоративні події). Підготовка матеріалів для зустрічей, презентацій.
• Допомога в кадрових питаннях персоналу проектів.
• Виконання інших завдань.

Необхідні компетенції

Освіта:

• Вища освіта. Бажано в економіці, фінансах, менеджменті, праві або інших сферах.
• Сертифікати з підвищення компетенцій можуть бути додатковою перевагою.

Досвід:

• Щонайменше 2 роки релевантного досвіду в адміністративному, операційному або фінансовому менеджменті.
• Досвід роботи з адміністративними, закупівельними або бухгалтерськими програмами буде вважатися перевагою.

Навички та знання:

• Розуміння адміністративного та операційного менеджменту роботи.
• Навички роботи в кризових ситуаціях та складному середовище.

Інші вимоги:

• Вільне володіння українською мовою.
• Відданість місії та цінностям організації.

Процес подачі заявок

Зацікавлені кандидати повинні подати:

Детальне резюме із зазначенням відповідного досвіду та компетенцій.

Мотиваційний лист, у якому пояснюється їхня придатність до посади.

Заявки надсилати на електрону пошту; [email protected] з темою Офіс менеджер

Жінки, люди з особливими потребами, молоді спеціалісти, внутрішньо переміщенні особи, члени сімей військових, які підпадають під вимоги посади, запрошуються до подання пропозицій.

Організація не надає додаткову інформацію та запросить найкращих кандидатів на подальший етап інтерв’ю обмежену кількість кандидатів.