15.01.2025

Офіс-менеджер/ка

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у межах Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприяє розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруються в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Цілі програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі у звязку із розв’язаною Росією війною, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

Кімонікс-АГРО є одним із виконавців Ініціативи USAID на підтримку стійкості агросектору – AGRI-Україна, спрямованої на посилення стійкості українського агросектору і забезпечення продовольчої безпеки.

Діяльність АГРО ґрунтується на концептуальному підході, що передбачає розвиток ринкової системи (https://beamexchange.org).

У 2023 році кошторисна вартість проекту збільшена до 205 млн дол. США, строк реалізації – продовжено до 13.11.2026, на сьогоднішній день у Проекті працює близько 80 українських штатних працівників.

Мета роботи

Метою роботи офіс-менеджера є організація безперебійної роботи офісу Програми АГРО для забезпечення ефективної роботи адміністративної, кадрової і закупівельної функцій та належного внутрішнього контролю. Офіс-менеджер повинен завжди дотримуватися та діяти відповідно до Професійного кодексу етики компанії «Кімонікс» «Живемо за нашими цінностями», а також дотримуватися норм і положень USAID, політик та процедур Кімонікс і законів України.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

Посадові обов’язки офіс-менеджера включатимуть такі основні обов’язки та зобов’язання:

Адміністративне управління

Контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем, в тому числі журналів реєстрації повідомлень, системи документообігу, обліку даних персоналу, дозвільних документів тощо;
Забезпечення зберігання відповідної договірної та кадрової документації шляхом ведення системних папок і архівів; сканування документів; ведення первинної документації згідно з американськими та українськими урядовими постановами;
Виконання функції відповідального за техніку безпеки і охорону та забезпечення дотримання програмою вимог пожежної безпеки та охорони праці;
Надання допомоги та комунікація з тими членами команди, які їдуть у відрядження, щодо необхідного обладнання згідно з інструкцією керівника адміністративно-фінансового департаменту. Технічна підтримка тих членів команди, що перебувають у відрядженні, якщо у цьому є необхідність;
Забезпечення функціональності офісу, підтримка контакту з представниками орендодавця для вчасного вирішення проблем, що виникають.
Забезпечення офісу витратними матеріалами: канцелярськими, господарськими товарами і т. п., питною водою.
Координація графіку роботи офісних водіїв. Перевірка пробігу автівок водіїв.
Розподілення роботи на переклад проектних документів серед перекладачів, які працюють на повний робочий день, неповний робочий день і зовнішніх перекладачів, а також проведення підрахунку слів перекладеного документу для визначення суми платежу.
Отримання/відправка кореспондеції та відправлень в межах діяльності Проекту.
Проведення на вимогу періодичних досліджень, пов’язаних з Проектом.
Ведення протоколів загальних зустрічей співробітників програми.

Взаємодія з відділом по роботі з персоналом

За запитом – допомога відділу по роботі з персоналом у процесі оголошення вакансій, організаціїї та призначені співбесід, перевірок рекомендацій потенційних кандидатів, зборі супровідної документації до біодат, трудових договорів та договорів підряду;
Допомога у проведенні вступного інструктажу для нових працівників

Procurement

Під контролем керівникаD адміністративно-фінансового департаменту – проведення перемовин щодо договорів оренди житлових приміщень для іноземних співробітників і будь-яких змін до них;
Спільно зі cпеціалістом із закупівель – організація закупівель товарів та послуг, необхідних для діяльності Проекту, забезпечення дотримання застосовних положень USAID, “Посібника з закупівель товарів для проектних офісів” і “Настанов з субконтрактів” компанії «Кімонікс»; ця функція передбачає, зокрема, проведення перевірки цінової пропозиції на обґрунтованість, приймання поставок і звірка рахунків-фактур з замовленнями на закупівлю на предмет відповідності виду, кількості та стану товарів; складання запитів і замовлень на закупівлю та контрактів з постачальниками; підготовка відповідних службових записок щодо постачальників товарів і послуг;
Перевірка контрагентів засобами Visual Compliance та YouControl;
Ведення точного обліку всього обладнання проекту з зазначенням місця розташування, користувача, власника і стану, своєчасне інформування про переміщення обладнання;
Спільно з керівником адміністративно-фінансового департаменту, менеджером з операційної діяльності та IT-спеціалістом – проведення інвентаризації усього обладнання із зазначенням його місцезнаходження та стану.
За необхідності – допомога у логістичний підтримці поїздок співробітників та організації конференцій та інших проектних заходів.

Підтримка бухгалтерії

За запитом – надання бухгалтерії завірених копій первинних документів для проведення банківських оплат.
Надання у бухгалтерію пакетів документів на оплату (в межах зони відповідальності) згідно з процедурами Кімонікс.

Спеціальні доручення

Виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором або заступником директора відповідно до потреб і вимог проекту.

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.), за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Офіс-менеджер працюватиме під безпосереднім керівництвом та підпорядковуватиметься керівнику адміністративно-фінансового департаменту.

Місце роботи – Київський офіс Проекту.

Визначене місце роботи: Київський офіс Проекту (м. Київ, Україна, за необхідності – віддалена робота).

Працівник/Працівниця може періодично їздити у відрядження в інші регіони України.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

Працівник/Працівниця повинен(-нна) бути здатним(-ною) задовільно виконувати всі основні обов’язки, зобов’язання та покладені на нього/неї відповідальності. Перелічені нижче кваліфікаційні вимоги відображають знання, вміння та/або здатності, необхідні для виконання основних обов’язків.

диплом бакалавра (обов’язково)/магістра (бажано) або еквівалентне поєднання освіти та релевантного професійного досвіду;
широкий досвід здійснення контролю та нагляду за управлінням офісом проекту, кадровою роботою, закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням і нормативно-правової відповідності;
досвід роботи у проектах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів буде перевагою;
всебічні знання систем і практик управління компанії «Кімонікс» буде перевагою;
спроможність використовувати в роботі такі програмні продукти як Office 365 Suite (Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint, OneNote, Power BI тощо).
обов’язкове добре знання письмової та розмовної англійської мови;
готовність і можливість подорожувати за необхідності;
дуже добрі навички міжособистісного спілкування, побудови команди тощо;
увага до деталей, сильні організаційні здібності та вміння розставляти пріоритети; досвід організації та проведення тренінгів буде перевагою;
вміння працювати самостійно і в команді;
вміння працювати під тиском часу і одночасно над багатьма завданнями.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме англійською мовою та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 31 січня 2025 р. з поміткою “Office Manager” та Вашим прізвищем у темі листа. Бажано подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.