Послуги з організації механізму оброблення скарг та зворотнього зв’язку

Благодійна організація «Благодійний фонд «Стабілізейшен суппорт сервісез» оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг фізичної особи-підприємця з організації механізму оброблення скарг та зворотнього зв’язку. Даний проєкт реалізується у партнерстві з Sign of Hope (SoH) і фінансується Федеральним міністерством закордонних справ Німеччини (GFFO)./ Charitable Organization «Charity foundation «Stabilization Support Services» announces an open tender for the procurement of services of an individual entrepreneur for the organization of a complaint and feedback mechanism. This project is implemented in partnership with Sign of Hope (SoH) and funded by the German Federal Foreign Office (GFFO).

 Дата оголошення про тендер:  25 жовтня 2024  року/ 

Tender announcement date: October 25, 2024 

Термін подання тендерних пропозицій: до 07 листопада 2024 року/

Deadline for submission of bids: November 07, 2024 

Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 00:00  08 листопада 2024 року, розгляду не підлягатимуть./ All bids received by the organizer after the deadline for their submission, namely after 00:00 on November 08, 2024, will not be considered. 

Деталізація послуг, які надає підрядник/ Detailing the services provided by the contractor:

1. Організація прийому телефонних дзвінків/ Organization of receiving phone calls;
2. Надання консультацій та оперативне реагування на звернення які, надходять на гарячу лінію/ Providing consultations and prompt response to requests received by the hotline;
3. Фіксація змісту звернень, які надходять на гарячу лінію/ Recording the content of calls received by the hotline;
4. Обробка та реєстрація звернень, які, надходять на гарячу лінію/ Processing and registration of requests received by the hotline. 

КВЕДи: 82.20, 73.20, 63.99, 72.20, 82.19/ KVEDs: 82.20, 73.20, 63.99, 72.20, 82.19     

Вимоги до кваліфікації підрядника / Requirements for contractor qualifications:

1. Відмінне володіння українською мовою/ Excellent command of the Ukrainian language;
2. Володіння ПK на рівні впевненого користувача/ Proficiency in the use of the software at the level of a confident user;
3. Досвід роботи з Google застосунками, Excel/ Experience with Google applications, Excel.
4. Високий рівень комунікативних навичок/ High level of communication skills;
5. Досвід роботи в урядових чи неурядових організаціях /Experience in governmental or non-governmental organizations. 

Умови/ Conditions: 

Між БО «БФ «ССС» та підрядником буде підписано угоду про надання послуг, в якому буде детально викладено умови співпраці/ A service agreement will be signed between the CO “CF ‘’SSS‘’ and the contractor, which will set out the terms of cooperation in detail. 

Вимоги до підрядника – учасника тендеру/ Requirements for the contractor – tenderer: 

1. Обов’язкова реєстрація фізичною особою-підприємцем 3 групи, без ПДВ/ Obligatory registration as an individual entrepreneur of the 3rd group, without VAT;
2. Наявність відповідних КВЕДів/ Availability of relevant KVEDs. 

Учасник тендеру надає організатору наступні документи/ The Tenderer shall provide the organizer with the following documents: 

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію/ A copy of the document confirming the state registration;
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус/A copy of the document confirming the tax status;
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (додається)/ Tender proposal filled in according to the sample (attached);
4. Резюме/ CV. 

У разі відсутності реєстрації фізичної особи-підприємця, учасник  надає організатору наступні документи/ If the individual entrepreneur is not registered, the participant shall provide the organizer with the following documents: 

1. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (вказавши в п4., що “Готовий/а зареєструвати ФОП”)/ Tender proposal filled in according to the sample (indicating in paragraph 4 that “I am ready to register as a PE”);
2. Резюме/ CV.

Критерії прийнятності (умови) відбору тендерних пропозицій/ Eligibility criteria (conditions) for the selection of tender proposals: 

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення/ Compliance of the participant with the qualification requirements of the tender announcement;
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення/ Compliance of the submitted documents with the terms of the tender announcement; 

Відбір підрядника буде здійснюватися на основі, професійного досвіду кандидатів та їхньої компетенції, що відповідають вимогам, наведеним вище/ The selection of the contractor will be based on the candidates’ professional experience and competence that meet the requirements set out above. 

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та надіслані до 23:59  07 листопада 2024 року у письмовому (електронному, відсканованому) форматі з поміткою «Відкриті торги: Послуги фізичної особи-підприємця з організації механізму оброблення скарг та зворотнього зв’язку (за проєктом Sign of Hope (SoH))», на адресу: procurementsss@radnyk.org / The tender documents must be drawn up in Ukrainian, signed by the authorized representative of the participant and certified by the seal (if any) and sent by 23:59 on November 07, 2024 in written (electronic, scanned) format marked “Open Bidding: Services of an individual entrepreneur for the organization of a complaint and feedback mechanism (under the Sign of Hope (SoH) project)” to the address: [email protected]. 

Тендерна процедура/ Tender procedure: 

• До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення/ Tender proposals that fully comply with the terms and conditions of this tender announcement shall be allowed to participate in the selection of tender proposals.
• Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг/ Tender offers shall be valid and shall not be subject to amendment by the tenderers who submitted them until the services are fully completed.
• Визначення переможця тендеру, відбудеться шляхом розгляду та перевірки наданих пропозицій на відповідність умовам тендеру, викладеним у тендерній документації. Перевага буде надана постачальнику, пропозиція якого відповідатиме зазначеним в тендерному оголошенні критеріям та відповідатиме професійному досвіду та компетенціям/ The winner of the tender will be determined by reviewing and verifying the submitted proposals for compliance with the tender conditions set out in the tender documentation. The preference will be given to the supplier whose proposal meets the criteria specified in the tender announcement and is consistent with the professional experience and competencies.
• Очікується, що співбесіди з підрядниками, які увійдуть до списку після первісного відбору, будуть проводитися особисто або за допомогою Teams/Zoom. Відповідь електронною поштою після остаточного туру співбесід отримають тільки ті підрядники, які пройшли відбір/ The shortlisted contractors are expected to be interviewed in person or via Teams/Zoom. Only shortlisted contractors will receive an email response after the final round of interviews.
• Результати тендеру будуть повідомлені організатором учаснику тендеру, який переміг, шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця/ The results of the tender will be communicated by the organizer to the winning tenderer by sending a notification by e-mail within no more than three business days from the date of the decision to determine the winner. 

Додаткові застереження/ Additional warnings: 

• Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення/The participant of this general procedure (open tender) takes into account and agrees that the tender organizer reserves the right to require additional documents and/or information from the tenderer confirming the compliance of certain provisions of the documents with the requirements and conditions of this tender announcement.
• Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами/ By submitting documents for participation in the general procedure (open tender) under this tender announcement, the participant of this general procedure (open tender) confirms his understanding and agreement that the tender organizer may reject his tender offer if the offers of other participants contain more favorable conditions, and that the tender organizer is not limited to accepting any other offer with more favorable conditions.

Індивідуальний підхід та рівні можливості/ Individual approach and equal opportunities 

БО «БФ «ССС» застосовує індивідуальний підхід та поважає права людини у всіх сферах її діяльності. БО «БФ «ССС» прагне створювати умови праці, що відповідають принципам гендерної рівності та культурно-особистісного різноманіття персоналу. Підрядники повинні поважати рівні права осіб та прагнути створити атмосферу, в якій відмінності людей підтримують та цінують./ CO “CF ‘ SSS” applies an individual approach and respects human rights in all areas of its activities. CO “CF ‘ SSS” strives to create working conditions that are consistent with the principles of gender equality and cultural and personal diversity of its staff. Contractors must respect the equal rights of individuals and strive to create an atmosphere in which people’s differences are supported and valued.

Запитання  щодо  тендеру  можна  надсилати  в  електронному  вигляді  за  ел. адресою: procurementsss@radnyk.org до 31 жовтня 2024 року / Questions regarding the tender can be sent electronically to [email protected] until October 31, 2024.