Procurement Assistant / Асистент(ка) із закупівель

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) – це багаторічна, донорська програма, що реалізується під керуванням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК). ФПСУ має на меті посилити стійкість українського уряду, економіки, ЗМІ та українського громадянського суспільства шляхом підтримки відповідних партнерів у реалізації критично важливих проєктів із посилення стійкості.

 Короткий опис посади

Асистент із закупівель – це допоміжна посада, основним обов’язком якої є допомога у виконанні всіх адміністративних завдань проєкту та закупівельних функцій. Асистент безпосередньо підпорядковується Менеджеру із закупівель та логістики. Асистент із закупівель працюватиме у складі підрозділу з закупівель та операційних питань.

 Основні  обов’язки

Закупівлі

• Допомога в здійсненні закупівель за проєктом, у тому числі технічні закупівлі та закупівлі, пов’язані з адміністративною підтримкою роботи офісу, шляхом надання допомоги у роботі з запитами на проведення закупівель, запитами на отримання цінових пропозицій та договорами про закупівлю.
• Допомога фахівцям із закупівель у підготовці проєктної документації із закупівель, у тому числі запитів, меморандумів для переговорів, згод на виконання субпідряду та відмов від прав.
• Регулярне оновлення та ведення проєктних трекерів, даних про закупівлі та інвентаризація.
• Надання повних пакетів закупівельної документації та рахунків-фактур на оплату до фінансового підрозділу за погодженням з менеджером з операційних і закупівельних питань.
• Ведення чітких і стислих файлів про процедури закупівель із документуванням відповідності проєкту правилам і положенням МЗС СК, а також політикам і процедурам Кімонікс, які стосуються закупівельних процедур.
• Моніторинг субпідрядних договорів і договорів про закупівлю, укладених із постачальниками, а також (за необхідності) подальший контроль для забезпечення відповідності договірним умовам. Регулярне звітування про хід закупівель відповідному персоналу.
• Керування послугами, результатами роботи та рахунками субпідрядників з метою забезпечення повної відповідності затвердженим замовленням на виконання робіт і виставлення рахунків лише за завершені та погоджені послуги.
• Контроль і відстежування вхідних поставок і збір документації на вхідні поставки у постачальників та донорів. Координація (за потреби) з логістичною компанією та місцевими органами, що відповідають за питання імпорту/експорту, для ввезення в країну та вивезення з країни товарів проєкту.
• За потреби – поїздки для надання допомоги в вирішенні логістичних питань і питань розподілу товарів.
• Завантаження всієї документації щодо закупівель на SharePoint проєкту та на спільний диск.
• Ведення будь-якої системи відстеження постачальників у координації з фінансовою командою.
• Інші завдання (за необхідності) за дорученням Менеджера з операційної діяльності та закупівель або його/її заступника.

Адміністративні питання

• Вирішення повсякденних адміністративних питань щодо стандартних операційних процедур, ресурсів, інструментів та стандартів якості.
• Ведення всіх адміністративних файлів, у тому числі дозволи на відрядження/маршрути, запити на отримання віз, інформація про трансфер і проживання консультантів, а також всієї іншої документації, що не відноситься до бухгалтерського обліку
• Допомога в організації проживання в готелях, оренді автомобілів, організації мобільного зв’язку для співробітників проєкту (за необхідності).
• Керування місцевими страховими договорами (медичне страхування, страхування від нещасних випадків та страхування майна).
• Ведення інформації про бронювання транспорту для персоналу проєкту відповідно до Угоди про надання транспортних послуг (TSA)
• Актуалізація контактної інформації персоналу та контактної інформації для екстрених випадків.
• Надання незапланованої адміністративної підтримки за потреби менеджеру із закупівель та логістики та іншому вищому керівництву.

Кваліфікація:

• Бажано диплом бакалавра з менеджементу, фінансів або в іншій відповідній галузі.
• Бажано мінімум 1 рік досвіду роботи у сфері закупівлі товарів і послуг або управлінні роботою офісу за проєктами, що фінансувалися МЗС СК або іншими донорами, в ідеалі – досвід в Україні.
• Відмінні навички усного та письмового спілкування.
• Повна самостійність і дисциплінованість, здатність виконувати доручені завдання з мінімальним контролем
• Відмінні навички управління часом
• Продемонстрована різноплановість і чесність.
• Обов’язково підтверджений досвід розробки нових організаційних систем та інструментів, обов’язкове впевнене володіння засобами Microsoft Office.
• Здатність професійно працювати з колегами, відвідувачами та громадськістю.
• Бажано вільне володіння українською, обов’язкова англійська мова

Місце роботи

Передбачається робота в офісі в Києві (Україна)

Підпорядкування

 Асистент із закупівель підпорядковується безпосередньо Менеджеру з закупівель і логістики або аналогічній посаді.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до  21 грудня  2023 р. Для позицій, де англійська мова є бажаною (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca 

Programme Background

About the job

Programme Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). The aim of PFRU is to strengthen the resilience of the Ukrainian government, economy, media, and the Ukrainian civil society by delivering essential resilience project support to the relevant partners.

Summary of Position

The Procurement Assistant is a support position that will have the primary responsibility of assisting with all project’s administrative tasks and procurement functions and report directly to the Procurement and Logistics Manager. The Procurement Assistant will work as part of the procurement and operations team.

Specific Duties and Responsibilities

Procurement

• Supports the project’s procurement efforts, including technical procurements and procurements related to office administration by assisting with Procurement Actions Requests, quotation solicitation, and Purchase Orders
• Supports the Procurement team in additional with drafting project procurement documents including solicitations, negotiation memos, consents to subcontract, and waivers.
• Regularly updates and maintains the project trackers, procurement and inventory.
• Submits completed procurement packages and invoices for payment to finance team in coordination with Operations and Procurement Manager.
• Maintains clear and concise procurement files that document project compliance with FCDO rules and regulation, and Chemonics policies and procedures that affect the procurement process.
• Monitors subcontracts and purchase orders issued to vendors and follow-up as necessary to ensure compliance with terms and conditions. Provide regular status reports to applicable staff.
• Manages activities, deliverables and invoices of subcontractors ensuring that all are against approved work orders and that only completed and reconciled activities are invoiced.
• Monitors and track incoming delivery and collect incoming delivery documentation from vendors and donors. Coordinates as needed with logistics company and with the local import/export authorities to get project commodities in and out of the country.
• Travels as required to assist with logistics and distribution of commodities.
• Uploads all procurement documentation to project SharePoint and shared drive.
• Maintains any vendor tracker in coordination with the finance team.
• Perform other tasks as necessary as assigned by the Operations and Procurement Manager or his/her designee.

Administration

• Performs day-to-day administrative activities with regards to standard operating procedures, resources, tools and quality standards.
• Maintains all administrative files including travel clearances/itineraries, visa requests, consultant transport and lodging information, and all other non-accounting related documentation
• Supports in arranging hotel accommodations, car-hire, cellphone airtime and for project staff as needed.
• Manages the local insurance contracts (health, personal accident, and property.
• Maintains transport booking arrangement for project staff with Transport Service Agreement (TSA)
• Updates staff contact information and emergency contact information.
• Provides ad hoc administrative support as and when required by the Procurement and Logistics Manager and other senior leadership

Qualifications

• Bachelor’s degree in management, finance or equally relevant field preferred.
• Minimum of a one year of experience in working in procurement of commodities and services or office administration for a FCDO or other donor-funded projects preferred, ideally with experience in Ukraine
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Totally self-reliant and disciplined to follow through on assigned duties with minimal supervision
• Excellent time management
• Demonstrated versatility, and integrity.
• Proven experience developing new organizational systems and tools required, with a strong command of Microsoft Office required.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, and the public.
• Fluency in Ukrainian preferred, English is required.

Place of Assignment

This position will be based in Kyiv. This is not remote work oppurtunity.

Reporting

The Procurement Assistant will report directly to the Procurement and Logistics Manager, or equivalent.

Application Details

Please click on the link below and fill out the Smartsheet form. The application for this role will remain open till December 21, 2023. We encourage to apply people with disabilities. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU Recruitment – Candidate Application (smartsheet.com)