Procurement Officer at DAI GLOBAL LLC/ Фахівець(чиня) із закупівель

Kyiv/Lviv/Odesa 

USAID ERA BACKGROUND

Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery. Through partnerships with the government and robust private sector engagement, ERA has supported economic growth and resilience in Ukraine since 2018. Following Russia’s brutal invasion of Ukraine in February 2022 and subsequent occupation of the part of Ukraine, ERA shifted from its focus on Eastern Ukraine to cover development priorities across the country that address Ukraine’s urgent needs in export logistics and infrastructural improvements.

AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS

USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI-Ukraine) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently-needed grain transportation and transshipment investments.

INFRASTRUCTURAL IMPROVEMENTS

ERA also directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s border crossing points (BCPs). Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration. 

About the job

The Procurement Officer will help USAUD ERA by developing and procuring optimal and sustainable solutions to meet cost, quality, and service targets as defined and aligned with our procurement, supply chain, and partners and stakeholders. The Procurement Officer plays a pivotal role in ensuring integrity, fairness, and openness in procurement processes as well as adherence to policies, procedures, and controls. One of the core responsibilities of this position is to oversee and conduct the procurement of goods and services. The position requires relevant work experience in the field of large-scale procurements of sophisticated equipment and contracting, contract management, dispute resolution, managing interpersonal relationships and communication, and investigating/following up on vendor issues. The Procurement Officer will be responsible for overseeing and ensuring that complete procurement-related backup documentation is provided prior to submission to the Finance Team. The Procurement Officer reports to the Procurement Manager and is located in Kyiv or Lviv or Odesa office. 

RESPONSIBILITIES:

• Conduct, monitor, track and expedite all project procurement activities and delivery status of goods/services as assigned.
• Complete national/international procurements from requisition to delivery/payment stages.
• Liaise with Program staff to ensure any requirements for procurement support are identified approved and procured in a timely, well-documented, and cost-efficient manner. Implement an annual planning process to streamline repetitive procurement of goods to increase competitive tendering and internal processes
• Monitor and track procurement activities and delivery status of goods/services.
• Ensure complete backup documentation for procurement purchases is submitted to Procurement Manager and Finance Team
• Perform regular spot audits of procurement files to ensure completeness, accuracy, and compliance
• Participate in external or internal audits as necessary
• Ensure integrity, fairness, accuracy, and openness in procurement processes
• Ensure DAI/USAID and FAR policies, and procedures are followed and enforced
• Enforce the use of DAI’s operations & procurement system (TAMIS), etc.
• Maintain electronic procurement records & files in various DAI system platforms
• Manage solicitation bids and quotes from vendors in adherence with policies & approved requisitions and quarterly procurement plans
• Oversee, monitor, track, and expedite all project procurement activities and delivery status of goods/services
• Ensure pricing information is accurate and aligns with acquisition policies
• Conduct price/cost/reasonability analyses
• Review requisition documentation, cost estimates, statements of work, etc.
• Help non-procurement staff understand the requirements for submitting accurate and thorough requisitions, cost estimates, statements of work, or determine other technical specifications
• Determine source selection methods for complex procurement to ensure compliance
• Prepare cost evaluation data and source selection documentation.
• Through market research efforts, identify and qualify potential suppliers (and products/services)
• Ensure that beneficial, ethical, and open supplier relationships are created and maintained according to procurement policies
• Maintain procurement file system in DAI’s system
• Help maintain an up-to-date list of providers by obtaining and organizing supporting documentation on activities
• Effectively serve as a liaison between the program team and the financial team to provide the documentation necessary to issue the payments related to the activities. 

About you 

• BA or Specialist degree or equivalent in Logistics, Management, Economics.

• Minimum of 3 years’ experience in logistics and/or procurement.

• Experience in the procurement of equipment for the transshipment of agricultural products may be an asset.
• Strong knowledge of grain and bulk cargo export procedures may be an asset.
• Strong knowledge of multi-modal transportation (truckload, intermodal, railcar, less-than-truckload) market including suppliers, industry information, and key cost drivers may be an asset.
• Experience proactively engaging internal and external partners to identify and define potential opportunities and issues.
• Excellent communications and personnel management skills and ability to relate to people at all levels of an organization and of different multi-cultural backgrounds.

• Well-organized and self-directed individual with sound technical skills, analytical ability, good judgment, and strong operational focus. Excellent organizational skills with a willingness to take initiative and be proactive.
• Proven integrity and ability to adhere to the rules, honor commitments, and meet the spirit as well as the letter of those commitments, stand up for what is right.
• Strong time management skills, capability to manage time effectively and maintain control of all current project responsibilities, follow-up requests in a timely manner.
• Ability to manage and prioritize multiple responsibilities and respond effectively to the most sensitive inquiries or complaints; experience with enterprise accounting software, and Microsoft office suite; demonstrated knowledge of internal controls and processes.
• Experience with USAID-funded projects is preferable.

• Fluent in English and Ukrainian are mandatory, both written & spoken. 

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits Package:

• 28 calendar days of annual leave
• 10 days of internal well-being paid leave per annum
• Medical Insurance for ERA staff and their families
• Life Insurance for ERA staff
• Coverage of all expenses for the business trips
• Military reservation is possible and granted if you are on a relevant military register

Start date: August 2024 

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English to [email protected]

 All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, age, or status as a protected veteran.

 Closing date for applications: August 4, 2024.

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website dai.com. 

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ

Зусилля України здобути майбутнє – вийшовши з розв’язаної Росією повномасштабної війни готовою прискорити свій розвиток як суверенної, незалежної, демократичної та процвітаючої держави –  вимагають динамічного, інклюзивного економічного відновлення. Завдяки партнерству з урядом та активному залученню приватного сектору Проєкт USAID підтримує економічне зростання та стійкість України з 2018 року. Після жорстокого вторгнення Росії в Україну в лютому 2022 року та подальшої окупації частини України, Проєкт USAID змістив фокус своєї діяльності зі сходу України на пріоритети розвитку всієї країни, які відповідають її нагальним потребам в удосконаленні експортної логістики та інфраструктури.

ПІДТРИМКА ЛОГІСТИКИ ЕКСПОРТУ ЗЕРНА В РАМКАХ ІНІЦІАТИВИ «AGRI-УКРАЇНА»

Проєкт Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) «Економічна підтримка України» (Проєкт USAID) є одним із ключових партнерів USAID, що реалізує Ініціативу стійкості сільського господарства України («AGRI-Україна»), бюджет якої складає 350 млн доларів США. Ця ініціатива була започаткована в 2022 році з метою зміцнення українського аграрного експорту та пом’якшення глобальної кризи продовольчої безпеки, що загострилася внаслідок війни. В рамках ініціативи «AGRI-Україна» Проєкт USAID співпрацює з державними та приватними підприємствами, щоб доповнювати та залучати інвестиції в транспортування та перевалку зерна, яких вкрай потребує Україна.

ПОКРАЩЕННЯ ІНФРАСТРУКТУРИ

Проєкт USAID також надає безпосередню підтримку Уряду України, зокрема Міністерству розвитку громад, територій та інфраструктури України, Державному агентству з відновлення та розвитку інфраструктури України, Державній митній службі та Укрзалізниці для модернізації 42 пунктів пропуску України. Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура потенційно зможе посилити експортний потенціал України, сприяючи зростанню торгівельних об’ємів та прискоренню її інтеграції в Європейський Союз.

Про позицію

Фахівець(чиня) із закупівель допомагатиме Проєкту USAID «Економічна підтримка України» тим, що розроблятиме і надаватиме оптимальні і надійні рішення для досягнення цільових показників щодо вартості, якості та цілей, як це визначено та узгоджено з нашими правилами закупівлями, ланцюгом поставок, а також партнерами та зацікавленими сторонами. Фахівець(чиня) із закупівель відіграє ключову роль у забезпеченні доброчесності, справедливості та відкритості в процесах закупівель, а також у дотриманні політик, процедур і засобів контролю. Одним із основних обов’язків цієї посади є нагляд та проведення закупівель товарів і послуг. Посада вимагає відповідного досвіду роботи у сфері великомасштабних закупівель складного обладнання та укладання контрактів, вирішення спорів, управління міжособистісними стосунками та спілкуванням, а також розслідування проблем постачальників. Фахівець(чиня) із закупівель відповідатиме за забезпечення надання повної резервної документації, пов’язаної із закупівлями, перед подачею до Фінансового віддлу Проєкту. Ця посада підпорядковується Менеджеру із закупівель. Місцем роботи є офіси у Києві, Львові або Одесі. 

Обов’язки:

• Проведення, моніторинг, відстеження та прискорення всіх проектних закупівель та статусу постачання товарів/послуг відповідно до призначення.
• Завершення національних/міжнародних закупівель від етапу запиту до етапу поставки/оплати.
• Співпрацювати із Програмним відділом щоб гарантувати, що будь-які вимоги щодо закупівель є добре задокументованими та економічно ефективними, затвердженими та наданими своєчасно. Впроваджувати процес щорічного планування для оптимізації повторюваних закупівель товарів для збільшення конкурентних тендерів процесів і внутрішніх процесів.
• Моніторити і відстежувати процеси закупівель і статус доставки товарів/послуг.
• Забезпечувати надання супровідної документації щодо закупівель Менеджеру із закупівель і Фінансовому відділу.
• Виконувати регулярні вибіркові перевірки файлів закупівель для забезпечення їх повноти, точності і відповідності.
• За необхідності брати участь у зовнішніх або внутрішніх аудитах.
• Забезпечувати доброчесність, справедливість, точність та відкритись процесів закупівель.
• Забезпечувати дотримання та впровадження політик та процедур DAI/USAID та FAR
• Впроваджувати використання системи операцій та закупівель DAI (TAMIS).
• Вносити електронні записи про закупівлі та файли на різні системні платформи DAI
• Опрацьовувати тендерні та комерційні пропозиції згідно з політикою DAI та затвердженими квартальними планами закупівель
• Контролювати, відстежувати та прискорювати всі заходи щодо закупівель, а також наглядати за станом доставки товарів/послуг
• Забезпечувати точність інформація про ціни, а також її відповідність закупівельній політиці
• Проводити аналіз ціни/вартості/доцільності
• Ознайомлюватись із заявною документацією, кошторисами, технічним завданням тощо.
• Допомагати персоналу, який не займається закупівлями, зрозуміти вимоги до подання точних і повних заявок, кошторису витрат, опису робіт або визначити інші технічні специфікації
• Визначати методи вибору джерел для комплексних закупівель для забезпечення відповідності
• Готувати дані оцінки вартості та документацію про вибір джерела.
• За допомогою досліджень ринку визначати та оцінювати потенційних постачальників (і продуктів/послуг)
• Забезпечувати створення та підтримку вигідних, етичних та відкритих відносин з постачальниками відповідно до політики закупівель
• Підтримувати файлову систему закупівель у системі DAI
• Допомагати вести актуальний список постачальників, отримуючи та організовуючи супровідну документацію
• Налагоджувати та підтримувати ефективний зв’язок між Програмним та Фінансовим відділами для надання документації, необхідної для здійснення платежів. 

Кваліфікація:

• Диплом бакалавра або спеціаліста з логістики, менеджменту або економіки.

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи у логістиці або закупівлях.

• Досвід закупівлі обладнання для перевалки сільськогосподарської продукції може бути перевагою.
• Глибоке знання процедур експорту зерна та насипних вантажів може бути перевагою.
• Глибоке знання ринку мультимодальних перевезень (вантажних перевезень, інтермодальних, залізничних вагонів, невеликих вантажних перевезень), включаючи постачальників, галузеву інформацію та ключові фактори витрат, може бути перевагою.
• Досвід проактивного залучення внутрішніх і зовнішніх партнерів для виявлення та визначення потенційних можливостей і проблем.
• Чудові навички спілкування та управління персоналом, а також здатність спілкуватися з людьми на всіх рівнях організації та з представниками різних культур.

• Високий рівень самоорганізації з хорошими технічними навичками, аналітичними здібностями, розумним судженням і сильним оперативним фокусом. Відмінні організаторські здібності з готовністю проявляти ініціативу та бути проактивним.
• Підтверджена чесність і здатність дотримуватись правил, поважати зобов’язання та відповідати духу цих зобов’язань, відстоювати те, що є правильним.
• Сильні навички тайм-менеджменту, здатність ефективно керувати часом і підтримувати контроль над усіма поточними проектними обов’язками, своєчасне виконання запитів.
• Здатність керувати кількома задачами та розставляти пріоритети та ефективно реагувати на найбільш делікатні запити чи скарги; досвід роботи з корпоративним бухгалтерським програмним забезпеченням та офісним пакетом Microsoft; знання внутрішнього контролю та процесів.
• Досвід роботи у проєктах USAID є бажаним.
• Вільне володіння англійською та українською мовами, як усно, так і письмово. 

Умови

Термін трудової угоди: 12 місяців з можливістю продовження

Місце роботи: Київ, Львів або Одеса

Дата початку роботи: серпень 2024 року

 Заробітна плата та умови праці відповідатимуть Умовам найму Проєкта USAID та Кодексу законів про працю України (КЗпП). 

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою на електронну адресу [email protected]. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

 Кінцевий термін подання резюме: 4 серпня 2024 року.