Procurement Officer / Спеціаліст (-ка) із закупівель

Організація «Глобал Ком’юнітіз» працює у сфері реагування на кризу в Україні, надаючи гуманітарну допомогу і допомогу у сфері відновлення та розвитку через заходи реагування в громадах. Заходи реагування організації «Глобал Ком’юнітіз» покликані рятувати життя, зменшувати страждання, забезпечувати нагальні потреби, водночас підтримуючи громади в їх власному реагуванні та допомагаючи їм у відновленні.  

Організація «Глобал Ком’юнітіз» присутня в Україні з 2016 року. Вона працює у сфері підтримки місцевого самоврядування та громадянського суспільства в межах комплексу проєктів у сфері сталого розвитку. З лютого 2022 року організація «Глобал Ком’юнітіз» розширила свою роботу над програмами, щоб надавати гуманітарну допомогу через заходи реагування територіальних громад на надзвичайні ситуації, розроблені з метою збереження життів, зменшення страждань і задоволення нагальних потреб з одночасною допомогою громадам у здійсненні власних заходів реагування й підготовці до відновлення.  

ОПИС ВАКАНСІЇ: 

Глобал Ком’юнітіз (ГК) шукає cпеціаліста із закупівель для участі в нашій гуманітарній діяльності в Україні. Спеціаліст із закупівель буде залучений до здійснення як адміністративних, так і операційних закупівель, допомагатиме у впровадженні систем відстеження та управління закупівлями, наглядатиме за ефективністю функції закупівель та їх відповідністю до внутрішніх політик і правил донорів, а також координуватиме процес та інтегрованість закупівель з іншими командами в рамках програми. Два спеціалісти із закупівель працюватимуть в Києві, та по одному  у Чернівцях і Чернігові. 

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

• Тісна співпрвця з технічними відділами ГК, задля забезпечення дотримання плану закупівель.
• Забезпечення дотримання блок-схеми закупівель і протоколів для ГК із чітким визначенням обов’язків.
• Перегляд і схвалення запитів партнерів на закупівлі відповідно до детального бюджету.
• Перегляд тендерної документації щодо субгрантів для прямих закупівель.
• Сприяння у підготовці регулярних звітів закупівель, точної та актуальної документації і вчасне їх подання старшому менеджеру із закупівель і операційному директору.
• Координація та завершення всіх процесів закупівель, включаючи документацію для тендерів, контрактів і замовлень на закупівлю, а також ведення підсумкових записок про закупівлі (PSM).
• Підготовка та перевірка всіх платежів відповідно до контрактної документації і поставок.
• Забезпечення відповідності закупівель до стандартних операційних процедур з фінансів і бухгалтерського обліку Глобал Ком’юнітіз і вимог донорів за необхідності. Збереження файлів належним чином.
• Допомога у підготовці планів закупівель та тендерів під керівництвом старшого менеджера із закупівель та в координації з керівниками програм і технічним персоналом. Організація оцінок у співпраці з комітетом із закупівель як на місцевому, так і на міжнародному рівнях.
• Регулярне дослідження ринку, оцінка відповідно до потреб закупівель та СОП.
• Тісна співпраця з технічними відділами, задля забезпечення своєчасної та ефективної закупівлі і транспортування предметів та обладнання, передбачених проектом.
• Надання регулярних звітів, що охоплюють усі аспекти закупівель, старшому менеджеру із закупівель.
• Регулярна перевірка потенційних постачальників та негайне інформуваня старшого менеджера із закупівель у разі сумнівів щодо шахрайства.
• Допомога в роботі з суб-грантами ГК щодо розробки внутрішніх стратегій і процедур управління грантами та закупівлями, задля проведення закупівель у відповідності до вимог USAID/BHA, USAID, ООН та інших програм, що фінансуються донорами, як частина загальної стратегії локалізації. Це включає поїздки на місця, практичне наставництво та розвиток потенціалу спільно з іншими командами та програмами ГК.
• Виконання будь-яких інших пов’язаних з цим обов’язків, які можуть бути обґрунтовано затребувані керівником.

 ЗНАННЯ, НАВИЧКИ ТА ЗДІБНОСТІ:

• Навички ведення переговорів та вирішення проблем.
• Комунікативні навички.
• Відмінне володіння програмою Excel та іншими програмами баз даних.
• Навички роботи з комп’ютером/текстами та стандартним офісним програмним забезпеченням.
• Гнучкість, готовність виконувати доручення та додаткові обов’язки, та працювати в ненормований робочий день у потенційно небезпечних умовах.
• Високі аналітичні та звітні навички.
• Командний гравець із відмінними навичками планування.
• Вміння вирішувати проблеми на місцях з постачальниками. 

НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

• Ступінь бакалавра, ступінь магістра у відповідній сфері буде перевагою.
• Мінімум 4 роки досвіду в сфері закупівель та управління ланцюгом поставок.
• Принаймні 1 рік досвіду роботи в USAID або інших програмах, що фінансуються донорами буде перевагою; додатковий досвід у приватному секторі може зараховуватися як робота з донорами.
• Попередній досвід роботи з Глобал Ком’юнітіз в Україні буде перевагою.
• Вільне володіння англійською та українською або російською мовами.

Просимо зацікавлених у позиції аплікантів надіслати CV та мотиваційний лист на пошту [email protected] до 20 вересня 2022 року з назвою позиції у темі листа.  

Організація «Глобал Ком’юнітіз» – роботодавець, що забезпечує рівні умови. Буде розглянуто всіх кваліфікованих кандидатів незалежно від віку, раси, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендеру, національного походження, інвалідності чи статусу ветерана. 

Організація «Глобал Ком’юнітіз» зобов’язується створити безпечне й шанобливе середовище для всіх працівників, представників, партнерів, учасників і всіх, з ким організація взаємодіє по всьому світу, а особливо дітей і дорослих у зоні ризику.