Project Officer (with MEL function) / Проєктний/а Фахівець/чиня (з функціями моніторингу, оцінки та навчання)

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) – це багаторічна, донорська програма, якою керує Міністерство закордонних справ, справ Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК) у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.  Це має сприяти розбудові більш соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України за рахунок посилення стійкості. ФПСУ надає фінансову підтримку українським і міжнародним партнерам-виконавцям і реалізує проєкти з урахуванням результатів досліджень і доказової бази.

Загальні положення

Проєктний спеціаліст допомагатиме в управлінні, координації та контролі за реалізацією проєктів, а також надаватиме технічну допомогу в розробці та реалізації проєктів, спрямованих на досягнення цілей програми. Крім того, проєктний спеціаліст відповідатиме за розробку планів моніторингу, оцінки та навчання (MEL) для грантоотримувачів, оновлення MEL-трекерів та підготовку щомісячних звітів і звітів про результати реалізації грантових проєктів.

Основні обов’язки

Проєктний спеціаліст відповідає за виконання наступних основних обов’язків:

• допомога в управлінні призначеним портфелем проєктів, координації результатів роботи відповідних консультантів і партнерів, а також забезпеченні успішної реалізації проєктів згідно з робочим планом та проєктними вимогами;
• допомога в організації та проведенні зустрічей, а також ведення протоколів для надання відповідним членам команди та зацікавленим сторонам;
• допомога іншим членам команди управління проєктом у визначенні потенційних термінових і стратегічних проєктів у тісній координації з зацікавленими сторонами з Уряду України (центральними, регіональними, місцевими органами влади), донорами, потенційними партнерами та громадянським суспільством щодо пріоритетних потреб;
• координація роботи з командою досліджень, моніторингу, оцінки та навчання (RMEL) ФПСУ з метою узгодження проєктів із MEL-планом і забезпечення врахування в проєктах доказової бази;
• допомога проєктним менеджерам в аналізі проблем і визначенні цілей і завдань проєктних заходів, а також очікуваних результатів; 
• за підтримки MEL-команди узгодження проєктних заходів з відповідною теорією змін і оформлення у вигляді меморандуму;
• допомога проєктним менеджерам в розробці концептуальної записки / MEL-плану грантоотримувача.
• керування процесом збору та координації всіх даних рівня короткострокових результатів та інструментів верифікації, забезпечення якості інструментів верифікації та регулярна актуалізація MEL-трекерів проєктів;
• керування процесом управління всіма даними рівня короткострокових результатів та інструментами верифікації;
• координація та підтримка проведення щоквартальних заходів із навчання на досвіді реалізації проєктів для грантоотримувачів або зацікавлених сторін проєктів;
• координація та участь у написанні відповідних розділів квартальних звітів, підготовка матеріалів для щотижневого дайджесту та інших звітів про реалізацію проєктів;
• аналіз звітів про результати реалізації заходів і результати реалізації грантових проєктів перед поданням на затвердження до фахівцям з MEL;
• допомога у написанні обсягів робіт для проєктів ФПСУ з чіткими результатами проєкту, в тому числі узгодження із загальною стратегією ФПСУ та теорією змін;
• комунікація з фондовими фахівцями з метою забезпечення фінансової життєздатності проєктів та можливості їхньої реалізації в необхідні терміни;
• забезпечення відповідності проєктів принципами гендерної рівності, соціальної інклюзії та чутливості до роботи в умовах конфлікту;
• за потреби участь у технічних семінарах, презентаціях і зустрічах зацікавлених сторін;
• допомога у підготовці технічних звітів клієнтів, в тому числі складанні резюме проєктів і матеріалів для щомісячних звітів;
• час від часу відрядження для спілкування з персоналом, партнерами та зацікавленими сторонами.

Необхідні навички та кваліфікація:

Для успішного виконання цієї роботи працівник повинен уміти належним чином виконувати кожен основний обов’язок. Наведені нижче кваліфікаційні вимоги дають уявлення про потрібні знання, навички та/або здібності, необхідні для виконання основних обов’язків.

• Ступінь бакалавра (або вище) у відповідній галузі
• Як мінімум три роки відповідного досвіду, бажано технічного консультування, планування програм тощо, у великомасштабних програмах, що фінансуються МЗС Великої Британії чи іншими донорами
• Бажано досвід у сфері MEL
• Актуальні знання про поточну політичну, економічну, соціальну та культурну динаміку в Україні
• Продемонстрована здатність працювати в команді, особисто та віддалено, а також підтримувати колег
• Економічна та політична обізнаність про існуючі мережі в центральних та регіональних органах влади України
• Розуміння динаміки війни в Україні
• Навички ефективного спілкування (усного та письмового)
• Вільне володіння українською та англійською мовами

Місце роботи:

Київ, робота в офісі.

Підпорядкування:

Проєктний спеціаліст підпорядковується проєктному менеджеру та координує свою роботу з іншими членами команди ФПСУ за потреби.

Інструкції з подання резюме

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 23 листопада 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Кімонікс – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаних із виконанням професійних обов’язків.

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

General Provisions

The Project Officer will provide support to project management, coordination and oversight, and technical input in the design and delivery of projects to achieve programme objectives. Also, the Project Officer will be responsible for developing MEL plans for the grantees, updating MEL trackers and contributing to monthly reports and grant completion reports.

Principal Duties and Obligations 

As Project Officer, the Employee is responsible for the following principal duties and obligations:

• Assist with the management of assigned project portfolio, coordinating inputs from relevant consultants and partners and ensuring successful delivery against workplan and project requirements
• Helps to organise and facilitate meetings, as well as taking notes to share with relevant team members and stakeholders.
• Assist other members of project management team with identification of potential fast track and strategic projects, consulting closely with Government of Ukraine stakeholders (central, regional, local), donors, potential partners and civil society on priority needs
• Coordinate with PFRU research and monitoring, evaluation and learning (RMEL) team to align projects with MEL plan and ensure projects are informed by evidence
• Support project managers with problem analysis, and defining aims and objectives of activities, as well as expected results. 
• With support from MEL team, ensure that activity design is aligned with relevant ToC and articulated in the memo. 
• Support project managers to draft activity concept note/grantee MEL Plan. 
• Lead collection and coordination of all output-level data and means of verification, quality assure MoVs and regularly update project MEL trackers. 
• Leading data management of all output-level data and means of verification. 
• Coordinate and support facilitation of quarterly learning sessions for grantees or activity stakeholders. 
• Coordinate and contribute to writing of relevant sections of monthly reports to feed into the quarterly report, contribute inputs to the weekly digest and other progress reports.
• Review activity completion reports and grant completion reports prior to sharing with MEL for approval.
• Assist with drafting of scopes of work for PFRU projects, with clear project deliverables, including alignment with overall PFRU strategy and Theory of Change
• Communicate with Fund Management Team to ensure projects are financially viable and can be delivered in the required timeframes
• Ensure projects incorporate gender equality and social inclusion principles and are conflict sensitive
• Contribute to technical workshops, presentations and stakeholder meetings, as required
• Provide assistance to client technical reporting, including drafting project summaries and monthly report inputs
• Travel on occasion to engage with staff, partners and stakeholders

Required Skills and Qualifications:

To perform this job successfully, the Employee must be able to perform each essential duty, obligation, and responsibility satisfactorily. The qualifications listed below are representative of the required knowledge, skills and/or abilities needed to perform the principal duties.

• Bachelor’s degree (or higher) in a related field
• At least three years of relevant experience, preferably technical advice, program planning, etc., in large-scale programs funded by FCDO or other donors
• Experience in MEL is preferrable
• Possession of current knowledge about the current political, economic, social and cultural dynamics in Ukraine
• Demonstrated ability to work in a team, in person and remotely, and support colleagues
• Economic and political awareness of existing networks in the central and regional authorities of Ukraine
• Understanding of the dynamics of the war in Ukraine
• Effective communication skills (oral and written)
• Fluency in Ukrainian and English

Location of Assignment:

This Kyiv-based in person position.

Supervision and Reporting:

The Project Officer will report to the Project Manager and coordinate with other members of the PFRU team as required.

Application Details 

Apply using the following link by November 23, 2023. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities.   Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

 https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, colour, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.