Секретар/ка Президента Фонду/Secretary of the President

Графік: full time (очно + дистанційно)

Локація: Київ

МБФ Карітас України шукає в команду Секретаря Президента – людину з активною життєвою позицією, високим рівнем організованості та бажанням  бути суспільно-корисною та служити іншим.

Ця посада  підзвітна Президенту Фонду та відповідатиме за якісну комунікацію Президента та команди вищого керівництва, всіх працівників Фонду та Партнерів. Ця позиція служитиме правою рукою Президента, керуючи графіком щоденних справ, синтезуючи інформацію та розставляючи пріоритети приділеного часу та уваги. Кандидат на цю позицію повинен мати здатність критично та структуровано мислити, добре ладнати з різними людьми та пропонувати рішення з високим рівнем професіоналізму та конфіденційності. Ця посада також забезпечуватиме планування та управління внутрішніми та зовнішніми зустрічами, зборами.

Обов’язки:

• Підготовка та систематизація інформації,  документів і матеріалів, необхідних для роботи Президента
• Координація та ведення робочого графіка Президента: підготовка порядку денного і матеріалів для зустрічей; організація та супровід зовнішніх і внутрішніх зустрічей, телефонних переговорів
• Підготовка інформації до інтерв`ю
• Управління повідомленнями: сортування вхідних повідомлень, комунікація з відповідним персоналом та сприяння відповіді чи діям (у разі потреби)
• Контроль вхідних повідомлень (складати своєчасну, точну та відповідну кореспонденцію), узгоджувати порядок денний з Президентом
• Координація підписання Президентом документів;
• Служити ключовим зв’язком для учасників зустрічей/нарад, включаючи планування, порядок денний, матеріали та адміністративну підтримку зустрічей (ведення письмових протоколів зустрічей)
• Координування комунікації, матеріалів та логістики зустрічей
• Підготовка та повний супровід ділових поїздок: бронювання квитків, готелю, трансферу, підготовка всіх необхідних документів до відрядження тощо
• Розробка та закупівля visibility
• Ведення ділового листування
• Підготовка перекладів
• Оперативне та якісне виконання поставлених завдань

Вимоги:

• Вища освіта
• Високий рівень володіння українською мовою (усно та письмово)
• Вільне володіння англійською мовою
• Відмінні комунікативні навички (усні та письмові), здатність будувати та підтримувати відносини з людьми на всіх рівнях
• Високий рівень організованості, ефективності, наполегливості та послідовності
• Вміння працювати в динаміці швидких змін,  зосереджено та спокійно виконувати одночасні завдання та виставляти пріоритети
• Повага до вимог конфіденційності (під час роботи з інформацією та документами)
• Сильні навички гнучкого мислення та оперативного управління процесами
• Можливість відряджень
• Можливість за потреби працювати допізна або у вихідні дні

Необхідні Професійні навички:

• Знання ділового етикету, правил ділового спілкування, ведення телефонних переговорів.
• Знання ПК (MS Office) та офісної оргтехніки.
• Знання Power Point та досвід створення інформативних презентацій
• Досвід структурування комунікативних процесів
• Досвід організації заходів
• Досвід ведення протоколів та ділового листування
• Досвід організації зустрічей та інших особливих заходів із відмінним тайм-менеджментом
• Досвід роботи в некомерційній організації або організації, що керується місією, буде перевагою
• Бажаний досвід роботи з правлінням та високопоставленими особами

Ми пропонуємо:

• офіційне працевлаштування
• конкурентний рівень заробітної плати
• потрібні ресурси для виконання поставлених завдань
• можливість професійного зросту
• можливість бути в команді великої мережі Благодійних організацій

Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу — з нами у вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!

Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.

Кандидат на цю посаду  перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.

З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://caritas.ua/sfg/

Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з  перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей.

Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу: [email protected]