09.01.2025

Senior Subcontract Manager / Фахівець/чиня по роботі із підрядниками

Vacancy_dfrfycsz2 — Senior Subcontract Manager / Фахівець/чиня по роботі із підрядниками

The USAID Harvest Activity enables supported male and female grain and oilseed farmers, including marginalized and underserved groups, to return production and income for target commodities to at least pre-war levels while improving production efficiency and profitability and position farmers to market their crops more successfully and profitably in the wartime context.

Position Description:

To contribute to achieving Harvest’s overall goals, the Senior Subcontracts Manager ensures rapid and effective implementation of subcontracts and procurement of goods and services through the SIF in full compliance with Chemonics policies and procedures and adherence to USAID rules, regulations, and standards.

Responsibilities:

Ensure that subcontractors comply with all regulatory requirements (e.g., ADS, CFR, and OMB) and requirements outlined in the Harvest’s subcontracting manual in a satisfactory and professional manner.
In cooperation with Harvest staff, will coordinate the Strategic Investment Fund-related financial, accounting, procurement, ad administrative and procedures for control of funds and expenditures, including appropriate financial reporting and authorizations for subcontractors.
Prepare subcontract solicitations (RFA, APS, RFPs, etc.), analyze and review subcontract applications and subcontract agreement documents.
Work closely with high-risk subcontractors during the budgeting and negotiating process to make sure the budget is reasonable and sufficient for the activity to be funded.
Chair and serve as a non-voting member of the selection committee meetings. S/he also reviews applications, evaluates the cost application for cost realism and cost effectiveness, finalizes subcontract documents, manages and monitors the subcontracts approvals.
Draft selection memos and sole-source justification and negotiation memos.
Ensure that suppliers and subcontractors are fully compliant with contract terms and conditions in terms of reports and/or invoices, as well as with USAID regulations and Chemonics’ policies and procedures.
Check deliveries and invoices against purchase order for type, quantity, and condition.
Prepare purchase requests and orders, supplier agreements, and contracts for procurements.
Drafting memos regarding service providers’ and vendors’ performance.
Ensure proper negotiation of the terms and conditions of subcontracts and review and analyze budget estimates for allocability, allowability, reasonableness, and consistency.
Perform pre-award determinations bidder management and technical capacities to responsibly administer subcontracts and advise on how to enhance recipient capabilities as necessary and appropriate.
In collaboration with the Harvest’s Operational Risk and Oversight Advisor and SIF Director, and the Finance and Administration Director, review how the subcontractors manage procurement, source, origin, inventory, care, maintenance, and disposition of subcontract purchased equipment, and assist in improving their processes as necessary.
Liaise with other Harvest staff and supervise subcontractors so they are provided with suitable advice and assistance on management, including finance and administration, as well as on all relevant technical components.
Ensure completion of required trainings as a condition to the subcontract agreement for higher risk subcontractors.
Ensure that all files are maintained in conformance with the Chemonics filing system and are up to date and audit-ready at all times.
Assist with conferences, workshops, trainings, and other capacity building exercises relating to subcontract awards and conducting procurement independently.
Work closely with the Collaboration, Learning and Adapting (CLA) and Monitoring Evaluation and Learning (MEL) teams to devise appropriate methods for evaluating the results Harvest delivers in relation to SIF subcontracts.
Ensure protocols are in place to promote environmental compliance monitoring throughout implementation of SIF activities.
Use Microsoft Teams as needed to carry out tasks and collaborate with other activity staff.
Participate as directed in collection and analysis of MEL data.
Prepare sections of reports, plans, success stories and similar documents as requested.
Participate in regular activity Collaboration, Learning and Adapting CLA discussions.
Comply with Chemonics’ standards of business conduct.
Perform other appropriate tasks as requested.

Qualifications

Higher education in a relevant field at least to the bachelor’s degree or equivalent experience.
Minimum five years of experience in design, administration, and management of USAID subcontracts required.
Knowledge of the USAID contract and procurement lifecycles, applicable rules and regulations required; knowledge of Chemonics policies and procedures related to subcontract management.
Strong leadership capabilities including organizational and problem-solving skills; supervisory experience.
Ability to work quickly and creatively without sacrificing compliance or quality to operationalize SIF activities.
Demonstrated excellent ability to effectively interact with local professionals, international donor organizations, civil society and private sector, host country government counterparts, and other implementing partners.
Native speaker of Ukrainian.
English sufficient for professional purposes and to understand written communications related to the work of the Activity such as emails.
Experienced user of MS Office 365 applications.
Demonstrated success working in a multinational, multilingual team under pressure and tight deadlines.

Supervision and Reporting

The Senior Subcontract Manager reports to and is supervised directly by the Strategic Investment Fund Director.

Location

This position is based in Kyiv, Ukraine.

Level of Effort

This assignment is full time and long-term employment. The assignment will begin upon receiving USAID approval.

Application deadline: January 24, 2025

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to [email protected]

Please submit your resume in English as they will be reviewed by international colleagues.

Програма USAID Harvest допомагає фермерам, які вирощують зернові та олійні культури, включаючи малозабезпечені групи, відновити виробництво та доходи за цільовими видами продукції щонайменше до довоєнного рівня. Водночас програма сприяє підвищенню ефективності виробництва та рентабельності, а також допомагає фермерам успішніше та вигідніше продавати свою продукцію в умовах воєнного часу.

Опис посади:

Для внеску у досягнення загальних цілей Harvest Старший менеджер підрядних договорів забезпечує швидку та ефективну реалізацію підрядних договорів та закупівель товарів та послуг через SIF у повній відповідності з політиками та процедурами Chemonics та дотриманням правил, положень та стандартів USAID.

Обов’язки:

Забезпечувати відповідність субпідрядників усім регуляторним вимогам (наприклад, ADS, CFR та OMB) та вимогам, викладеним у керівництві Harvest щодо субпідрядних договорів, у професійний спосіб.
У співпраці з персоналом Harvest координувати фінансові, облікові, закупівельні та адміністративні процедури, пов’язані зі Стратегічним інвестиційним фондом, для контролю коштів та витрат, включаючи відповідну фінансову звітність та повноваження для субпідрядників.
Готувати запити на пропозиції субпідрядних договорів (RFA, APS, RFP тощо), аналізувати та переглядати документи про заявки на субпідрядні договори та іншу супутню документацію щодо субпідрядних договорів..
Тісно співпрацювати з високоризиковими субпідрядниками під час процесу складання бюджету та переговорів, щоб переконатися, що бюджет є розумним та достатнім для фінансування діяльності.
Головувати та бути членом без права голосу на засіданнях комітету з відбору. Старший менеджер підрядних договорів також переглядає заявки, оцінює заявку на витрати щодо реалістичності та ефективності витрат, завершує документи про субпідрядні договори, керує та контролює затвердження субпідрядних договорів.
Складати меморандуми про відбір і меморандуми про обґрунтування та переговори щодо єдиного джерела.
Забезпечувати повну відповідність постачальників та субпідрядників умовам договорів щодо звітів та/або рахунків-фактур, а також щодо правил USAID та політик та процедур Chemonics.
Перевіряти поставки та рахунки-фактури відповідно до замовлення за типом, кількістю та станом.
Готувати запити та замовлення на закупівлі, угоди з постачальниками та контракти для закупівель.
Складати меморандуми щодо продуктивності постачальників послуг та продавців.
Забезпечувати належне узгодження умов субпідрядних договорів та перевіряти та аналізувати кошториси на відповідність, допустимість, обґрунтованість та узгодженість.
Проводити попередні визначення ефективності постачальників та технічних можливостей для відповідального адміністрування субпідрядних договорів та консультувати щодо необхідного та доцільного посилення можливостей отримувача.
У співпраці з радником з операційних ризиків та нагляду Harvest та директором SIF, а також директором фінансів та адміністрації, переглядати, як субпідрядники керують закупівлями, джерелами, походженням, запасами, доглядом, обслуговуванням та розпорядженням обладнання, придбаного за субпідрядним договором, та допомагати в покращенні їх процесів за необхідності.
Зв’язуватися з іншим персоналом Harvest та контролювати субпідрядників, щоб вони отримували відповідну консультацію та допомогу щодо управління, включаючи фінанси та адміністрацію, а також щодо всіх відповідних технічних компонентів.
Забезпечувати завершення необхідних тренінгів як умову до договору про субпідряд для субпідрядників з більш високим ризиком.
Забезпечувати, щоб усі файли зберігалися відповідно до системи зберігання документів Chemonics та були актуальними та готовими до аудиту в будь-який час.
Надавати допомогу в проведенні конференцій, семінарів, тренінгів та інших заходів з нарощування потенціалу, пов’язаних з наданням субпідрядних договорів та проведенням закупівель самостійно.
Тісно співпрацювати з командами Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA) та Моніторингу Оцінки та Навчання (MEL), щоб розробити відповідні методи оцінки результатів, які досягає Harvest у відношенні до субпідрядних договорів SIF.
Забезпечувати наявність протоколів для сприяння моніторингу відповідності екологічним нормам протягом реалізації діяльності SIF.
Використовувати Microsoft Teams за необхідністю для виконання завдань та співпраці з іншим персоналом проекту.
Участь у зборі та аналізі даних Моніторингу, Оцінки та Навчання MEL.
Готувати розділи звітів, планів, історій успіху та подібних документів за запитом.
Участь у регулярних обговореннях співпраці, навчання та адаптації CLA.
Дотримуватися стандартів ділової поведінки Chemonics.
Виконувати інші відповідні завдання за запитом.

Кваліфікації

Вища освіта в відповідній галузі мінімум на рівні бакалавра або еквівалентний досвід.
Мінімум п’ять років досвіду в розробці, адмініструванні та управлінні субпідрядними договорами USAID.
Знання циклу контрактів та закупівель USAID, застосовних правил та положень, знання політик та процедур Chemonics, пов’язаних з управлінням субпідрядними договорами.
Сильні лідерські здібності, включаючи організаційні та навички вирішення проблем; досвід керівництва.
Здатність працювати швидко та творчо, не жертвуючи відповідністю або якістю для операціоналізації діяльності SIF.
Продемонстрована здатність ефективно взаємодіяти з місцевими професіоналами, міжнародними донорськими організаціями, громадянським суспільством та приватним сектором, партнерами з урядом країни господаря та іншими партнерами з реалізації.
Носій української мови.
Англійська достатня для професійних цілей та для розуміння письмових комунікацій, пов’язаних з роботою діяльності, таких як електронні листи.
Досвідчений користувач додатків MS Office 365.
Продемонстрований успіх роботи в багатонаціональній, багатомовній команді під тиском та жорсткими термінами.