Старший(-а) спеціаліст(-ка) з питань фінансів та партнерства

Norwegian People’s Aid (NPA) – політично незалежна, недержавна, неприбуткова гуманітарна організація.

Міжнародна діяльність NPA впроваджується у більш ніж 30 країнах світу та охоплює три основні напрями: Протимінна діяльність та роззброєння, Розвиток і Гуманітарна допомога.

NPA розпочала свою діяльність в Україні в червні 2022 року, зосередивши зусилля на протимінній діяльності (гуманітарне розмінування) та протидії гендерно зумовленому насильству.

У своїй роботі NPA прагне покращувати умови життя людей та сприяти створенню демократичного, справедливого та безпечного суспільства.

Для підтримки нашої гуманітарної місії у країні ми у пошуку старшого спеціаліста з питань фінансів та партнерства.

Посадова інструкція

Посада: Старший спеціаліст з питань фінансів та партнерства
Програма/Країна:  Департамент розвитку та гуманітарного співробітництва/Україна
Остання редакція: Перша редакція
Безпосередній керівник: Керівник програми
Технічний керівник: Фінансовий менеджер

Обов’язкові умови роботи:

Основними обов’язками на цій посаді є допомога в забезпеченні належного фінансового управління проєктами Департаменту розвитку та гуманітарного співробітництва в Україні, розвиток потенціалу персоналу програми Департаменту розвитку та гуманітарного співробітництва з фінансових питань, допомога Фінансовому менеджеру у фінансовому обліку, звітності та дотриманні грантових зобов’язань.

Крім того, Старший спеціаліст з питань фінансів та партнерства відповідає за нарощування фінансового, управлінського, адміністративного потенціалу партнерів для оптимального використання виділених ресурсів. Крім того, ця посада надаватиме підтримку NPA та партнерам у підготовці бюджетів і пропозицій, оцінюватиме партнерів, забезпечуватиме фінансовий моніторинг, звітність, дотримання вимог та документування фінансових показників усіх партнерів для цілей аудиту. Крім того, ця посада забезпечує найкраще використання коштів шляхом забезпечення дотримання процедур внутрішнього контролю NPA.

Обов’язки:

Розвиток партнерства та управління ним

• Бере участь у визначенні організацій-партнерів, які мають потенціал та/або спроможність посилити роботу програми та вплив, а також підтримати розробку бюджетних пропозицій.
• Проводить оцінку потенціалу партнерів з метою визначення прогалин у спроможності та сфер підтримки, яка буде необхідна партнерам для ефективної реалізації програми.
• Забезпечує загальне та практичне навчання й наставницьку підтримку персоналу NPA та партнерів з питань базового фінансового менеджменту з метою усунення виявлених потреб та прогалин у потенціалі.
• Здійснює моніторинг та контроль за виконанням узгодженого робочого плану та бюджету з метою виявлення відхилень та пропонування/вжиття необхідних заходів для усунення цих відхилень.
• Здійснює моніторинг та надання технічної підтримки партнерам та NPA у забезпеченні дотримання власних політик NPA, а також вимог донорського фінансування та звітності.
• Проводить розслідування за дорученням з метою вирішення договірних питань, що виникають під час реалізації проєктів, та надання рекомендацій Директору філії, Керівнику програми та Фінансовому менеджеру.
• Забезпечує проактивну комунікацію з партнерами щодо договірної, фінансової та іншої звітності та інформує про всі проблеми лінійних керівників та розпорядників бюджетних коштів.
• Здійснює регулярні візити підтримки до партнерів для обговорення фінансових та операційних питань/прогресу та визначення шляхів, за допомогою яких NPA може надати необхідну підтримку.

Фінансовий менеджмент та бухгалтерський облік

• Надає підтримку Фінансовому менеджеру в забезпеченні того, щоб робота Програми Департаменту розвитку та гуманітарного співробітництва NPA відповідала політиці та процедурам NPA, Загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку (GAAP), правилам і положенням донорів та законодавчим вимогам.
• Забезпечує своєчасне подання всієї фінансової документації Департаменту розвитку та гуманітарного співробітництва до Фінансового відділу з метою підготовки книг обліку платежів та витрат, а також своєчасної підготовки щомісячного аналізу розбіжностей між бюджетом та фактичними показниками та фінансових звітів.
• Забезпечує належну підтримку всієї поданої фінансової документації Департаменту розвитку та гуманітарного співробітництва відповідно до Політики ведення документації NPA та Політики зберігання документів, місцевих законів та вимог документації донорів.
• Надає підтримку Фінансовому менеджеру та іншому фінансовому персоналу стосовно всіх платежів, переказів, бронювання витрат та здійснення нарахувань, пов’язаних з Департаментом розвитку та гуманітарного співробітництва.
• Перевіряє всі договори та угоди з Департаментом розвитку та гуманітарного співробітництва, які будуть укладені з постачальниками та партнерами, щоб забезпечити дотримання всіх вимог до шаблонів, змісту, термінів та умов NPA.
• Готує щомісячний, періодичний та річний прогноз грошових переказів Програми Департаменту розвитку та гуманітарного співробітництва та партнерів з метою сприяння прогнозуванню та управлінню загальними потребами офісу в грошових потоках, включаючи їх перевірку на повноту та відповідність політиці, процедурам та бюджетним асигнуванням.
• У співпраці з Фінансовим менеджером забезпечує ліквідацію рахунків/діяльності партнерів на основі поданих фінансових звітів та забезпечує оновлення консолідованих фінансових звітів для полегшення проведення остаточного аудиту.
• У співпраці з Фінансовим менеджером повідомляє про результати перевірки та забезпечує своєчасне виконання листів керівництва; перевірка має ґрунтуватися на рівні ризику та вибірковому аналізі або перевірці всієї документації.
• Надає допомогу Фінансовому відділу у звірці рахунків загального балансу (TBR), призначених на щомісячній основі, та забезпечує оперативне вирішення всіх відкритих позицій/транзакцій.
• Підтримує систему відстеження фінансових зобов’язань та невиконаних сум договорів партнерами та забезпечує їх сумлінне виконання у встановлені строки.
• Забезпечує постійне дотримання партнерами всіх фінансових політик і положень, що стосуються управління грошовими коштами, контролю за витратами, закупівель, бухгалтерської інформації, управління авансами для управління та контролю за коштами.

Фінансова звітність проєктів та партнерів

• Готує щомісячні звіти з фінансового та бюджетного моніторингу й аналізу для розпорядників бюджетних коштів з метою сприяння подальшим заходам, перегляду бюджету та прийняттю управлінських рішень.
• Надає допомогу Фінансовому менеджеру в підготовці якісних та своєчасних фінансових звітів проєкту та партнерів, які відповідають графіку та формату звітності донорів NPA.
• Організовує, сприяє та проводить регулярні наради з моніторингу бюджету, а також здійснює подальший огляд прогресу з метою вирішення ключових питань ефективності, викладених у звітах партнерів.
• Надає допомогу Фінансовому менеджеру в складанні звітів про закриття проєктів із зазначенням подальших дій по закритих проєктах та керує передачею результатів проєкту, таких як документи, файли, обладнання.
• Підтримує партнерів у проведенні зовнішнього аудиту та здійснює подальші заходи для забезпечення виконання рекомендацій аудиторів.

Складання бюджету проєкту та партнерів, управління бюджетом і планування

• Надає технічну інформацію та матеріали, а також підтримує розпорядників бюджетних коштів у розробці нових та існуючих пропозицій щодо фінансування, включаючи запити на внесення змін до бюджетів.
• Надає технічну підтримку та допомогу розпорядникам бюджетів і партнерам у підготовці бюджетів та планів проєктів, а також забезпечує дотримання вимог NPA та донорів.
• Переглядає всі плани партнерів та зміни до бюджету й забезпечує, щоб чіткі пункти подальших дій були задокументовані та доведені до відома для цілей відстеження та аудиту.
• Щоквартально переглядає бюджети всіх партнерів, щоб переконатися, що вони відповідають початковому бюджету й що витрати не виходять за рамки NPA та бюджетних інструкцій донорів.
• Надає підтримку партнерам в ухваленні рішень щодо розподілу та використання бюджетних коштів, а також інформує керівництво про будь-які зловживання, що виникають під час виконання програми.
• Надає методичні рекомендації існуючим та потенційним партнерам щодо використання відповідних шаблонів, складання загального бюджету та його подання в межах конкурсів проєктних пропозицій.

Нарощування потенціалу партнерів і персоналу

• Проводить та/або забезпечує проведення щорічної фінансової оцінки партнерів (PFAT) для всіх нових та існуючих партнерів.
• Надає підтримку в розробці плану дій з управління ризиками та надання пропозицій щодо коригувальних дій для усунення/зниження ризиків, виявлених під час процесу щорічної фінансової оцінки партнерів.
• У тісній співпраці з усіма департаментами/відділами розробляє, оновлює та проводить навчання з фінансового менеджменту/дотримання вимог для персоналу партнерів, виходячи з потреб та прогалин у потенціалі.
• Проводить фінансові та загальні моніторингові візити до партнерів, готує звіт про моніторинг та заходи й своєчасно надає їх партнерам за результатами кожного візиту. Звітує Керівнику програми та Фінансовому менеджеру про результати й можливі рекомендації.
• Очолює секцію фінансів та дотримання вимог під час зустрічей з відкриття, перегляду та закриття грантів, переконуючись, що партнери повністю обізнані з положеннями NPA та донорів, усіма вимогами до фінансової звітності щодо документації, шаблонів звітності та термінів її подання.

Відповідність вимогам і управління інформаційними системами

• Надає підтримку в проведенні призначених та спеціальних розслідувань виявлених або повідомлених ризиків або випадків шахрайства та корупції, а також готує початковий звіт про розслідування.
• Надає підтримку Фінансовому менеджеру в перевірці всіх операцій, процедур та процесів Департаменту розвитку та гуманітарного співробітництва NPA на предмет дотримання операційних вимог та повідомляє про всі виявлені порушення вимог.
• Сприяє розробці реєстру ризиків з фінансових та матеріально-технічних питань та переглядає його на постійній основі, розробляючи та вдосконалюючи відповідні механізми контролю для зменшення ризиків відповідно до політики та процедур донорів.
• Розуміє та має інформацію про зміни у місцевому правовому середовищі, а також забезпечує дотримання NPA місцевих законів щодо оподаткування, виплат персоналу та інших сфер фінансового управління. 
• Негайно інформує Фінансового менеджера, Керівника програми та Директора філії про будь-які відомі або підозрювані випадки шахрайства, корупції або будь-якого порушення Кодексу поведінки NPA або етичних норм.

Повноваження/рішення: (Типові рішення, які ухвалює працівник на цій посаді)

Особа, яка обіймає посаду, має право на власний розсуд ухвалювати рішення щодо технічного виконання робочих завдань.

Необхідна кваліфікація:
Освіта:

Ступінь бакалавра з торгівлі, бухгалтерського обліку або ділового адміністрування, отриманий у визнаному університеті. Наявність післядипломної освіти є додатковою перевагою.

Досвід роботи:

Досвід роботи від 4 років, бажано в міжнародних неурядових організаціях, з глибоким розумінням вимог Загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку та стандартів основних донорів.

Інші навички:

Відмінні навички фінансового менеджменту зі знанням комп’ютерних пакетів бухгалтерського обліку та добрим розумінням фінансового стану основних донорів, а також державних бюджетів і податкової політики.

Особисті якості:

• Цілеспрямованість з продемонстрованою здатністю працювати під мінімальним наглядом, формувати фінансові звіти та сумлінно дотримуватися встановлених термінів.
• Здатність працювати в команді, відмінні навички міжособистісного спілкування/комунікабельність, ведення документації, сприяння та здатність працювати під мінімальним наглядом. Комп’ютерна грамотність та вільне володіння англійською мовою є ОБОВ’ЯЗКОВИМИ.
• Здатність підтримувати особистий професійний розвиток і компетентність у фінансових питаннях.
• Здатність дотримуватися основних цінностей та кодексу поведінки NPA, а також Керівних принципів безпеки.

Готовність час від часу виконувати інші обов’язки на вимогу керівника.

Додаткові вимоги:

Старший спеціаліст з питань фінансів та партнерства повинен дотримуватися політики та особистого кодексу поведінки, встановлених Norwegian People’s Aid (NPA), а також представляти організацію лояльно та відповідально.

Усі обов’язки та звітність повинні виконуватися відповідно до стратегічних цілей NPA, викладених у Міжнародній стратегії, Положенні про делегування повноважень та інших відповідних процедурах і настановах у системі управління якістю, а також затверджених локальних настановах, положеннях і виданих службових записках

Просимо надсилати резюме на електронну адресу: [email protected]