Старший менеджер\ка підрядних договорів
Програма USAID Harvest допомагає фермерам, які вирощують зернові та олійні культури, включаючи малозабезпечені групи, відновити виробництво та доходи за цільовими видами продукції щонайменше до довоєнного рівня. Водночас програма сприяє підвищенню ефективності виробництва та рентабельності, а також допомагає фермерам успішніше та вигідніше продавати свою продукцію в умовах воєнного часу.
Опис посади:
Для внеску у досягнення загальних цілей Harvest Старший менеджер підрядних договорів забезпечує швидку та ефективну реалізацію підрядних договорів та закупівель товарів та послуг через SIF у повній відповідності з політиками та процедурами Chemonics та дотриманням правил, положень та стандартів USAID.
Обов’язки:
- Забезпечувати відповідність субпідрядників усім регуляторним вимогам (наприклад, ADS, CFR та OMB) та вимогам, викладеним у керівництві Harvest щодо субпідрядних договорів, у професійний спосіб.
- У співпраці з персоналом Harvest координувати фінансові, облікові, закупівельні та адміністративні процедури, пов’язані зі Стратегічним інвестиційним фондом, для контролю коштів та витрат, включаючи відповідну фінансову звітність та повноваження для субпідрядників.
- Готувати запити на пропозиції субпідрядних договорів (RFA, APS, RFP тощо), аналізувати та переглядати документи про заявки на субпідрядні договори та іншу супутню документацію щодо субпідрядних договорів..
- Тісно співпрацювати з високоризиковими субпідрядниками під час процесу складання бюджету та переговорів, щоб переконатися, що бюджет є розумним та достатнім для фінансування діяльності.
- Головувати та бути членом без права голосу на засіданнях комітету з відбору. Старший менеджер підрядних договорів також переглядає заявки, оцінює заявку на витрати щодо реалістичності та ефективності витрат, завершує документи про субпідрядні договори, керує та контролює затвердження субпідрядних договорів.
- Складати меморандуми про відбір і меморандуми про обґрунтування та переговори щодо єдиного джерела.
- Забезпечувати повну відповідність постачальників та субпідрядників умовам договорів щодо звітів та/або рахунків-фактур, а також щодо правил USAID та політик та процедур Chemonics.
- Перевіряти поставки та рахунки-фактури відповідно до замовлення за типом, кількістю та станом.
- Готувати запити та замовлення на закупівлі, угоди з постачальниками та контракти для закупівель.
- Складати меморандуми щодо продуктивності постачальників послуг та продавців.
- Забезпечувати належне узгодження умов субпідрядних договорів та перевіряти та аналізувати кошториси на відповідність, допустимість, обґрунтованість та узгодженість.
- Проводити попередні визначення ефективності постачальників та технічних можливостей для відповідального адміністрування субпідрядних договорів та консультувати щодо необхідного та доцільного посилення можливостей отримувача.
- У співпраці з радником з операційних ризиків та нагляду Harvest та директором SIF, а також директором фінансів та адміністрації, переглядати, як субпідрядники керують закупівлями, джерелами, походженням, запасами, доглядом, обслуговуванням та розпорядженням обладнання, придбаного за субпідрядним договором, та допомагати в покращенні їх процесів за необхідності.
- Зв’язуватися з іншим персоналом Harvest та контролювати субпідрядників, щоб вони отримували відповідну консультацію та допомогу щодо управління, включаючи фінанси та адміністрацію, а також щодо всіх відповідних технічних компонентів.
- Забезпечувати завершення необхідних тренінгів як умову до договору про субпідряд для субпідрядників з більш високим ризиком.
- Забезпечувати, щоб усі файли зберігалися відповідно до системи зберігання документів Chemonics та були актуальними та готовими до аудиту в будь-який час.
- Надавати допомогу в проведенні конференцій, семінарів, тренінгів та інших заходів з нарощування потенціалу, пов’язаних з наданням субпідрядних договорів та проведенням закупівель самостійно.
- Тісно співпрацювати з командами Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA) та Моніторингу Оцінки та Навчання (MEL), щоб розробити відповідні методи оцінки результатів, які досягає Harvest у відношенні до субпідрядних договорів SIF.
- Забезпечувати наявність протоколів для сприяння моніторингу відповідності екологічним нормам протягом реалізації діяльності SIF.
- Використовувати Microsoft Teams за необхідністю для виконання завдань та співпраці з іншим персоналом проекту.
- Участь у зборі та аналізі даних Моніторингу, Оцінки та Навчання MEL.
- Готувати розділи звітів, планів, історій успіху та подібних документів за запитом.
- Участь у регулярних обговореннях співпраці, навчання та адаптації CLA.
- Дотримуватися стандартів ділової поведінки Chemonics.
- Виконувати інші відповідні завдання за запитом.
Кваліфікації
- Вища освіта в відповідній галузі мінімум на рівні бакалавра або еквівалентний досвід.
- Мінімум п’ять років досвіду в розробці, адмініструванні та управлінні субпідрядними договорами USAID.
- Знання циклу контрактів та закупівель USAID, застосовних правил та положень, знання політик та процедур Chemonics, пов’язаних з управлінням субпідрядними договорами.
- Сильні лідерські здібності, включаючи організаційні та навички вирішення проблем; досвід керівництва.
- Здатність працювати швидко та творчо, не жертвуючи відповідністю або якістю для операціоналізації діяльності SIF.
- Продемонстрована здатність ефективно взаємодіяти з місцевими професіоналами, міжнародними донорськими організаціями, громадянським суспільством та приватним сектором, партнерами з урядом країни господаря та іншими партнерами з реалізації.
- Носій української мови.
- Англійська достатня для професійних цілей та для розуміння письмових комунікацій, пов’язаних з роботою діяльності, таких як електронні листи.
- Досвідчений користувач додатків MS Office 365.
- Продемонстрований успіх роботи в багатонаціональній, багатомовній команді під тиском та жорсткими термінами.
Керівництво та звітність
Старший менеджер підрядних договорів підпорядковується та знаходиться під безпосереднім керівництвом Директора Стратегічного інвестиційного фонду.
Місце роботи
Посада базується у Києві, Україна.
Зайнятість
Це завдання передбачає повну зайнятість та довгострокове працевлаштування. Початок роботи відбудеться після отримання схвалення USAID.
Якщо вас цікавить ця посада, будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист на адресу [email protected]
Просимо надсилати резюме англійською, оскільки його розглядатимуть міжнародні колеги.
