Старший/а асистент/ка з фінансів / Senior Finance Assistant

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної, та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Обов’язки старшого фінансового асистента включають:

• Супровід бухгалтерських і фінансових операцій за програмою ФПСУ в Україні та окремими проектами.
• Перевірка всіх запитів на оплату, сформованих програмою, із забезпеченням наявності всіх супроводжуючих документів і погоджень для транзакцій та їхнього належного збереження у системі документації. Відповідальність за належне ведення фінансових даних та фінансових файлів.
• Проактивне виявлення помилок та/або відсутності документів для забезпечення відповідності фінансової документації.
• Забезпечення утримання всіх необхідних податків із відповідних платежів відповідно до вимог країни.
• Здійснення коректних і своєчасних платежів постачальникам товарів і послуг у системі онлайн-банкінгу.
• Підготовка банківських платіжних доручень в CitiBank, доручень на конвертацію валюти, контроль залишків готівки в банку.
• Допомога бухгалтеру в аудиті витрат, банківських депозитів, проведенні платежів постачальникам, а також у забезпеченні належного управління та обліку коштів для грантів у натуральній і грошовій формі, інших активностей за програмою та програмних операцій, перевірка звітів про витрати та авансів на відрядження.
• Звірка і поповнення дрібної готівки за потреби.
• Допомога бухгалтеру в перевірці документації та розрахунків, наприклад, для звітів про витрати, рахунків-фактур, авансів на відрядження, готівкових авансів та комунікація з постачальниками за потреби.
• Співпраця з командою закупівель з метою забезпечення відповідності внутрішнім політикам фінансової документації в процесі закупівель.
• Співпраця з командою з управління коштами з метою забезпечення відповідності внутрішнім політикам фінансової документації в процесі управління коштами.
• Допомога у складанні та перевірці табелів обліку робочого часу з метою забезпечення своєчасного та точного нарахування заробітної плати.
• Допомога фінансовим, кадровим та адміністративним спеціалістам у забезпеченні надійного зберігання всієї фінансової документації у друкованому та відсканованому вигляді та її збереження в системі цифрових файлів проекту.
• Допомога у фінансовому моніторингу та аналізі фактичних витрат порівняно з зобов’язаннями чи прогнозованими виплатами за потреби.
• Ведення різних трекерів, таких як трекери відстеження платежів, відряджень, робочих днів, залишків щорічних відпусток тощо. Допомога у фінансовому відстеженні всіх договорів і угод за потреби.
• Відстеження витрати з ПДВ для всіх відповідних постачальників і забезпечення подання форм до податкових органів.
• Допомога у проведенні банківських звірок.
• Підготовка листів, кореспонденції, замовлень і інших форм відповідальних документів для підписання керівництвом.
• Інші завдання, призначені бухгалтером, директором з фінансів та персоналу, заступником керівника групи або іншим співробітником з аналогічною посадою.

 Кваліфікація:

• Бажано ступінь бакалавра в галузі бухгалтерського обліку, від двох до чотирьох років досвіду роботи у сфері фінансів для FCDO або інших проектів, що фінансуються донорами.
• Обов’язково досвід роботи в системі інтернет-банкінгу. Бажано знання системи CitiDirect.
• Дуже бажано досвід роботи з міжнародними донорами.
• Необхідна комп’ютерна грамотність в роботі з текстовими редакторами, електронними таблицями і підготовці графіків, таблиць, діаграм за допомогою Microsoft Office (в тому числі Word, Excel і PowerPoint)
• Відмінні усні та письмові комунікативні навички.
• Продемонстрована універсальність і чесність.
• Здатність професійно працювати з колегами, відвідувачами та громадськістю.
• Обов’язково вільне володіння українською та англійською мовами.

Підпорядкування

Старший фінансовий асистент підпорядковується бухгалтеру.

Зайнятість: Повний робочий день

Місце роботи:  Україна

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 20 червня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Summary: 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor[1] funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Senior Finance Assistant Responsibilities Include:

• Supports accounting and financial operations for the Ukraine PFRU programme and individual projects.
• Review all payment requests generated by the program, ensuring that all back-up documentation and approvals are available for transactions and saved properly in the files. Responsible for maintaining proper financial data and financial files.
• Proactively identify errors and/or missing documentation to ensure compliance of financial documentation.
• Ensures all necessary taxes are withheld from applicable payments based on country requirements.
• Carry out correct and timely payments to vendors and service providers in online bank system.
• Prepare bank payment orders in CitiBank, prepare currency conversion orders, monitor cash balances in bank.
• Assist the Accountant with auditing of expenses, bank deposits, issuing payments to vendors, as well as ensuring proper stewardship and accounting of funds for in-kind and cash grants, other program activities, and program operations, review of expense reports and travel advances.
• Conducts petty cash reconciliation and replenishment as applicable.
• Assists the Accountant with reviewing documentation and calculations such as for expense reports, invoices, travel advances, cash advances, and contact with vendors as needed.
• Works with the procurement team to ensure that internal policies are followed as it relates to financial documentation in the procurement process.
• Works with the fund team to ensure that internal policies are followed as it relates to financial documentation in the funds process.
• Assists in compiling and reviewing timesheets so that payroll is processed in a timely and accurate fashion.
• Assist the finance, HR, and administration team with ensuring all financial documentation is filed securely in both hard copy and scanned  and saved in project digital files.
• Assists with financial monitoring and analysis of actual costs versus obligated or forecasted disbursements as needed.
• Maintain different trackers such as payment tracker, travel tracker, productive days tracker, annual leave balances, etc. Assists with financial tracking of any contracts and agreements as needed.
• Tracks VAT expenditures for all applicable vendors  and ensure forms are submitted to Tax Authorities.
• Assists with bank reconciliation.
• Prepare letters, correspondence, requisitions, and other forms of documents of consequence to be signed by management.
• Performs other tasks as assigned by the Accountant, or Finance and HR Director, or Deputy Team Leader, or equivalent.

 Qualifications: 

• Bachelor’s degree in accounting field preferred, two to four years of experience in working in finance for a FCDO or other donor-funded projects preferred.
• Experience working in online banking system is required. Knowledge of CitiDirect system is preferred.
• Experience working with international donors strongly preferred.
• Computer literacy in word processing, spreadsheets and preparation of graphs, tables, charts with Microsoft Office (including Word, Excel, and PowerPoint) is necessary
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated versatility, and integrity.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, and the public.
• Fluency in Ukrainian, English is required.

Reporting

The Senior Finance Assistant will report to Accountant.

Duration of Assignment: Full time

Location of Assignment:  Ukraine

Application Details

Apply using the following link by June 20th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca