Старший/а фахівець/чиня з фінансів

The National Committee of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) announces a competition for the position of Senior  Finance Officer for French RedCross Mission

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most.

Do you feel like you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society:

• The opportunity to do good: Help those who need it and feel inspired by contributing to a better world.
• New knowledge and skills: Take interesting trainings, become a volunteer or employee, and gain valuable experience for your life.
• Friends and like-minded people: Join a team of caring people who are always ready to help.
• Pride in your actions: Join and feel proud to be a hero!

The Ukrainian Red Cross is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day.

 General mission:

Under the supervision of the Finance & Admin Coordinator, the incumbent is responsible for providing high level support to the French Red Cross (FRC) Delegation on financial management issues to ensure efficient and effective running of day-to-day financial activities and ensuring that the FRC operations have adequate financial follow-up, budgeting and financial monitoring support.

Essential Tasks:

Mission 1: Ensuring proper financial management and reporting

Activities/responsible for:

• Responsible for updating and maintaining the Accounting  database (excel ledgers) on a daily basis.
• Maintain accurate financial records and documentation.
• Receive URCS project related invoices, check for proper documentation, coding and accuracy and seek programme/project focal person’s approval, thereafter, ensure receiving timely cash requests from the URCS and process it.
• Support the expenditure authorization process by giving the required financial validation relating to the coding, the budget balance, and availability of funds and ensure non-occurrence of expenditure outside the budget limits.         
• Prepare financial reconciliation reports on a quarterly basis together with the URCS finance unit, adjust/reconcile or confirm balances.
• Prepare and analyse URCS financial statements and assist Admin/Fin Coordinator in donor reporting.
• Closely monitor and assist URCS in providing accurate and timely monthly, quarterly, and annual financial reports according to signed project cooperation and funding agreements (PCFAs).
• Ensure accurate and timely monthly, quarterly, and annual accounting closures.

Mission 2: Budget development and Oversight

Activities/responsible for:

• Support Fin/Admin Coordinator in developing project and delegation budgets in collaboration with program managers, finance counterparts of the URCS and the Delegation programme and logistics delegates.
• Prepare budgets in correct template or other required formats in collaboration with the budget holders, program and URCS teams.
• Monitor budgets and track expenditures against project allocations.                   
• Support Fin/Admin Coordinator to prepare Budget reviews in collaboration with URCS budget holders, the Delegation Program team and Logistics coordinator on a regular basis.                                   
• Monitor budget performance and provide variance analysis.

Mission 3: Compliance and audit support

Activities/responsible for:

• Ensure compliance with donor regulations, internal policies, and legal requirements.
• Support Fin/Admin Coordinator in preparing documentation and support external and internal audits.
• Maintain transparent records for accountability and reporting.
• Receive the National Society monthly financial reports; check the returns for proper coding, accuracy, documentation and compliance with French Red Cross Financial Management Procedures and contractual (PCFA) obligations.
• Check working advance journals for accuracy, coding and proper documentation, Assist Finance & Admin Coordinator in keeping track of income on all projects, maintain and review a record of all Pledge Management Notes and correspondence with donors.          
• Assist Finance & Admin Coordinator in preparing the transfer request to be executed.   

Mission 4: Cash and treasury management

Activities/responsible for:

• Manage cash flow and ensure sufficient funds for URCS and the Delegation operational needs.
• Oversee cash/bank transactions, reconciliations on a regular basis and address any discrepancy.
• Ensure fund requests are timely submitted to HQ to ensure the Delegation has sufficient funds.
• Implement effective internal controls to safeguard assets.

Mission 5: Support to programme and delegation teams

Activities/responsible for:

• Provide financial guidance to the URCS program and financial staff and FRC delegation.
• Assist URCS and delegation in financial planning for new projects or proposals.
• Train delegation and URCS staff on FRC financial policies and procedures.
• Cover tasks and responsibilities of Admin/Fin Coordinator in his/her absence from the duty station.

General activity: Perform any other work-related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager. This job description is flexible and may evolve based on organisational and operational needs and objectives

Requirements

Mandatory job requirements:

• Experience in financial management and accounting
• Experience in working with partners including reporting and verification
• Very good oral and written communication skills
• Proactive in proposing actions/decisions
• At ease and flexible in institutional relations
• Very good teamwork skills
• Experience in the humanitarian sector and/or in public institutions
• Problem solving skills
• Sense of responsibility, initiative
• Good knowledge of working in Windows, Mac, MS Offices, Google Suit and other social and on-line based platforms.

Preferred job requirements:

• Essential knowledge of the Red Cross Red Crescent Movement
• Working experience with URCS
• Good knowledge of SAGA or an accounting software package is an advantage

Languages

• Excellent level of English and Ukrainian required (spoken and written).
• French knowledge is an advantage

 The Ukrainian Red Cross Society offers:

• Interesting, diverse and multitasking work;
• Employment in accordance with the Labor Code;
• Timely payment of salary;
• A friendly and close-knit team of like-minded people;
• Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad;
• Unique experience in the largest public organization in Ukraine.

We aim to create a safe and inclusive environment at URCS that will provide all employees and volunteers, regardless of age, gender, ethnicity, religion, disability, or sexual orientation,  equal access to opportunities, protection of their dignity, and equal rights.

We are an employer with equal opportunities for all employees, including people with disabilities.

We do not discriminate in our recruitment and employment practices based on race, color, religion, gender, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, or age.

Sexual exploitation and abuse are prohibited in all forms. The organization implements a policy to prevent sexual harassment, sexual exploitation, and abuse, including in the workplace.

Location: Kyiv.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to [email protected].

Due to many requests, we contact candidates who fully meet the vacancy’s requirements.

______________________________

 Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду Старшого/-ої фахівця/-чині з фінансів

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує.

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України: 

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення  від зробленого внеску   
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті. 
• Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу. 
• Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви – герой! 

ТЧХУ – це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим.

Загальна місія:

Під керівництвом координатора з фінансів та адміністрації, спеціаліст забезпечує високий рівень підтримки Місії Французького Червоного Хреста (FRC) у питаннях фінансового менеджменту. Основне завдання – забезпечення ефективного управління щоденними фінансовими операціями, фінансового моніторингу, складання бюджету та контролю за фінансовими потоками в межах операцій FRC.

Основні завдання:

Завдання 1: Забезпечення належного фінансового управління та звітності

Обов’язки:

• Оновлення та ведення фінансової бази даних (Excel-реєстрів) на щоденній основі.
• Підтримка точного обліку фінансових операцій та документації.
• Перевірка рахунків URCS, правильності оформлення, кодування та відповідності вимогам.
• Узгодження витрат відповідно до бюджету та доступних коштів.
• Підготовка фінансових звітів та узгодження балансів разом із фінансовою командою URCS.
• Аналіз фінансової звітності URCS та підтримка координатора фінансів у підготовці звітності донорам.
• Контроль за своєчасністю фінансової звітності (щомісячної, квартальної, річної).

Завдання 2: Розробка бюджету та його моніторинг

Обов’язки:

• Допомога координатору фінансів у розробці бюджету для проєктів у співпраці з програмними менеджерами.
• Створення бюджетів відповідно до стандартних шаблонів та вимог.
• Відстеження витрат за проєктами та узгодження бюджетних лімітів.
• Підготовка огляду бюджету та аналіз відхилень у співпраці з URCS.

Завдання 3: Дотримання вимог та підтримка аудиту

Обов’язки:

• Забезпечення відповідності фінансової звітності до вимог донорів, внутрішніх політик та законодавчих норм.
• Підготовка документації для внутрішнього та зовнішнього аудиту.
• Перевірка щомісячної фінансової звітності URCS на відповідність вимогам та політикам FRC.
• Контроль правильності оформлення фінансових операцій, узгодження авансових платежів, ведення обліку доходів та листування з донорами.
• Підготовка запитів на фінансові перекази.

Завдання 4: Управління грошовими коштами та казначейством

Обов’язки:

• Контроль за грошовими потоками для забезпечення потреб URCS та делегації.
• Відстеження банківських та касових операцій, проведення звірок.
• Підготовка запитів на фінансування від штаб-квартири.
• Забезпечення належного внутрішнього контролю для захисту фінансових активів.

Завдання 5: Підтримка програмних та адміністративних команд

Обов’язки:

• Надання фінансових консультацій співробітникам URCS та делегації FRC.
• Допомога у фінансовому плануванні нових проєктів та заявок на фінансування.
• Проведення навчань для персоналу URCS щодо фінансових процедур FRC.
• Виконання обов’язків координатора фінансів у разі його відсутності.

Додаткові обов’язки:

• Виконання інших завдань, пов’язаних із роботою, за дорученням керівника.
• Гнучкість у виконанні посадових обов’язків відповідно до змін у структурі організації.

Вимоги до кандидата:

Обов’язкові вимоги:

• Досвід роботи у сфері фінансового управління та бухгалтерського обліку.
• Досвід роботи з партнерами, включно з підготовкою звітності та перевірками.
• Високий рівень усної та письмової комунікації.
• Проактивність у прийнятті рішень та ініціативність.
• Гнучкість у роботі з міжнародними організаціями.
• Вміння працювати в команді.
• Досвід роботи в гуманітарному секторі або державних установах.
• Навички вирішення проблем та висока відповідальність.
• Впевнений користувач Windows, Mac, MS Office, Google Suite, онлайн-платформ.

Бажані вимоги:

• Знання принципів діяльності Руху Червоного Хреста та Червоного Півмісяця.
• Досвід роботи з URCS.
• Навички роботи з бухгалтерськими програмами (знання SAGA буде перевагою).

Мовні вимоги:

• Вільне володіння англійською та українською (усно та письмово).
• Знання французької мови є додатковою перевагою.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу;
• Працевлаштування згідно КЗпП;
• Своєчасну виплату заробітної плати;
• Дружній і згуртований колектив однодумців;
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами;
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України.

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне  середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав.

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю.

Ми  не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.  

Робоче місце: м. Київ.

Випробувальний термін – 3 місяці.

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади за наступною адресою: [email protected]. 

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.