Старший/а консультант/ка з управління проектами в програму USAID DOBRE / Senior Project Management Consultant for USAID DOBRE Program

Global Communities is seeking qualified consultant for USAID-funded Decentralization Offering Better Results and Efficiency Program (DOBRE):

The USAID Program, “Decentralization Offering Better Results and Efficiency” (DOBRE), is a nine-year program, implemented by Global Communities and funded by the United States Agency for International Development. DOBRE has worked closely with 100 consolidated communities (CCs) in ten Oblasts of Ukraine to help them realize the benefits and meet the challenges brought by decentralization. DOBRE provides technical and material assistance to CCs to help them govern openly and accountably and meet the needs of their citizens; and supports citizens’ active engagement in decision-making and policy making. DOBRE’s support encompasses strategic planning; spatial planning; financial management; public service delivery; local economic development; capacity building; good governance practices; and gender- and youth-responsive policies.

In the period 2022 – 2025, DOBRE will be working directly with at least 60 CCs of Ukraine to help them cope with the consequences of the war, recover and rebuild, and resume their trajectory of positive, sustainable development. Partners with Global Communities in the DOBRE Program Consortium include the Ukrainian Crisis Media Center; the Foundation in Support of Local Democracy, and the Malopolska School of Public Administration at the Krakow University of Economics, Poland.

Since the beginning of Russia’s unprovoked and unjustified invasion of Ukraine DOBRE partner communities faced with additional challenges in sphere of municipal services related to the damage of destroying of municipal infrastructure, lack and interruption of energy supply, changing of the structure of population, lack of qualified personnel, etc.

DOBRE will support partner communities with recovery and/or improvement of municipal services including (but not limited) water supply, sewerage, solid waste management, public lighting, sport, culture, school and preschool education, health care, maintenance of roads and sidewalks, social care, public transport, etc. Each community selected one priority service for recovery or improvement based on the needs assessment conducted by DOBRE. Also, DOBRE intends to improve competencies of the existing and newcoming staff of the partner communities.

Програма USAID “Децентралізація приносить кращі результати та ефективність” (DOBRE) – це дев’ятирічна програма, що виконується Глобал Ком’юнітіз (Global Communities) та фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID). Програма DOBRE тісно співпрацює зі 100 територіальними громадами (ТГ) у десяти областях України, щоб допомогти їм реалізувати переваги та справитися із викликами, які приносить децентралізація. Програма DOBRE надає технічну та матеріальну підтримку ТГ задля допомоги їм здійснювати урядування відкрито та підзвітно; відповідати на потреби громадян; підтримувати активну залученість громадян до прийняття рішень та вироблення політик. Підтримка з боку Програми DOBRE враховує низку секторів: стратегічне планування; просторове планування; фінансове управління; надання муніципальних послуг; місцевий економічний розвиток; зміцнення спроможності органів місцевого самоврядування; практики доброго урядування; а також гендерно орієнтовані та молодіжні політики.

Упродовж 2022-2025 років Програма DOBRE співпрацюватиме напряму із щонайменше з 60 ТГ України, аби допомогти їм подолати наслідки війни, відновити та відбудувати, і продовжувати їхню траєкторію позитивного та сталого розвитку. Партнерами Глобал Ком’юнітіз у консорціумі виконавців Програми DOBRE є Український кризовий медіа-центр (УКМЦ), Фонд розвитку місцевої демократії (FSLD/FRDL), та Малопольська школа публічної адміністрації при Краківському університеті економіки (MSAP/UEK), Польща.

З початком неспровокованого та необґрунтованого вторгнення РФ в Україну громади-партнери DOBRE зіткнулися з додатковими проблемами у сфері муніципальних послуг, пов’язаними зі пошкодженням або руйнуванням муніципальної інфраструктури, відсутністю або перебоями енергопостачання, зміною структури населення, браком кваліфікованих кадрів, тощо.

DOBRE підтримуватиме партнерські громади у відновленні та/або покращенні муніципальних послуг, включаючи (але не обмежуючись) водопостачання та водовідведення, поводження з твердими побутовими відходами, вуличне освітлення, спорт, культуру, шкільну та дошкільну освіту, охорону здоров’я, утримання доріг і тротуарів, соціальна допомога, громадський транспорт тощо. Кожна громада визначила одну пріоритетну послугу для відновлення або покращення на основі оцінки потреб, проведеної DOBRE. Крім того, DOBRE має наміри підвищувати компетенції персоналу партнерських громад.

Responsibilities

Senior Project Management Consultant should develop a short-term learning program for the DOBRE Program partner communities, conduct trainings on the project management in the field of municipal services. 

Consultant will provide trainings for four groups of participants, up to 25 people in each group. Finally, communities` representatives should be able to develop and manage implementation plans for projects and/or municipal programs for improving of local self-government services.

Consultant will work closely with the DOBRE Local Government Service Delivery Team, Project Management Consultant (will be hired if required) and municipal authorities.

The range of activity embraces the following tasks.

Task 1. Develop a short training program on project management for representatives of local self-government and templates of the necessary documents:

• The structure of the training program should comply with the Requirements for the content and structure of advanced training programs for civil servants, heads of local state administrations, their first deputies and deputies, officials of local self-government and deputies of local councils, approved by the order of the National Agency of Ukraine on Civil Service Issues dated November 2 No. 107-22 of 2022.
• The program should be focused on local government services improvement.
• The learning program should include the following topics:
  - What project can be managed? Requirements for completing the project/program document that can be implemented.
  - Stakeholder management and communication at various stages of project implementation.
  - Management of the Project Implementation Group, organization of communications and coordination within the project team, which consists of representatives of various entities
  - Work volume management, work breakdown structure (WBS)
  - Plan and schedule of project implementation, coordination of the schedule of interdependent works
  - Management of parallel processes, early and late starts
  - Resource engagement plan
  - Procurement plan
  - Use of shared resources
  - Risk management
  - Closing the project
  - Evaluation of results and after-action review
  - Project management software
• Approximate duration of the training program – 60 hours (2 ECTS credits).
• The training session should consist of an introductory online event (presentation of the learning program), a preliminary assessment of the participants’ knowledge, an offline seminar with practical exercises (up to 14 hours), homework, online activities, and final control of learning results (up to two months for learning for one group of participants).
• Training should be provided on the example of specific projects and/or local government improvement programs implemented in the relevant communities, or drafts of relevant documents.

Duration of the program and list of topics can be corrected considering the current situation, changes in legislation, or additional needs of territorial communities. The consultant and representatives of the DOBRE Program can agree on changes to the learning program based on the results of training and feedback from participants. Such changes must be approved by the responsible representatives of the DOBRE Program.

Task 2. Conduct training sessions on project management in the sphere of municipal services for four groups of participants according to the confirmed learning program. Type of training session(s) will be confirmed during the preparation of the training program considering safety.

Task 3. Upgrade the learning program and related materials (presentations, templates, etc.) based on the findings, lessons learned and feedback from participants.

Завдання

Старший консультант(ка) з управління проектами має розробити короткострокову  навчальну програму з управління проектами та провести навчання з управління впровадженням програм та/або проектів у сфері послуг місцевого самоврядування.

Очікується, що консультант(ка) проведе навчання для чотирьох груп учасників, до 25 осіб у кожній групі. За результатами представники громад мають навчити розробляти та реалізовувати плани впровадження для проектів та/або місцевих цільових програм вдосконалення послуг місцевого самоврядування.

Консультант(ка) тісно співпрацюватиме із командою вдосконалення послуг місцевого самоврядування, консультантом з управління проектами (якого буде долучено у разі потреби) та  органами місцевого самоврядування.

Діяльність охоплює такі завдання.

Завдання 1. Розробити коротку навчальну програму з управління впровадженням проектів для представників органів місцевого самоврядування, а також шаблони необхідних документів:

• Структура навчальної програми має відповідати Вимогам до змісту і структури програм підвищення кваліфікації для державних службовців, голів місцевих державних адміністрацій, їх перших заступників та заступників, посадових осіб місцевого самоврядування та депутатів місцевих рад, затверджених наказом Національного агентства України з питань державної служби від 02 листопада 2022 року № 107-22.
• Програма має бути орієнтована на вдосконалення послуг місцевого самоврядування.
• Програма має висвітлювати такі теми:
  - Яким проектом можна управляти? Вимоги до наповнення проекту / програмного документу, який можливо впровадити.
  - Управління зацікавленими сторонами та комунікації на різних етапах реалізації проекту.
  - Управління Групою впровадження, організація комунікацій та координація всередині команди проекту, яка складається з представників різних установ та організацій
  - Управління обсягами роботи, структура розподілу робіт (WBS)
  - План і графік впровадження проекту, узгодження графіку взаємозалежних робіт
  - Управління паралельними процесами, ранній та пізній старт
  - План залучення ресурсів
  - План закупівель
  - Використання спільних ресурсів
  - Управління ризиками
  - Закриття проекту
  - Оцінювання результатів та огляд проведеної діяльності
  - Програмне забезпечення для управління проектами
• Орієнтовна тривалість навчальної програми – 60 годин (2 кредити ЄКТС).
• Навчальна сесія має складатися з вступного онлайн-заходу (представлення навчальної програми), попередньої оцінки знань учасників, офлайн-семінару із практичними вправами (до 14 годин), домашнього завдання, онлайн-заходів та підсумкового контролю результатів навчання (до двох місяців на підготовку одної групи).
• Навчання має проходити на прикладі конкретних проектів та/або програм вдосконалення послуг місцевого самоврядування, які впроваджуються у відповідних громадах, або проектів відповідних документів.

Тривалість програми та перелік тем можуть бути змінені з урахуванням поточної ситуації, змін у законодавстві або додаткових потреб територіальних громад. Консультант(ка) та представники Програми DOBRE можуть узгодити зміни до програми за результатами навчання та зворотного зв’язку від учасників. Такі зміни мають бути погоджені відповідальними представниками Програми DOBRE.

Завдання 2. Провести навчальні сесії управління проектами у сфері послуг місцевого самоврядування для чотирьох груп учасників відповідно до погодженої навчальної програми. Тип заходів буде погоджено під час розробки тренінгової програми з урахуванням безпекової ситуації.

Завдання 3. Скоригувати та уточнити навчальну програму та відповідні матеріали (презентації, шаблони документів тощо) з урахуванням досвіду її впровадження, отриманих уроків та відгуків від учасників.

Deliverables / Очікувані результати

1. Description of the learning program, presentations and other materials, tools, and templates / Опис навчальної програми, презентації та інші матеріали, інструменти та зразки документів.
2. Completed 4 training sessions for communities on project management in municipal services / Проведено чотири тренінга з управління програмами та проектами у сфері послуг місцевого самоврядування.
3. Corrected and improved description of the learning program, presentations and other materials, tools, and templates / Уточнений та покращений опис навчальної програми, презентації, методичні та інші матеріали, інструменти та зразки документів.

The selection process.

Education and Training

• A university degree in a relevant field (Marketing, Management, Project Management, Public Administration, and related fields), or a combination of experience (5 years) and education working in this sector is required.
• Valid PMP (PMI, IPMA, or similar) or CP3P Execution certification will be an advantage.

 Experience

• Experience in providing technical assistance and training in project management, and/or developing and providing learning programs on project management in municipal or similar services (solid waste management, water supply and sewerage, maintenance of roads and sidewalks, health care, public lighting, sport, culture, etc.), infrastructure development and similar spheres.
• At least 3 years of experience working with local self-government at the territorial community`s level or implementation of infrastructure development projects.
• Experience facilitating online and offline meetings and learning events.
• Experience in evaluation of knowledge of participants of learning events.
• Knowledge of English at the working level is desirable but not necessary.
• Past work with international donors funded programs preferred.

Technical skills

• Organization of learning events for adults, leaning-by-doing approach.
• Public speaking, moderation, and facilitation skills
• Deep knowledge of local self-government responsibilities and limitations.
• Familiarity with the existing practices of project management at community`s level.
• Understanding features of public procurements and finance.
• Knowledge of strategic planning and approaches to sustainable improvement of services
• Experience in online training using Zoom, MS Teams, Google docs and other online tools.
• Analytical and reporting skills.
• Team player with excellent planning skills.

Other Qualifications

• Ability to work well in unstable and frequently changing security environments.
• Ability to travel within Ukraine to Kyiv and oblast centers.

 Language skills

• Fluency in the Ukrainian language (written and spoken)

Будь ласка, надішліть на [email protected] із зазначенням Старший консультант/ка з управління проектами/Senior Project Management Consultant в темі до 18 год., 19 лютого 2024 року наступні документи:

1. Форма “Консультант_інфо форми“; 
2. Форма 4229 Senior_Project_Management_Consultant_SoW – надайте вартість ваших послуг у таблиці завдань з дедлайнами; 
3. Ваші CV та cover letter.

Будь ласка, надсилайте документи в pdf форматі, форму Annex необхідно підписати в зазначених полях.

З повагою,
Команда Global Communities