Supply Chain Assistant (Fixed Asset Management) / Молодший/а фахівець/чиня з публічних закупівель (управління основними засобами)

Опис вакансії

Представництво Данської Ради у справах біженців в Україні (далі ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

Наразі ДРБ шукає Молодшого фахівця з публічних закупівель (управління основними засобами) у Києві.

Загальні цілі посади:

Відповідати за загальне управління основними засобами в діяльності ДРБ Україна, забезпечує підтримку операцій у всій країні та загальну підтримку ланцюга постачання програми.

Основні обов’язки:

Ви відіграватимете вирішальну роль в управлінні основними засобами в межах діяльності у країні. До ваших обов’язків входитиме координація роботи з регіональними координаторами активів, забезпечення точного обліку активів та підтримка загального процесу управління ланцюгом постачання. Ви тісно співпрацюватимете з міжфункціональними командами, включно з тими, що займаються питаннями фінансів, операцій та матеріальних засобів, з метою оптимізації використання активів та раціоналізації операцій в ланцюзі постачання.

Ключові обов’язки:

• Закупівля основних засобів: Допомога в проведенні закупівель основних засобів, підготовка заявки на закупівлю (PR) в системі DRC Dynamics (система планування ресурсів підприємства, ПРП).
• Управління основними засобами: Контроль та ведення точного обліку запасів основних засобів, проведення періодичних перевірок та звірка невідповідностей. Працівник на посаді базуватиметься в головному офісі у Києві та відповідатиме за фізичний підрахунок, звірку і маркування всіх основних засобів, видачу «Форми видачі та повернення активів» зберігачу та оновлення онлайн-трекера основних даних про ОЗ і даних системи DRC Dynamics.
• Координація з регіональними офісами: Працівник також співпрацюватиме з координаторами регіональних офісів у Львові, Чернігові, Дніпрі та Миколаєві і стежитиме за тим, щоб регіональні офіси оновлювали онлайн-трекер основних даних про ОЗ; також він щомісяця інформуватиме координаторів регіональних офісів з питань ОЗ про будь-які оновлення.
• Система DRC Dynamics: Працівник на цій посаді є основною та єдиною відповідальною особою за записи та їх оновлення в системі DRC Dynamics, а саме: Щотижнева перевірка звітів бізнес-аналітики (BI) системи Dynamics та придбання всіх основних засобів, які не придбані в системі DRC Dynamics; введення ОЗ вручну, якщо це потрібно; оновлення дати фізичної інвентаризації (після кожного фізичного підрахунку); оновлення записів про ОЗ як «Промарковані» (після фізичного маркування); видача ОЗ співробітникам і проєктам; перенесення ОЗ за закритими проєктами до активних проєктів; призначення кожного ОЗ за активним проєктом; розбивка основного обсягу ОЗ та введення всіх обов’язкових даних; заповнення відсутніх обов’язкових даних за кожним ОЗ та внесення змін до існуючих даних у всіх необхідних випадках.
• Вибуття активів: Координація вибуття (відходи/втрата) відповідно до політики та процедур ДРБ.
• Документація та облік активів: Ведення та підтримання в актуальному стані повної документації для всіх основних засобів, включаючи замовлення на придбання, рахунки-фактури, гарантії та відомості про технічне обслуговування.
• Оптимізація ланцюга постачання: Визначення можливостей для оптимізації процесів ланцюга постачання, що стосуються основних засобів, наприклад, впровадження систем управління запасами або спрощення процедур відстеження активів.
• Звітність та аналіз: Створення звітів про основні засоби в системі DRC Dynamics для підтримки процесів прийняття рішень та визначення сфер, які потребують вдосконалення.
• Міжфункціональна співпраця: Співпраця з командами, які займаються питаннями фінансів, операцій та матеріальних засобів, з метою забезпечення узгодженості стратегій управління активами, діяльності з бюджетування та технічного обслуговування.
• Відповідність і нормативні положення: Підтримання актуальних знань про відповідні нормативні положення й вимоги щодо їх дотримання, які стосуються основних засобів; забезпечення дотримання політики ДРБ та донорів.
• Постійне вдосконалення: Проактивний пошук можливостей для підвищення ефективності ланцюга постачання; за потреби, допомога у закупівлі товарів та послуг.

Кандидати мають відповідати таким вимогам:

• Ступінь бакалавра в галузі управління ланцюгами поставок, логістики, бізнес-адміністрування або суміжній галузі (або еквівалентний досвід).
• Бажано попередній досвід управління ланцюгом постачання, закупівель або управління запасами з акцентом на основні засоби.
• Добре розвинені організаційні навички та увага до деталей, здатність до мультизадачності та ефективної розстановки пріоритетів.
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички для співпраці з внутрішніми зацікавленими сторонами та зовнішніми постачальниками.
• Досвідченість у використанні систем управління запасами або планування ресурсів підприємства (ПРП).
• Аналітичний склад мислення та здатність використовувати дані для формування розуміння і прийняття обґрунтованих рішень.
• Знання передових практик у сфері ланцюгів постачання, галузевих тенденцій та нормативних вимог.
• Вітається знання фінансових концепцій, пов’язаних з управлінням активами, як-от амортизація та аналіз витрат.
• Гарні навички вирішення проблем і здатність працювати як самостійно, так і в команді.
• Дотримання гуманітарних принципів, керівних положень донорів і ДРБ, а також законодавства задля забезпечення інтересів бенефіціарів.
• Своєчасне й точне оновлення трекерів та записів (впродовж максимум п’яти робочих днів).

Освіта:

• Ступінь бакалавра, бажано в логістиці або суміжній галузі.
• Бажано досвід роботи в НУО.

Мови:

• Українська — fluency level
• Російська — fluency level
• Англійська — upper intermediate

Усі ролі ДРБ вимагають від співробітників володіти основними компетенціями ДРБ:

• Прагнення до досконалості: зосередження уваги на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.

• Співпраця: залучення відповідних сторін та заохочення зворотного зв’язку.

• Ініціативність: спроможність брати на себе відповідальність та ініціативу, прагнення до інновацій.

• Спілкування: слухати і говорити ефективно і чесно.

Ми пропонуємо:

• Тривалість контракту: 3-х місячний випробувальний термін з можливістю продовження

• База: Київ

• Дата початку: якнайшвидше

• Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою) за посиланням https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=168385&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подачі заявок: 18 грудня 2023 р.