Закупівля послуг Фахівця/чині з управління знаннями для організацій громадянського суспільства

КОРОТКО ПРО БФ «ПРАВО НА ЗАХИСТ»:

Благодійна організація «Благодійний фонд «Право на захист» – українська благодійна організація, діяльність якої спрямована на захист і дотримання прав людини вразливих груп населення: біженців, вимушених переселенців, осіб без громадянства та осіб під ризиком без громадянства і без документів. Докладна інформація про діяльність БФ «Право на захист» на веб-сайті  http://r2p.org.ua.

Благодійна організація «БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД «ПРАВО НА ЗАХИСТ» (далі – Фонд) реалізовує проєкт «Розбудова спроможності та мережування місцевих організацій громадянського суспільства (далі – ОГС) у Запорізькій, Миколаївській та Херсонській областях», який здійснюється в рамках мультидонорського проєкту «Підвищення потенціалу спільнот на півдні та сході України через місцеві ініціативи (EMPOWER)», який фінансується Федеральним міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ) за співфінансуванням Генерального директорату з питань європейської цивільної оборони та гуманітарної допомоги та реалізується Deutsche Gesellschaft für Internationale (Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.

Проект має на меті посилити організаційну спроможність організацій громадського суспільства (далі – ОГС), які працюють в сфері екстреного реагування, з вразливими категоріями населення, ВПО через реалізацію менторського супроводу та нетворкінг за для сталої та ефективної роботи.

1. Потреби:

БФ «Право на Захист» запрошує вас до участі в тендері на закупівлю послуг фахівця з управління знаннями для організацій громадського суспільства (ОГС).

Вакантна вакансія: Фахівець з управління знаннями для ОГС (далі – Фахівець).

Формат надання послуг: онлайн.

Можлива участь в офлайн освітніх, презентаційних заходах проекту, моніторингових візитах до ОГС в наступних містах: Запоріжжя, Миколаїв, Херсон, Дніпро, Київ, Одеса. Максимальна кількість відряджень – 15. Допуск до візитів буде залежати від безпекової ситуації в країні та за погодження Відділу безпеки Фонду. 

Період надання послуг: жовтень 2024 р. – липень 2025 р.

Географія учасників проекту: Запорізька, Миколаївська, Херсонська та Дніпропетровська області.

Кількість надавачів послуг: в рамках даного тендеру буде відібрано 1 переможця.

Кількість ОГС для роботи: проект охоплює 30 ОГС в дві хвилі. Перша хвиля – 17 ОГС.

Орієнтовна залученість Фахівця: до 200 днів, де 1 день = 8 годин робочого часу.

Детальний перелік завдань вказаний у файлі «Технічне завдання»: Технічне завдання Knowledge management expert

Звітність: Фахівець подає табелі обліку робочого часу, описовий звіт за кожним із передбачених завдань, зразки розроблених матеріалів, які стали підставою для оплати за надані послуги, таблиці, реєстри та інші продукти. Всі матеріали, розроблені в рамках реалізації проекту, зберігаються на корпоративному диску.

Звіти та всі супровідні матеріали, виготовлені Фахівцем в рамках проєкту, передаються Фонду без обтяження щодо авторських прав.

Звіт подається щомісячно або по факту надання послуг.

Оплата здійснюється по факту виконаних робіт за фактично надані послуги на основі заповненого табеля робочого часу, звіту та виставленого рахунку. Всі розрахунки здійснюються виключно у національній валюті України (гривні) шляхом банківського переказу на поточний рахунок виконавця протягом 7 робочих днів з дати подання рахунку на оплату та затвердження табелю робочого часу та  звіту.

Податки, збори або платежі Уряду України, Уряду Федеративної Республіки Німеччина та/або Урядам будь-яких інших країн сплачуються Консультантом відповідно до отриманої суми.

Витрати на переміщення/ проживання компенсуються на підставі належним чином оформлених та погоджених менеджером проекту підтверджуючих документів. Добові – не оплачуються.

УВАГА! Замовник залишає за собою право змінювати об’єми послуг! Об’єм послуг визначається спільно з менеджером проєкту БФ «Право на захист» та фіксується  табелями робочого часу. Попередній очікуваний об’єм послуг викладено в п. 1 даного оголошення про тендер.

2. Інформація про тендер

Учасником тендеру є фізична особа – підприємець (далі – ФОП), який подає свою пропозицію на участь у тендері. Виконавцем у контексті цього тендеру є особа, яка безпосередньо буде здійснювати надання послуг відповідно до умов тендерної документації та укладеного договору.

Учасник може не бути зареєстрованим ФОП на момент подання заявки, але гарантує зареєструватися протягом 3 днів з дати оголошення переможцем тендеру.

Фонд має право прийняти або відхилити будь-яку пропозицію або анулювати тендер в будь-який час до заключення договору з постачальником і не несе за це відповідність.

Учасник у будь-який момент, але не пізніше, ніж за 2 (два) дні до кінцевого терміну подання тендерних пропозицій може звернутися до Фонду за роз’ясненнями або уточненнями стосовно предмету закупівлі, надіславши лист із запитом на електронну адресу: [email protected].

За детальною інформацією щодо технічного завдання звертайтеся до Олени Герус [email protected].

З питань підготовки та подання пропозиції звертатися до Анни Усової [email protected].

Учасник не має бути в санкційних списках України, ЄС, США, Канади, Японії, Великобританії.

Учасник не має перебувати в процесі припинення діяльності ФОП.

3. Вимоги до подання пропозицій

Конкурсна документація має бути надана у двох окремих електронних листах з відповідними заголовками із зазначенням номеру тендеру:

1 Лист «Технічна пропозиція, надана (ПІБ претендента) до тендеру Q3-T393-RFP NP на послуги Фахівця з управління знаннями для організацій громадянського суспільства.»

1. Технічна пропозиція (див. зразок – Додаток 1): Додаток 1. Технічна пропозиція
   • має бути розроблена відповідно до вимог Технічного завдання;
   • має бути написана українською мовою;
   • повинна містити контакти претендента (телефон, поштова адреса для листування, електронна адреса);
2. CV з детальним описом релевантного досвіду за останні 5 років. Будь-ласка розкажіть детально про кількість та напрямки тренінгів, менторських сесії, які ви супроводжували в якості організатора, яка кількість учасників взяла участь, яка географія учасників, з якими тематиками ви працювали, яку кількість подій вам доводилося організовувати одночасно, чи організовували/проводили ви он-лайн та оф-лайн події тощо; досвід підбору тренерів, менторів, консультантів для навчальних програм;
3. Рекомендаційні листи, листи подяки від ОГС, бізнесу чи органів влади, які стосуються завдань даного проєкту. Подавати в форматі pdf, word, excel, Power Point чи інших форматах, які доступні для загального перегляду.
4. Ксерокопії сертифікатів, дипломів, рекомендаційні листи, листи подяки від ОГС, бізнесу чи органів влади, які стосуються завдань даного проєкту та інші документи, що підтверджують кваліфікацію претендента.
5. Копії реєстраційних документів.

2 лист «Цінова пропозиція, надана (ПІБ претендента) до тендеру Q3-T393-RFP NP на послуги Фахівця з управління знаннями для організацій громадянського суспільства.

1. Цінова пропозиція (див. зразок – Додаток 2): Додаток 2. Комерційна пропозиція
   • має бути написана українською мовою;
   • має містити контакти претендента (телефон, поштова адреса для листування, електронна адреса);
   • має бути подана за встановленою формою з використанням української гривні в якості валюти. Цінова пропозиція має бути підписана та завірена печаткою (за наявності). Учасник самостійно визначає ціну на послуги, які він пропонує надати за Договором про закупівлю. Додаткові послуги та витрати, які не були погоджені та передбачені Договором, не оплачуються.

Пропозиції, оформлені неналежним чином, з неповним комплектом документів або відправлені пізніше вказаного терміну, не будуть допущені до розгляду.

Учасник тендеру має подати вищевказаний пакет документів ДВОМА ОКРЕМИМИ ЛИСТАМИ на електронну пошту [email protected] не пізніше 23:00, 23 вересня 2024 р.

Пропозиції, які надійдуть пізніше або на іншу адресу, не приймаються до розгляду.

4. Критерії оцінки пропозиції:

Оцінювання тендерних пропозицій буде складатися на 70% з оцінки технічних пропозицій та на 30% з оцінки цінових пропозицій. Детальний перелік критерій оцінки вказаний у файлі Технічне завдання (технічна пропозиція – максимум 70 балів, цінова пропозиція – максимум 30 балів).

5. Оцінка пропозиції:

Пропозиції будуть оцінюватися в 3 етапи:

• Коректність подання пропозицій: пропозиції, направлені не за вказаними в даному запиті процедурами, не розглядатимуться тендерною комісією.
• Оцінка технічної пропозиції (розгляд додатку 1): бали за Технічну пропозицію будуть розраховані відповідно до розподілу відсотків критеріїв оцінки. Поріг для прийняття пропозиції як технічно відповідної складатиме мінімум 40 балів. У Технічну пропозицію не слід включати інформацію про ціни. Невиконання цієї вимоги потягне за собою дискваліфікацію. Ваша технічна пропозиція повинна подаватися згідно з Формою технічної пропозиції (Додаток 1).
• Оцінка комерційної/фінансової пропозиції (розгляд додатку 2): Фінансова пропозиція буде оцінюватися згідно відсоткового розподілу: 30% від загальної оцінки. Фінансовий компонент буде проаналізовано лише для тих постачальників, які пройшли технічну оцінку. Максимальна кількість балів буде присвоєна найнижчій ціновій пропозиції, за результатами порівняння з іншими фірмами. Всім іншим ціновим пропозиціям буде присвоєно бали у зворотній пропорції до найнижчої ціни.

Наприклад: [загальний Ціновий компонент] х [найнижча сума у дол. США] / [інша сума у дол.США] = кількість балів за Ціновим компонентом постачальника. Ваша комерційна/фінансова пропозиція повинна подаватися згідно з Формою фінансової пропозиції (Додаток 2).

Тобто, технічна складова детальної пропозиції може отримати максимально 70 балів, фінансова – 30 балів.

Угода буде укладена з учасниками, які отримали найвищі загальні бали (в результаті оцінювання технічної+ фінансової пропозиції).

Розгляд та оцінка конкурсних заявок здійснюватиметься Комісією протягом 14 календарних днів після дати завершення збору пропозицій. Про результати конкурсу буде повідомлено окремо.

БФ «Право на захист» може на власний розгляд продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це запрошених учасників тендеру одночасно. Продовження терміну може супроводжувати внесення змін у документи про запрошення до участі у тендері, підготовлені БФ «Право на захист» за його власною ініціативою чи у відповідь на запит щодо роз’яснення, надісланий можливим постачальником.

Дякуємо за співпрацю!

BRIEFLY ABOUT CF “RIGHT TO PROTECTION”:

Charitable organization “Right to Protection” is a Ukrainian charitable organization whose activities are aimed at protecting and respecting the human rights of vulnerable groups of the population: refugees, forced migrants, stateless persons and persons at risk of statelessness and without documents. Detailed information on the activities of the CF “Right to Protection” on the website http://r2p.org.ua.

Charitable organization “Right to Protection” (hereinafter – the Foundation) implements the project “Building the capacity and networking of local civil society organizations (hereinafter – CSOs) in Zaporizhzhia, Mykolaiv and Kherson regions”, which is carried out within the framework of the multi-donor project “Increasing the potential of communities in the south and east of Ukraine through local initiatives (EMPOWER)”, which is financed by the German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ) with co-financing by the Directorate General for European Civil Defense and Humanitarian Aid and implemented by Deutsche Gesellschaft für Internationale (Zusammenarbeit (GIZ) GmbH).

The project aims to strengthen the organizational capacity of CSOs working in the field of emergency response, with vulnerable categories of the population, IDPs through the implementation of mentor support and networking for sustainable and effective work.

1. Needs:

CF “Right to Protection” invites you to participate in the tender for the procurement of the services of a specialist in knowledge management for civil society organizations (CSOs).
Vacant position: Knowledge management specialist for CSOs (hereinafter referred to as Specialist).

Format of service provision: online.

It is possible to participate in off-line educational, project presentation events, monitoring visits to CSOs in the following cities: Zaporizhzhia, Mykolaiv, Kherson, Dnipro, Kyiv, Odesa. The maximum number of business trips is 15. Admission to visits will depend on the security situation in the country and with the approval of the Fund’s Security Department.

Period of service provision: October 2024 – July 2025.

Geography of project participants: Zaporizhia, Mykolaiv, Kherson and Dnipropetrovsk regions.

Number of service providers: 1 winner will be selected as part of this tender.

Number of CSOs to work: the project covers 30 CSOs in two waves. The first wave – 17 CSOs.

Approximate involvement of the Specialist: up to 200 days, where 1 day = 8 hours of working time.

A detailed list of tasks is specified in the attached file 1. ToR. Технічне завдання Knowledge management expert

Reporting: The specialist submits timesheets, a descriptive report for each of the planned tasks, samples of developed materials that became the basis for payment for the services rendered, tables, registers and other products. All materials developed as part of project implementation are stored on the corporate disk.

The reports and all accompanying materials prepared by the Specialist within the framework of the project are provided to the Foundation without encumbrance of copyright.

The report is submitted monthly or upon the fact of providing services.

Payment is made upon the fact of completed work for actually provided services on the basis of a completed work timesheet, report and issued invoice.

All calculations are made exclusively in the national currency of Ukraine (hryvnias) by bank transfer to the performer’s current account within 7 working days from the date of submission of the invoice for payment and approval of the time sheet and report.

Taxes, fees or payments to the Government of Ukraine, the Government of the Federal Republic of Germany and/or the Governments of any other countries shall be paid by the Consultant in accordance with the amount received.

Travel/accommodation expenses are compensated on the basis of supporting documents duly executed and approved by the project manager. Per diems are not paid.

1. Information about the tender

A tender participant is an individual entrepreneur (hereinafter referred to as an entrepreneur) who submits an offer to participate in the tender. The executor in the context of this tender is the person who will directly provide services in accordance with the terms of the tender documentation and the concluded contract.

At the time of submitting the application, the participant may not be a registered individual entrepreneur, but guarantees registration within 3 days from the announcement of the winner of the competition.

The Foundation has the right to accept or reject any offer or cancel the tender at any time before the conclusion of the contract with the supplier and is not responsible for this.

At any time, but no later than 2 (two) days before the deadline for submission of tender proposals, the participant may contact the Fund for clarifications or clarifications regarding the subject of procurement by sending a letter with a request to the e-mail address: [email protected]

For details on the technical description, please contact Olena Herus [email protected]

Regarding the preparation and submission of the proposal, please contact Anna Usova [email protected]

The participant is not on the sanctions lists of Ukraine, EU, USA, Canada, Japan, Great Britain.

The participant must not be in the process of termination of activity.

WARNING! The customer reserves the right to change the scope of services! The scope of services is determined jointly with the project manager of the BF “Right to Defense” and fixed by timesheets. The preliminary expected volume of services is set out in clause 1 of this tender announcement.

3. Requirements for submitting proposals

Tender documents must be submitted in two separate e-mails with appropriate headings indicating the tender number:

1 Letter «Technical proposal submitted by (name of applicant) to tender Q3-T393-RFP NP for the services of a Knowledge Management Specialist for civil society organizations».

1. Technical proposal (see sample – Appendix 1): Додаток 1. Технічна пропозиція

- must be developed in accordance with the requirements of the Terms of Reference;
- must be written in Ukrainian;
- must contain the applicant’s contacts (phone number, postal address for correspondence, e-mail address);

2. CV with a detailed description of relevant experience over the past 5 years. Please tell in detail about the number and directions of trainings, mentoring sessions that you accompanied as an organizer, how many participants participated, what geography of participants, what topics you worked with, how many events you had to organize at the same time, whether you organized/conducted online and offline events, etc.; experience in selecting trainers, mentors, consultants for educational programs;
3. Letters of recommendation, letters of thanks from CSOs, businesses or authorities, which relate to the tasks of this project. Submit in pdf, word, excel, Power Point or other formats that are available for public viewing.
4. Photocopies of certificates, diplomas, letters of recommendation, letters of thanks from CSOs, businesses, or authorities related to the tasks of this project and other documents confirming the applicant’s qualifications.
5. Copies of registration documents.

   2 letter «Price proposal submitted by (name of applicant) to tender Q3-T393-RFP NP for the services of a Knowledge Management Specialist for civil society organizations».
   
   Price offer (see sample – Appendix 2): Додаток 2. Комерційна пропозиція
   - must be written in Ukrainian;
   - must contain the applicant’s contacts (phone number, postal address for correspondence, e-mail address);
   - must be submitted according to the established form using the Ukrainian hryvnia as currency. The price offer must be signed and certified with a seal (if available). The Participant independently determines the price for the services that he proposes to provide under the Purchase Agreement. Additional services and expenses that were not agreed upon and not provided for in the Agreement are not paid.

   Proposals that are improperly prepared, with an incomplete set of documents or sent after the specified deadline will not be considered.

The tenderer must submit the above package of documents in TWO SEPARATE LETTERS to [email protected] no later than 23:00 p.m. on September 23, 2024.
Proposals received later will not be considered.

4. Proposal evaluation criteria

Evaluation of tender proposals will consist of 70% evaluation of technical proposals and 30% evaluation of price proposals. A detailed list of evaluation criteria is specified in the Technical Task file (technical proposal – maximum 70 points).

5. Evaluation of the offer:

Proposals will be evaluated in 3 stages:

1) Correctness of submission of proposals: proposals sent not according to the procedures specified in this request will not be considered by the tender commission.

2)Evaluation of the Technical Proposal (Review of Annex 1): Points for the Technical Proposal will be calculated according to the percentage distribution of the evaluation criteria. The threshold for accepting a proposal as technically appropriate will be at least 40 points. Pricing information should not be included in the Technical Proposal. Failure to meet this requirement will result in disqualification. Your technical proposal must be submitted according to the Technical Proposal Form (Appendix 1).

3)Evaluation of the commercial/financial proposal (review of annex 2): The financial proposal will be evaluated according to the percentage distribution: 30% of the total evaluation. The financial component will be analyzed only for those suppliers who have passed the technical evaluation. The maximum number of points will be assigned to the lowest price offer, based on the results of comparison with other firms. All other price proposals will be assigned points in inverse proportion to the lowest price; for example, [total Price component] x [lowest dollar amount. USA] \ [other amount in US dollars] = the number of points for the supplier’s Price component. Your commercial\financial offer must be submitted according to the Financial Offer Form (Appendix 2).

That is, the technical component of a detailed proposal can receive a maximum of 70 points, the financial component – 30 points.

The agreement will be concluded with the participants who received the highest total points (as a result of the evaluation of the technical + financial proposal).

Consideration and evaluation of competitive applications will be carried out by the Committee within 14 calendar days after the date of completion of the collection of proposals. The results of the competition will be announced separately.

CF “Right to Protection” may, at its own discretion, extend the deadline for submission of tender proposals, notifying the invited tender participants at the same time. The extension of the deadline may be accompanied by amendments to the documents on the invitation to participate in the tender, prepared by BF “Right to Defense” on its own initiative or in response to a request for clarification sent by a possible supplier.

Thank you for your cooperation!