Вакансія на посаду офіс/івент менеджера/ки в Представництві Фонду ім.Гайнріха Бьолля

Представництво Фонду імені Гайнріха Бьолля в Києві шукає для роботи з 01.01.2017 року офіс/івент менеджера/ку.

Місцем роботи буде місто Київ (Україна). Тривалість робочого тижня – 40 годин. Оплата відповідає практикам міжнародних організацій, умови праці – відповідні до трудового законодавства України, (наявний соцпакет).

У виборі кандидатів/ток Представництво Фонду керується принципами гендерної рівності та принципі недискримінації. У разі необхідності Представництво Фонду може допомогти з оформленням відповідних дозволів на роботу в Україні.

ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

· адміністративно-господарська діяльність із забезпечення потреб офісу Регіонального представництва фонду в Києві та з організації та проведення заходів представництва (статутної діяльності)

· забезпечення офісу канцтоварами, видатковими матеріалами й іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи офісу. Ведення обліку наявних залишків канцтоварів і витратних матеріалів в офісі

· підготовка документів, матеріалів, інформації, необхідних для початку роботи офісу й поточного рішення задач, поставлених перед персоналом офісу (зокрема, організація щотижневих планерок)

· забезпечення всіх господарських потреб офісу представництва та програмної діяльності фонду в Україні, контакти з провайдерами послуг, укладання всіх необхідних угод

· секретарські функції, зокрема прийняття відвідувачів офісу, відповідь та переадресація вхідних дзвінків

· ведення календаря представництва з зазначенням усіх важливих подій

· адміністративна підтримка роботи керівника/ці представництва

· організаційно-адміністративна підтримка роботи програмних координаторів/ок Представництва щодо організації та проведення програмних заходів фонду: замовлення квитків, бронювання готелів, оренда залів та обладнання для перекладу, знаходження перекладачів, розсилка запрошень, замовлення кейтерінгу, укладання договорів із референт/ками тощо.

· організаційна й адміністративна підтримка під час проведення програмних заходів фонду та в період приготування звітів

· актуалізація списку розсилок офісу та розсилка запрошень й іншої інформації партнер/кам Фонду та іншим

ВІД КАНДИДАТІВ/ОК ОЧІКУЮТЬ:

дуже добрі письмові та усні знання української та російської мов (на рівні носіїв мови)
дуже добрі письмові та усні знання англійської або німецької мови
навички ведення ділової кореспонденції
дуже добрі комунікативні здібності та навички
професйний досвід в якості офіс- та івент-менджера/ки в неурядовій, громадській організації, представництві зарубіжної комерційної організації, або інша аналогічна діяльність не менше ніж 1 рік
досвід роботи в західній неурядовій організації, як і досвід перебування за кордоном є дуже бажаними
добрі попередні знання й практичний досвід у галузі проектного менеджменту та менеджменту заходів, а також фінансів є необхідними
добрі знання суспільно-політичної ситуації в Україні, а також політична чутливість
знайомство з ліво-ліберальною ідеологією Фонду, знання про стратегії та цілі Фонду та «зеленої політики» є бажаними
вміння працювати за умов стресу, здатність працювати в команді, висока соціальна та міжкультурна компетенція, вміння працювати самостійно й відповідально
добрі знання комп’ютерної техніки та програмного забезбечення (MS Office, електронна пошта, навички пошуку в Інтернеті, скайп)

ПРОПОНУЮТЬ:

гідну та своєчасну оплату праці
довготривале працевлаштування
медичне страхування для співробітників/ць представництва за рахунок роботодавця
регулярні тренінги з підвищення кваліфікації співробітників/ць (зокрема і в Німеччині)
робота в молодій та високо мотивованій команді однодумців
трудовий договір у відповідності до усіх вимог українського трудового законодавства, регулярна виплата заробітної плати із сплатою усіх податків та зборів, відпустка, лікарняні та відрядження, що оплачуються
робота в сучасному офісі в самому центрі Києва в міжнародній неурядовій, неприбутковій організації з 28 представництвами на 4 континентах
участь в європейському «зеленому» русі та внесок в процес демократизації в Україні та Східній Європі

Якщо Вас зацікавила ця вакансія, надсилайте Ваші документи (резюме в табличній формі, мотиваційний лист, а також контактні дані осіб, які могли б Вас відрекомендувати) до 30 листопада 2016 року в електронній формі на адресу [email protected]. З усіх питань звертатися за тел.: (044) 394 52 42, контактна особа – керівник Представництва Cєргєй Сумлєнний.