Заступник_ця керівника групи – Операційна діяльність та фінанси/ Deputy Team Leader – Operations & Finance

Загальна інформація:  

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) – це багаторічна, донорська програма, якою керує Міністерство закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК).

 Метою ФПСУ є забезпечення українській державі кращих умов для керування процесом інклюзивного відновлення та відродження України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.  Це має сприяти розбудові більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, незалежної, демократичної, суверенної та процвітаючої України. ФПСУ надає фінансову підтримку українським і міжнародним партнерам-виконавцям і реалізує проєкти на основі результатів досліджень і доказової бази. 

  Обов’язки:   

• Контроль за всіма операційними питаннями програми, в тому числі адміністративними, логістичними, фінансовими, кадровими, безпековими, а також питаннями управління майном та активами
• Забезпечення реалізації програми ФПСУ відповідно до правил МЗС СК, політик і процедур Кімонікс, а також українського законодавства
• Забезпечення прийняття найбільш обґрунтованих, справедливих, оперативних і доцільних закупівельних рішень згідно з політикою Кімонікс та правилами МЗС СК
• Надання інформації щодо операційної діяльності ФПСУ перед МЗС СК і фінансовим партнерам як клієнтам, у тому числі узгодження з клієнтами
• Контроль за роботою фінансового, адміністративного, кадрового та безпекового відділів, а також активна участь у вирішенні повсякденних офісних завдань і питань, пов’язаних із роботою на об’єктах, за всіма напрямами операційної діяльності/логістики (в тому числі стосовно активів проєкту, таких як офісні приміщення, обладнання, транспортні засоби), а також контроль за адміністративними закупівлями, бюджетуванням і фінансовим обліком
• Контроль за щоденними фінансовими операціями програми, в тому числі управління грошовими потоками, облік робочого часу, звітування перед МЗС СК та групою управління проєктом (ГУП) щодо фінансових аспектів роботи програми, а також щоденний моніторинг зобов’язань і витрат за погодженням з групою реалізації проєктів і заступником керівника групи з питань реалізації проєктів.
• У координації з ГУП контроль за набором, адаптацією та управлінням міжнародними та національними довгостроковими та короткостроковими співробітниками чи консультантами програми міжнародної технічної допомоги (МТД) з метою підтримки проєктів, що реалізуються в рамках Фонду. Відстежування обсягів використання ключових кадрових ресурсів МТД для врахування при прийнятті рішень і визначенні пріоритетів керівництвом. Забезпечення дотримання при наборі та управлінні персоналом політик і процедур ФПСУ та Кімонікс.
• Забезпечення постійної ліквідності програми відповідно до лімітів, встановлених головним офісом; вирішення всіх кадрових питань; контроль за проведенням повсякденних операційних транзакцій за програмою; дослідження та визначення нових шляхів забезпеченні ефективності реалізації програми та проєктів
• Керування процесом відслідковування та прогнозування основного бюджету у координації з ГУП
• Забезпечення відповідності вимогам, повноти та дотримання процедур ведення файлів і документації з кадрових питань, адміністративних закупівель, фінансів, безпеки, ІТ та матеріально-технічного забезпечення у відповідній структурі/системі ведення документації
• Сприяння взаємодії з зацікавленими сторонами щодо адміністративних і операційних питань
• Контроль за організацією ділових поїздок і проживання всіх співробітників ФПСУ, в тому числі міжнародних співробітників, які працюють в Україні, а також поїздок по Україні
• Виконувати функції координатора з ГУП у Лондоні щодо операційних (ділові поїздки та безпека) та фінансових питань проєкту, а також з іншими проєктами Кімонікс в Україні та українським безпековим підрозділом
• Координація роботи з лондонським і вашингтонським офісами Кімонікс із питань комплаєнсу та етики
• Виконання функції контактної особи програми з безпекових питань та керування безпековими питаннями в координації з українським безпековим підрозділом
• Участь у якості члена вищого керівництва в роботі над загальною стратегією програми, в тому числі підходом до утримання персоналу та забезпечення його добробуту
• Керування всіма оперативними наради та сприяння формуванню культури довіри та згуртованості в колективі
• Розробка політик і процедур, необхідних для сприяння управлінню проєктним офісом усіма питаннями, пов’язаними з логістикою ділових поїздок і підбором персоналу. Контроль за дотримання цих політик і процедур.
• Інші обов’язки на запит

  Кваліфікація: 

Заступник керівника групи з операційних і фінансових питань повинен відповідати наступним вимогам до кваліфікації та досвіду:   

• Мінімум шість років досвіду роботи в донорських проєктах на аналогічній посаді та з підтвердженим управлінським досвідом.
• Обов’язково досвід роботи в країнах, що розвиваються, бажано в складних, динамічних і складних польових проєктах.
• Досвід фінансового менеджменту та контролю за бюджетними, фінансовими та закупівельними питаннями.
• Підтверджена здатність керування географічно розрізненими командами особисто та дистанційно.
• Досвід роботи з донором, підрядником/партнером-виконавцем або міжнародною неурядовою організацією
• Обов’язково досвід управління роботою офісу.
• Бажано знання політик і процедур Кімонікс (або іншого виконавця), МЗС СК (або іншого донора) стосовно процесів і систем управління персоналом, фінансового менеджменту, фінансової звітності, операційних закупівель та управління грантами.
• Дуже бажано, але не обов’язково підтверджений досвід і знання у сфері створення систем і контролю за запуском програм в умовах обмеженого часу, а також закриття програм.
• Підтверджений досвід керівництва реалізацією донорськими проєктами у складних умовах або політично чутливих контекстах перехідного чи стабілізаційного періоду, перевагою буде досвід роботи в Україні.
• Підтверджені лідерські якості, різноплановість і доброчесність
• Вільне володіння письмовою та усною англійською мовою. Знання української мови є перевагою.

Місце роботи: Київ, Україна

Терміни: Повна зайнятість

Інструкції щодо подання резюме:
Подавайтеся за допомогою цього посилання до  23 листопада 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Кімонікс – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаних із виконанням професійних обов’язків.

Summary:  

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.   

  The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence. 

  Responsibilities:   

• Oversee all programme operations including administration, logistics, finance, human resources, security, and property and asset management
• Ensure that PFRU is implemented in accordance with FCDO regulations, Chemonics policies and procedures, and Ukrainian law
• Ensure that the most reasonable, fair, expeditious, and appropriate procurement choices are made pursuant to Chemonics policies and FCDO regulations
• Represent PFRU operations to the client FCDO and finance partners, including securing client approvals
• Supervise finance, administration, HR, and security teams and day-to-day and field presence in all areas of operations/logistics (including project facilities such as office space, equipment, and project vehicles), and oversee administrative procurement, budgeting and financial accounting 
• Supervise daily financial operations of the programme, including cash flow management, timesheet recording, reporting to FCDO and the project management unit (PMU) on financial aspects of the programme, and daily monitoring of obligations and expenditures in consultation with the project implementation team and deputy team leader – delivery.
• In coordination with the PMU, oversee the recruitment, onboarding, and management of international and national long- and short-term technical assistance (STTA) or consultants to support projects under the Fund. Track utilization of the core STTA pools to inform SMT decisions and priorities. Ensure that recruitment and HR is carried out in line with PFRU and Chemonics policies and procedures.
• Ensure continuous liquidity for the programme in line with limits from the head office; handle all human resource issues; supervise the day-to-day implementation of operations transactions made under the program; and investigate and identify new ways of achieving programmatic and project efficiencies
• Lead on core budget tracking and forecasting in coordination with the PMU
• Ensure personnel and HR, administrative procurement, finance, security, IT, and logistics files and documentation are compliant, complete, and maintained as applicable in the relevant filing structure/system
• Contribute to stakeholder engagement with regards to administrative and operational factors
• Oversee travel and accommodation arrangements for all travelling PFRU staff, including international staff deployed to Ukraine and internal travel to the region
• Serve as the interface with the London-based PMU for project operational (travel and security) and financial issues, in addition to other Chemonics projects in Ukraine and the Ukraine Security Team
• Coordinate with the Chemonics London and D.C. offices as appropriate on compliance and ethics issues
• Serve as safety and security point of contact for the programme and manage security in coordination with the Ukraine Security Team 
• Serve as a member of the senior management team (SMT) and senior leadership group and contribute to overall strategy of the programme including approach to staff retention and wellbeing
• Lead all staff meetings and contribute to culture of trust and team building
• Develop policies and procedures as needed to facilitate the project office management of all travel logistics and recruitment. Enforce these policies and procedures.
• Perform other duties as assigned.

  Qualifications: 

The Deputy Team Leader – Operations & Finance will have the following qualifications and experience requirements:   

• A minimum of six years of experience working on donor-funded projects in a related role and with demonstrated supervisory experience.
• Experience working in developing countries is required—preferably complex, highspeed, and challenging field operations.
• Experience in financial management and oversight of budgets, finance, and procurement
• activities.
• Demonstrated ability in managing dispersed teams in-person and remotely.
• Experience with a donor, contractor/implementing partner, or international NGO
• managing an office is required.
• Familiarity with Chemonics (or other implementer), FCDO (or other donor) policies and procedures in regard to human resources, financial management, financial reporting, and operations procurement processes, systems, and grants management is preferred.
• Demonstrated experience and knowledge in establishing systems and overseeing program start-up under limited time constraints as well as program close-out is highly desired, but not required.
• Demonstrated experience leading donor-funded efforts in complex environments or politically sensitive transition or stabilization contexts, with a preference for experience in Ukraine.
• Demonstrated leadership, versatility, and integrity
• Fluency in written and oral English is required. Ukrainian language skills preferred.

Duration of Assignment:Full time

Location of Assignment: Kyiv, Ukraine

Application Details

Apply using the following link by November 23rd. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities.  Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.