10 порад для ГО, які хочуть розробити civic tech-рішення

Громадський Простір

Різноманітні додатки, сайти, платформи, які допомагають громадянам простіше та швидше взаємодіяти з владою, долучатися до процесу ухвалення рішень або ж отримувати ті чи інші послуги — це і є civic tech. Такі проєкти можуть бути доволі різними: від моніторингу руху громадського транспорту — до пошуку незаконних вирубувань лісу, порушень у сфері закупівель або систем е-демократії.

Вони можуть бути як прибутковими, так і ні. Часом готові рішення передають органам державної влади. Такі проєкти все частіше розробляють коштом міжнародних донорів або завдяки краудфандингу. Їх створюють як досвідчені команди, що реалізовують технологічні стартапи, так і організації громадянського суспільства.

Якщо проєкт розробляє команда без досвіду в ІТ, вона може зіткнутися з типовими проблемами новачків. Які ж це проблеми, та як ГО-початківцям у civic tech-сфері зробити свій шлях простішим — розповідаємо у 10 пунктах.

По-перше, усі civic tech-проєкти об’єднує одне — незважаючи на свій соціальний вплив, вони є ІТ-рішеннями, відповідно — працювати з ними треба як із типовим ІТ-продуктом. В Україні багато фахівців і накопичений чималий досвід. Численні онлайн-школи пропонують курси із розроблення IT-продуктів та проєктного менеджменту в цій сфері. Отже, найперше — навчання.

Пройдіть спеціалізовані курси або хоча б перегляньте освітні відео на YouTube. Це — програма-мінімум. Ніхто не очікує, що з активіста чи експерта певної сфери ви перетворитеся на ІТ-менеджера, проте навчання допоможе уникнути помилок і правильно вибудувати свою роботу.

Багато донорських програм, які підтримують розробку civic tech-рішень, пропонують елементи навчання. Наприклад, у Фонді Східна Європа в межах конкурсів, таких як Act to Connect або Act to Support, які ми проводили за підтримки Європейського Союзу, є акселераційні програми. Вони допомагають учасникам поглибити знання у створенні та реалізації цифрових проєктів. Такі програми охоплюють теми від бізнес-моделювання і аналізу ринку — до створення пітчдеку та ІТ-менеджменту. Участь у них допомагає підготуватися до можливих викликів або навіть уникнути їх.

Друге — досліджуйте, аналізуйте дані. Працюючи у певній сфері, ви маєте бачення та розуміння, як ця сфера функціонує. Проте основою розробки кожного проєкту має бути оцінка вашої сфери у числовому вираженні — на основі даних. Що варто оцінити насамперед:

• Кількість бенефіціарів, щоб зрозуміти потенційну кількість користувачів вашого продукту.
• Чи мають користувачі мотивацію використовувати ваш продукт. Наприклад, якщо ви плануєте цифровізувати процес, де зараз людям доводиться кудись ходити та писати паперові документи, а натомість плануєте перевести це в онлайн, ймовірність того, що вашим проєктом користуватимуться, — висока. Якщо ж ви плануєте створити додаткову активність для громадян, наприклад, сервіс місцевих скарг або чатбот із додатковою інформацією, можливо, користувачів буде менше.
• Потреби аудиторії та знайти спосіб вирішити їх оптимальним чином. У цьому може допомогти метод дизайн-мислення, який ставить людину в центр процесу пошуку рішень. Цей підхід допомагає зрозуміти, як зробити надання послуг або участь у різних процесах зручнішими для ваших майбутніх користувачів.

Розробіть детальне технічне завдання. Технічне завдання або принаймні технічні вимоги — це документ, який описує функціональність вашого програмного забезпечення. Якщо продукт розроблятимуть зовнішні виконавці, ТЗ слугує чітким описом ваших вимог та кінцевої функціональності, що в майбутньому може убезпечити вас від різночитань розуміння того чи іншого функціоналу. Залучайте до його розроблення усю команду. Так формується спільне бачення результату, і проблем надалі буде менше.

Якщо подаєтеся на грантову підтримку вашого проєкту, неабияк бажано, щоб технічне завдання вже було розроблене, щонайменше — базові вимоги. Також технічне завдання дасть вам розуміння, скільки часу та ресурсів вам потрібно на розроблення, а скільки залишається на інші етапи проєкту.

Реалістичне планування. Планування діяльності краще здійснювати безпосередньо з командою розробки, адже якщо у вас немає досвіду, реалістично спланувати роботу не вийде. Визначати строки розробки потрібно з тими, хто працюватиме над кодом. Якщо ж ви подаєтеся на грантову програму і технічне завдання у вас доволі базове або відсутнє, обов’язково проконсультуйтеся з тими, хто має досвід такого розроблення. Намагайтеся планувати комплексно, щоб реалізація проєкту не зводилася лише до розробки продукту, закладіть час і на його популяризацію серед аудиторії та збір зворотного зв’язку.

Як продовження планування — розраховуйте ресурси. Обмеженість ресурсів змушує нас якісніше планувати їхнє використання. Проте коли ми говоримо про «потенційно» потрібні ресурси, наприклад, бюджет для грантової заявки, часто апліканти намагаються «порізати» бюджет, адаптуючи його під вимоги грантових програм. Зазвичай така практика ні до чого хорошого не призводить. Якщо ви вимушені зменшувати бюджет для вашого проєкту, краще обрати з технічного завдання ключову функціональність — ядро вашого проєкту — та розробити саме його, а потім нарощувати інші модулі.

Час — також ресурс, проте, як правило, його недооцінюють. Саме технічна сторона — «написання» коду і його подальше налаштування — потребує найбільше часу. Крім цього, враховуйте, що під час реалізації вашого проєкту можуть виникнути форс-мажори, особливо якщо ви запланували передавання продукту державному органу або на певному етапі проєкту для його реалізації потрібно запартнеритися з іншими організаціями.

Тож якщо час на реалізацію проєкту вкрай обмежений – найкраще його дизайнувати таким чином, щоб ключові особи, від яких залежить виконання різних етапів, були всередині вашої організації. Якщо ж це неможливо – всіляко підтримуйте сталі та надійні партнерства.

Команда — ваше все. Важливо розуміти, скільки людей, з якими компетенціями вам потрібні. Фахівців треба підбирати під конкретні потреби та технології. Розробники вебсайтів навряд чи зможуть розробляти мобільні застосунки, і навпаки. Розробники можуть бути як внутрішніми членами команди, так і зовнішніми підрядниками. Специфіка роботи в таких випадках буде різною, зокрема це стосується деталізації технічного завдання, контролю роботи, мотивації, бюджету тощо.

Водночас не забувайте і про інших спеціалістів: комунікаційники, бухгалтери, проєктні менеджери, аналітики. На етапі подання на грантовий конкурс подбайте, щоб у вас були закриті всі необхідні позиції. Це також демонструє потенційному донору, що ви серйозно налаштовані щодо реалізації проєкту.

Розробка та контроль. Під час безпосереднього розроблення не варто контролювати кожен крок виконавців, проте доцільно розділити загальну розробку на підзавдання та визначити для них дедлайни. Наприклад, окреслити перелік ключового функціоналу, який має бути розроблений на першому етапі, другому, третьому. Проводьте регулярні щотижневі або щодвотижневі зустрічі з командою розробників. Ще одна порада — закладіть додатковий час, хоча б у кілька тижнів, для команди розробників перед звітуванням донору про прогрес. Це допоможе уникнути ризиків зриву термінів виконання окремих етапів проєкту.

Тестування та реліз. Після того, як частина функціональності або весь проєкт буде розроблений, тестуйте його. За можливості залучайте до цього процесу свою аудиторію: по-перше, ви отримаєте відгуки від реальних користувачів і зможете покращити продукт на їхній основі; по-друге, це допоможе вам налагодити довірчі стосунки з аудиторією, що сприятиме поширенню інформації про ваш продукт через «сарафанне радіо».

Підтримка. Проєкти не функціонують автономно — вони постійно потребують вашої уваги. Якщо є можливість, призначте у команді відповідальну особу за продукт, яка стежитиме за його функціонуванням. Регулярно збирайте зворотний зв’язок від користувачів — це цінне джерело ідей для вдосконалення вашого civic tech-рішення.

Подбайте про його сталість: подумайте про залучення нового донорського фінансування для доопрацювання чи розширення функціоналу, створення соціального підприємства або пошук інших варіантів самоокупності продукту.

Комунікація. Розроблення вашого продукту — це ключовий етап проєкту, однак важливо, щоб це не було «у стіл». Щоб ваша аудиторія дізналася про цей продукт, плануйте промоцію заздалегідь. При цьому врахуйте наявний бюджет і час, який залишився для популяризації вашого civic tech-рішення. Разом із командою дослідіть, через які канали ви найкраще досягнете своєї аудиторії та з якою метою вам потрібно це зробити. Сміливо популяризуйте своє рішення: працюйте в соціальних мережах, проводьте публічні презентації, співпрацюйте з лідерами думок та ЗМІ. Використовуйте всі можливі способи, щоб розповісти користувачам про свій продукт.

І наостанок — як представники громадянського суспільства ви добре знаєте свою аудиторію, її проблеми та шляхи їх вирішення, оскільки постійно перебуваєте в контакті зі своїми бенефіціарами. Покажіть це розуміння донору і підкресліть, чому ваше рішення може мати вагомий соціальний вплив. Навіть якщо у вас немає досвіду створення IT-рішень, це не привід відмовлятися від участі в тематичних грантових конкурсах. Можливо, саме ваша ідея зробить важливий внесок у вирішення тієї чи іншої соціальної проблеми. 

Підготували для Бази знань  Діана Стандратюк, програмна координаторка Фонду Східна Європа, Денис Губашов, експерт із Open Data