Найпоширеніші помилки грантрайтингу. Аналізує «Креативна Європа»

Громадський Простір

У багатьох організацій культурних та креативних індустрій рано чи пізно виникає потреба у залученні додаткових коштів: на розвиток організації, для вирішення певної проблеми або додаткової роботи зі своєю аудиторією. Саме тоді в нагоді може стати залучення грантових коштів — безповоротної фінансової допомоги від різноманітних інституцій (так званих донорів). 

В Україні однією з найбільших програм для підтримки культурних та креативних  індустрій, а також міжсекторальної співпраці є програма ЄС «Креативна Європа», яка дає можливість українським організаціям отримати фінансування на проекти співпраці у найрізноманітніших сферах.

Проаналізувавши заявки українських аплікантів за період участі у програмі Креативна Європа, команда Креативної Європи зробила ТОП-10 основних помилок, яких припускаються заявники: 

1. Неуважність до технічної сторони процесу подачі заявки 

Заявки на програму «Креативна Європа» подаються через онлайн-кабінет користувача. Він має дійсно зручний інтерфейс, а сама реєстрація займає 2 хвилини. У кабінеті потрібно завантажити всі статутні документи, заповнити встановлену форму заявки на конкретний конкурс та відправити весь пакет документів не пізніше встановленого дедлайну. Обов’язково потрібно перевірити, що ви натиснули кнопку «Send» і вам на пошту прийшло підтвердження із номером заявки. Тому що вже декілька разів траплялось таке, що українська організація все виконала і чекала відповідь, а вона все не надходила. Після перевірки стало відомо, що вони дійсно заповнили форму та додали усі потрібні документи, але забули їх відправити у системі. Відповідно, заявка так і залишилась у статусі чернетки і ніколи не була доставлена до експертів.

2. Подача заявки в останній день 

Хоча процес подання заявки на конкурси «Креативної Європи» максимально простий, але завжди може статись технічний збій.  Статистика показує, що 80% аплікантів залишають все на останній день і годину. Дуже часто система не може витримати таку кількість охочих і їх заявок, результат — заявка не відправлена. Тому краще поставте собі внутрішній дедлайн за день-два до реального і без проблем усе відправляйте.

 3. Неуважність до вимог до гранту 

У кожного конкурсу є свої пріоритети. Наприклад, для «Художнього перекладу» це підтримка промоції перекладеної європейської літератури, заохочення перекладів з менш поширених мов на англійську, німецьку, французьку та іспанську для розширення аудиторії, заохочення використання цифрових технологій під час промоції та дистрибуції тощо. Вам потрібно звертати увагу на них і чітко розуміти, під який із пріоритетів підходить ваша заявка. Вам потрібно буде надати обґрунтування у відповідності до них, а також послідовний план втілення, етапи реалізації та оцінки результатів проекту. Деякі українські заявники пропонують дійсно креативні та інноваційні ідеї для роботи, але не набирають потрібну кількість балів через «дуже розмите описання плану роботи», невідповідність опису проекту та його бюджету.

 4. Відсутність фінансового планування 

Програма «Креативна Європа» фінансує значну кількість проектів за різними напрямками. Але ніколи не покриває 100% всього бюджету. Тому завжди потрібно розуміти, звідки буде взята друга частина суми. Часто зустрічається наступний фідбек від європейських експертів: «Ви дійсно вказали, що будете співфінансувати проект через ваших партнерів. Але не було надано жодного гарантійного листа від них, щоб ми могли оцінити серйозність їх намірів». Більше про співфінансування для українських проектів можна дізнатись на Другому міжнародному ярмарку грантів у сферу культури 2 липня 2019 року. 

5. Нехтування розвитком команди 

Оскільки проекти «Креативної Європи» мають досить довготривалий характер (часто вам потрібно з партнерами працювати мінімум 2-3 роки), тому описання компетенцій та склад команди часто має вирішальну роль. У вас повинна бути спроможність виконати взяті на себе обов’язки, а для цього потрібна дійсно сильна команда, яка має позитивний досвід роботи разом. Тому максимально чітко описуйте всі ролі, які є у вас у проекті, ваші попередні досягнення та нагороди, додаткову освіту та міжнародний досвід. Тоді експерту стане зрозуміло, що за діло беруться досвідчені менеджери, а це вже є певною гарантією успішності проекту (наприклад у конкурсі «Художній переклад» просять подати CV перекладачів, щоб впевнитись, що вони достатньо компетентні для даного жанру і обсягу роботи).

6. Відсутність цілісної концепції проекту

 Наприклад, по конкурсу «Художній переклад» є наступна вимога: видавець може подаватись на підтримку тільки «пакетом» робіт – від 3 до 10. Всі вони мають бути пов’язані між собою цілісною концепцією, працювати із конкретною цільовою аудиторією та представляти літературу у всьому її жанровому різноманітті. Часто експерти відмічають, що заявникам бракує глобального розуміння проекту і в чому його цілісність, щоб чітко описати, чому був обраний саме цей «мікс» робіт.

7. Нехтування логікою побудови врівноваженого бюджету

 Непослідовність у бюджеті часто викликає багато питань у експертів. Наприклад, у заявці вказана достатньо низька сума для оплати праці перекладача (хоча і було пояснення, що це стандартний гонорар у регіоні). Але бюджет на промоактивності був значно вищим середнього, при цьому основна його частина йшла лише на участь у книжкових ярмарках. Експерт вказав, до така диспропорція може негативно вплинути на успішність проекту, тому оцінка цього пункту у апліканта була нижчою.

8. Відсутність комунікаційної стратегії 

Цей елемент вашої заявки в конкурсах «Креативної Європи» оцінюється в 20 балів із 100 і має дійсно велике значення для популяризації вашого проекту. Є навіть неофіційне правило, що допустимо використовувати до 30% від усієї суми бюджету саме на цю статтю витрат. Завдяки її чіткому плануванню ви зможете достукатись до нових аудиторій, зрозуміло донести ваші меседжі та зробити власний проект дійсно корисним та популярним. Але пам’ятайте: у кожного проекту є не одна-єдина цільова аудиторія, а декілька. А ще є і додаткові бенефіціари від вашої роботи. З кожною групою вам потрібно комунікувати окремо і часто навіть різними меседжами.

9. Неточності або недостовірні факти у аплікаційній формі

 Були випадки, коли аплікант подавав недостовірну інформацію при обґрунтуванні свого проекту. Не думайте, що експерти живуть далеко і не знають локального контексту заявників. Вони спілкуються один з одним, обов’язково перевіряють портфоліо заявників. Тому рано чи пізно (а скоріше за все рано) недостовірну інформацію виявлять і окрім того, що ваша заявка набере меншу кількість балів, ви ще й втратите авторитет серед експертів та донором загалом.

10. Локальне мислення 

Конкурси «Креативної Європи» мають досить глобальний наднаціональний характер, а, відповідно, підтримують саме такі цінності у проектах. Тому апліканти повинні мати обширні знання контекстів своїх партнерів та тих країн, з якими вони планують працювати. Україна ж – це Європа, правда?

 Написання грантової заявки – це інструмент для систематизації власного проекту ще на етапі планування. У різних форматах аплікаційних форм часто можна зустріти елементи SWOT-аналізу, бізнес-моделі Canvas та інших аналітичних методів. Тому головне мати яскраву ідею проекту, залишити собі достатньо часу для написання і враховувати найпоширеніші помилки. А далі успіх вже у ваших руках! Щасти!

 

 Підготувала Альона Дмуховська, менеджерка проектів Національного бюро програми «Креативної Європи» в Україні