Онлайн івенти, що не відпускають. Як уникнути помилок в організації віртуальної події

Громадський Простір

Онлайнів нині багато. Як же висмикнути і виокремити свій івент із маси.. всіх тих, що одразу губляться в пам’яті, забуваються, про які не хочеться поділитись з командою, колегами. А головне, тих, які хочеться полишити вже одразу після вступних слів… Пандемія перетворила додаткові  віртуальні івенти на основні. Так, це їхній “зірковий час”.

Уявімо, що питання технічної підготовки,  платформи, базових якості звуку і зображення — навіть не стоїть. У вас все ок з цим. Бо яким би не був розпрекрасним ваш сценарій, цікава тема і відомі спікери, все буде вже байдуже через неможливість принаймні добре почути їх.

А ми давайте більше розглянемо питання самої взаємодії з онлайн аудиторією.

Платформу онлайн подій Run The World було запущено за тиждень до COVID-19 — і одразу пішов шалений запит. Платформа досягла близько 10 000 організаторів, які використовують її для різноманітних івентів із понад 120 країн. Сяоїнь Ку, генеральний директор Run The World,  особисто поспілкувався з близько 500 організаторами, почув їхні історії та поспостерігав за тим, як вони взаємодіяли з їхніми аудиторіями.

Таким чином, у статті 5 mistakes that make virtual events boring він склав список з 5 помилок, які найчастіше призводять до того, що віртуальні івенти стають нудними. Цілком погоджуємось з цими думками, а також додаємо власних онлайн подієвих спостережень і вже традиційно чимало посилань на дотичні корисності. 

 Цілоденні івенти не працюють

Пересічний користувач Netflix щодня витрачає 1 годину 11 хвилин на перегляд найякісніших шоу, розроблених найкращими сценаристами з найдраматичнішими сюжетами. Однак більшість онлайн подій створюються спікерами, які демонструють довгі слайди презентацій після не менш коротких слайдів презентацій… і так цілісінький день. У цьому немає жодного сенсу.

В Run The World вважають, що найкраща тривалість івенту становить близько 90 хвилин.

“Ми бачимо максимальну зацікавленість у короткочасних заходах по 90 хвилин, завжди спостерігаємо падіння або велике коливання аудиторії під час восьмигодинних онлайн-конференцій. Не кажучи вже про те, що майже всі платформи подій (не Run The World підтримуємо мобільні пристрої) змушують людей бути перед комп’ютером. Це гнітюче.

Дайте людям піти в туалет. Я ледве перечікую кіномарафони (врешті-решт майже завжди засинаю), не кажучи вже про марафони вебінарів” — говорить Сяоїнь Ку. 

“Варто враховувати паузи на обід та відпочинок. На початку та в проміжки між виступами спікерів ми не вимикали трансляцію, а ставили класичну музику — такі штуки є приємними деталями, що підбадьорюють та викликають посмішку”, — говорить Анна Смакула, спеціалістка з розвитку громад ГО “КримSOS” у інтерв’ю для Громадського Простору “Із офлайну в онлайн: кейс “Фестивалю ідей” від КримSOS“.

“Створюйте контент обсягом в один відкус”, — йдеться у статті Five Ways to Prevent Boredom at Your Virtual Event від PR-менеджера EventsCase у Великій Британії Річарда Тові. З віртуальними подіями ви не відчуваєте такої ж провини чи дискомфорту, коли залишаєте сесію на 20 хвилин раніше, щойно вона починає затягуватися. Потрібно лише натиснути кнопку, і ніхто навіть не помітить, що вас не було. Щоб запобігти раннім виходам автор також радить спробувати скоротити час сеансу — наприклад, з 40 хвилин до 20 — і закликати спікерів сказати більше за коротший проміжок часу. Заощадження часу може дозволити вам провести ще кілька сеансів, що ідеально підходить для задоволення ще більшої групи учасників.

Розділіть свій контент. Багатоденні події набагато важче тримають аудиторію сфокусованою. Один зі способів це зорганізувати правильно — розподілити сеанси між групами. До прикладу, в понеділок ви можете провести 10 сеансів на тему „Х”. У вівторок ще 10 — на “тему Y”. Якщо ви можете визначити теми, які резонують з більшою частиною ваших учасників, то у вас може бути високо зацікавлена аудиторія кожного дня.

Як окрема примітка! Добре давати людям цікаві мотивації для входу на подію, навіть якщо вони не особливо включені загалом у порядок денний. Конкурси, ключові доповіді на загальні цікаві аудиторії теми,  віртуальний нетворкінг — допоможуть вам утримати принаймні частину людей, які без цього не приєдналися б.

 Односторонні вебінари

Пам’ятаєте, як ми не охоче ходили на вебінари ще до COVID-19?

Нам складно витримати навіть годину. Тому що це відбувається так, ніби торговий представник намагається нам щось продати і говорить без упину. Найгірша частина вебінару полягає в тому, що ви просто не можете нічого сказати. Ваш коментар відображається лише в тому випадку, якщо модератор вам це дозволяє. Ви навіть не знаєте, чи раптом ви не єдина людина, яка це дивиться (можливо, так і  є, бо хто ще готовий це висидіти?)

Нехай це не буде вашою подією. Є багато способів зробити ваші івенти більш інтерактивними. Наприклад, в Run The World пропонують між чатами додати коктейльну вечірку.

“Люди мають спілкуватись. Також повинен бути компонент інтерактиву — спільні обговорення, вправи, завдання тощо. Наприклад, можна створити спільну картину на платформі Miro. Ще як ідея — оголосити “фізкульт перерву” та разом постояти у планці, — розповідала Громадському Простору Анна Смакула. — Важливий компонент, особливо в часи карантину й онлайну, — натхнення та емоції, яких стало дуже бракувати через дистанціювання. Нехай люди діляться своїми історіями, емоціями, досвідом, враженнями — ми це називаємо історіями натхнення”. 

“Деякі віртуальні події неймовірно нудні, і ваш обов’язок — тримати всіх на гачку до кінця”, — йдеться у вже згаданій раніше статті Five Ways to Prevent Boredom at Your Virtual Event. Люди краще реагують на речі, в яких вони можуть брати активну участь. Запитання та відповіді та голосування в прямому ефірі — серед переліку функцій, які можуть зробити ваші віртуальні сесії більш інтерактивними та інклюзивними. Це запобігатиме “змори від Powerpoint” та нудьзі.

Корисно в тему “Карантин та втома від Zoom: як уникнути відчуття, ніби біжимо марафон?” та “Як долати втому від онлайн зустрічей?“

Це саме правило працює на багатьох аренах — навчання, спортивний коучинг, навіть побудова спільнот у соціальних мережах. Запитайте аудиторію про їхню думку і побачите сплеск активності.

Опитування — це значно недооцінений інструмент у світі виробництва вебінарів — йдеться у статті “Пандемія та онлайн події: кілька порад для ефективних вебінарів“. Коли ви впроваджуєте опитування у свою стратегію вебінару, то, по-перше, це стимулює додаткове залучення. По-друге, це дозволяє людям висловлювати свою думку на теми, які щиро їх цікавлять. Так, основною метою вебінару може бути передача певного повідомлення — але реальні відгуки, які опитування надають у режимі реального часу, є безцінними. Чому? Будь-який отриманий відгук — це ще одна можливість побудувати більше довіри зі своєю аудиторією.

“Що обов’язково треба врахувати при плануванні акції онлайн — це цікавий формат”, — відзначає Любов Раїнчук у статті для Бази Знань Благодійна акція онлайн: поради від організаторки “Щедрого вівторка”. Вона також наголошує на потребі інтерактивності: “Ми створювали тести, придумували історії в коментарях, запускали онлайн-челенджі. Використовуйте всі механізми, які маєте”.

Використання лише попередньо записаних відео

Це ще одна помилка. Спостерігаючи за багатьма онлайн-подіями, в яких використовуються лише попередньо записані відео, помічено, що їм ніколи не вдається залучити достатньо відвідувачів. Деякі організатори роблять вигляд, що їхні відеозаписи не записані попередньо, але учасники кмітливі і одразу можуть здогадатися про це.

Вся суть і цінність онлайн-подій полягає в тому, що вони повинні бути в прямому ефірі. Наживо!

Але, чи існують шляхи якось використовувати попередньо записані відео?

Так!

1. Ви однозначно можете використовувати попередньо записані відео як одне із занять, і це спрацює добре;

2. Ви можете організувати так, щоб спікер реагував в прямому ефірі на попередньо записане відео. Попросіть спікера записати свою промову раніше, виведіть спікера на сцену, відтворіть запис і нехай спікер призупинить запис, щоб відповісти на будь-які запитання аудиторії. Це, як правило, працює краще.

Коли все йде за сценарієм — не завше добре 

Так-так, від цього може постраждати рівень залучення. Практика показує, що найчастіше це трапляється у новачків. Вони багато репетирують, часто роблять все за сценарієм. Буквально слідують сценарію до секунди, заздалегідь збирають запитання та суворо контролюють, хто може ставити питання. Простій імпровізації — зась. 

За власними спостереженнями, цей підхід не працює в тотальному онлайні. 

Корисно і в тему: “Щоб не втекли і не заснули: 10 порад для успішної презентації онлайн“

Учасники повинні відчувати, що вони також мають контроль. Вони впливають, мають можливість вийти на сцену та поспілкуватися зі спікерами (наприклад, “Піднята рука”). Людям подобаються несподівані моменти, не прописані завчасу за сценарієм. Вони хочуть, щоб спікери спонтанно відповіли на один із їхніх коментарів. Розробка онлайн-подій таким чином, щоб дозволити саме такі моменти поза сценарієм — є дуже важливою потребою. Ви маєте переконатись, що люди насолоджуються вашими онлайн-подіями та хочуть залишитися.

Анонсуйте вміло

Замало в анонсі вказати тему, спікерів та таймінг. Вся справа в правильному запрошенні. Люди отримують стільки нині запрошень на всілякі заходи, що вони не збираються потрапляти на більшість із них. Більшість учасників просто припустять, що ваша подія — це черговий нудний вебінар у Zoom, тому вам потрібно відкомунікувати, чому саме ваша подія неповторна та унікальна. Чому цей час з вами буде цінним і незабутнім.

Як правило, відвідувачів приваблюють такі переваги:

• Можливість знати/бачити інших учасників;
• Можливість двосторонньої розмови зі спікерами;
• Нетворкінг, налагодження контактів з іншими учасниками;
• Приєднання до спільноти після заходу;

Також зазначимо про важливість роботи зі спікерами.

“Окремий фронт робіт — вибір спікерів на обрану тему. Важливо, щоб людина розуміла та емпатувала вашій аудиторії, меті заходу та загалом місії вашого проєкту. Трапляється таке, що спікер може бути дуже цікавим і класним, сам по собі, проте ваші цінності чи навіть бачення можуть не збігатись”, — розповідає Анна Смакула. 

Трапляється й таке, що на івентах виступають зіркові спікери, на ім’я яких може збігтися чимало охочих учасників. Але в процесі виявляється, що такий спікер може бути не готовий до майстер-класу чи лекції, очікуючи питань від учасників. Інтерактив, як уже згадувалося — це гарний спосіб пожвавити онлайн, а проте програма-мінімум, з якимись основними тезами — теж необхідна. Вже від неї можуть танцювати запитання. 

Онлайнів багацько — робіть свої цікавими, з родзинкою, з післясмаком роздумів, такими, що не влетять в одне вухо і одразу не вилетять через інше!