Реєстрація змін в громадських та благодійних організаціях: усе не так складно

Громадський Простір

Внесення змін для громадських та благодійних організацій є важливим процесом, який забезпечує актуальність їхньої діяльності та відповідність чинному законодавству. Хоча процедура реєстрації змін може здатися трішки складною та бюрократичною, вона є необхідною для оновлення статуту, зміни керівних органів чи інших ключових аспектів роботи організації.

У межах уже традиційної колаборації з ЮрШтабом для Бази знань НУО детально розглядаємо порядок підготовки та подання документів. Максим Скундзя, юрист, партнер «M&A legal group» та волонтер ГО «ЮрШтаб», підготував покроковий алгоритм для спрощення цього процесу, зокрема для благодійних та громадських об’єднань.

Громадські та благодійні організації набувають статус юридичних осіб з дати їх реєстрації. Державна реєстрація громадської чи благодійної організації здійснюється відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» з врахуванням профільних законів: для благодійної організації Закон України «Про благодійну діяльність та благодійні організації», а для громадських організацій Закону України «Про громадські об’єднання». Інформація про зареєстровані громадські та благодійні організації міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, що доступний за посиланням: https://usr.minjust.gov.ua/content/free-search

Адаптація до нових умов – невід’ємна частина роботи будь-якої організації. Якщо ви зіткнулися з необхідністю внесення змін до документів вашої громадської чи благодійної організації, ми раді допомогти вам розібратися у всіх нюансах. Усе не так складно, як здається на перший погляд. Давайте разом зробимо цей процес простим і зрозумілим.

Які зміни можуть виникнути в громадській чи благодійній організації? 

Перш ніж розпочати процес внесення змін, давайте розберемося, чому вони виникають у благодійних та громадських організаціях. Найчастіше це відбувається у випадках:

• зміни законодавства, що передбачає внесення змін до установчих документів організації;
• зміна органів управління, адреси, контактних даних організації;
• необхідність оновлення чи актуалізації установчого документу організації. 

Найбільш розповсюджені зміни – це зміни в статуті організації або в органах управління. Наприклад, ваша організація бажає отримати грант, однак грантодавець вказує на необхідність внесення змін в статут, щоб використання гранту відповідало статутній діяльності. Або термін перебування на посаді Голови та членів Правління добігає кінця і необхідно або переобрати їх або обрати нових осіб, відповідно, потрібно провести зміни та зареєструвати ці зміни.

Більшість змін в громадській чи благодійній організації здійснюються за рішенням Загальних зборів організації (назва органу управління можу бути різною, наприклад «Асамблея», «Конференція» тощо, ми для зручності будемо використовувати термін «Загальні збори» для позначення вищого органу управління благодійної чи громадської організації).

Якщо статутом не передбачено заборони змінити контактну інформацію, відомості про кінцевого бенефіціарного власника, а також юридичну адресу (адресу місцезнаходження) організації, може змінити безпосередньо керівник організації, без скликання Загальних зборів.

Для інших змін рекомендуємо застосовувати наступний алгоритм: 

1. Визначити перелік змін, які потрібно здійснити та підготувати документи відповідні документи.
2. Скликати Загальні збори відповідно до процедури, яка визначена в Статуті організації, включити в порядок денний відповідні зміни, які необхідно затвердити.
3. Провести Загальні збори, підписати Протокол загальних зборів відповідно до статуту. Варто зауважити, що законодавство не визначає вимоги щодо нотаріальної форми протоколу Загальних зборів для громадських та благодійних організацій, але така вимога може бути в статуті. Тому, варто перевірити це. Також варто перевірити кворум, тобто скільки голосів потрібно для прийняття того чи іншого рішення. Більшість рішень приймаються простою більшістю, але є рішення, наприклад, внесення змін до статуту потребує ¾ голосів членів організації. Також, в статутах деяких організацій може бути передбачено окремий кворум для певних питань, наприклад, зміни керівника чи органів управління тощо.
4. Підготуйте інші документи, які потрібно для державної реєстрації: реєстраційна заява, відомості про керівні органи тощо.
5. Подайте документи для державної реєстрації та очікуйте рішення від державного реєстратора. 

Це загальний алгоритм, який можна застосувати як для благодійних так і для громадських організацій. Однак, є певні нюанси, які потрібно врахувати. Тому, надаємо більш детальну інформацію по кожній Організації окремо: 

Благодійні організації: 

Будь-які зміни до благодійної організації здійснюються за місцем її реєстрації. Подати документи для державної реєстрації змін можна державному реєстратору через ЦНАП або зміни може провести нотаріус. 

Для реєстрації змін до відомостей про благодійну організацію готуємо та подаємо:

1. Заяву про державну реєстрацію
2. Протокол Загальних зборів
3. Установчий документ, якщо має місце внесення змін до нього
4. Копію квитанції/оригінал про сплату державного збору
5. Копія нотаріально посвідченого доручення у випадку, якщо для проведення змін документи подаються представником благодійного фонду.
6. Структура власності, якщо передбачається зміна відомостей про кінцевого бенефіціарного власника. 

Строк для проведення державної реєстрації змін щодо громадських організацій становить 24 робочі години. 

Громадські організації: 

Будь-які зміни щодо громадських організацій здійснюються територіальними управліннями (департаментами) Міністерства юстиції України. Тут можна ознайомитись з переліком та адресою територіальних управлінь Мінюсту https://minjust.gov.ua/str_ter

Готуємо: 

1. Заяву про державну реєстрацію
2. Протокол Загальних зборів. Протокол підписується уповноваженими особами та/або секретарем і головою Загальних зборів. До протоколу додається реєстр присутніх, що підписується всіма учасниками Загальних зборів.
3. Установчий документ, якщо має місце внесення змін до нього
4. Копію квитанції/оригінал про сплату державного збору
5. Копію нотаріально посвідченого доручення у випадку, якщо для проведення змін документи подаються представником благодійного фонду.
6. Відомості про особу, яка уповноважена на подання документів для державної реєстрації.
7. Відомості про керівні органи, якщо передбачається їхня заміна
8. Структура власності, якщо передбачається зміна відомостей про кінцевого бенефіціарного власника.

Зразки документів для державної реєстрації опубліковані на веб-сайті Мінюсту https://centraljust.gov.ua/zrazok_zayavy 

Строк для проведення державної реєстрації змін щодо громадських організацій становить 3 робочих дні. Однак, Мінюст має право продовжити строки реєстрації. Зважайте на цей аспект.

Збір за державну реєстрацію змін як щодо громадських, так і щодо благодійних організацій, відповідно до ч.1 ст. 36 Закону про реєстрацію, становить 0,1 прожиткового мінімуму для працездатних осіб.

За результатом розгляду документів, орган реєстрації може прийняти рішення про державну реєстрацію або про відмову в державній реєстрації. Перевірити результат надання адміністративної послуги можна за кодом Опису (документ, який видається заявнику під час подачі документів для державної реєстрації) тут: https://usr.minjust.gov.ua/content/get-documents .

Виписку з реєстру можна отримати в ЦНАП, в нотаріуса, в Мінюсті, куди ви подавали документи.

У випадку, якщо державний реєстратор прийняв рішення про відмову у державній реєстрації можна або оскаржувати рішення державного реєстратора (що часом довго і безперспективно) або усунути недоліки, про які зазначає державний реєстратор у відмові.

Додатково рекомендуємо оновити дані про вашу організацію, які можуть міститись в інших реєстрах, наприклад, в Реєстрі організацій, що залучають волонтерів, різних дозвільних документах тощо. Особливо це актуально у випадку, якщо відбулась зміна керівника, статуту, назви/найменування.

У цілому, державна реєстрація змін про громадську чи благодійну організацію на перший погляд може здаватись складним і незрозумілим процесом, однак, правильність підготовки документів, подання та контролю процесу реєстрації роблять цю процедуру цілком зрозумілою навіть для тих, хто не є практикуючим юристом.