Як запланувати бюджет, щоб не зруйнувати проєкт

Галина Жовтко

Буває, що організація пройшла довгий шлях у грантовому конкурсі, підписала угоду, але так і не змогла розпочати проєкт. Чому так стається та що варто знати про бюджетування грантових проєктів? 

Якою має бути структура проєктної заявки та які є нюанси бюджетування — у нашій наступній грант практиці, за підсумками інтенсиву з підготовки грантових заявок Миколи Смолінського, Президента Центральноєвропейської Академії Навчань та Сертифікації (CEASC), що відбувся в рамках Четвертого міжнародного ярмарку грантів у сфері культури. Микола Смолінський — бізнес-тренер із 15-ти річним досвідом, експерт із залучення грантового фінансування програм Європейського союзу, Норвезьких та Вишеградських фондів. 

Нагадаємо, що Громадський Простір готує серію грантових практик, аби допомогти НУО бути успішними заявниками:

Частина 1. Грантові практики: проєктний підхід та міжнародне партнерство

Частина 2. Чому експерти недооцінили вашу ідеальну грантову заявку?

(фото — Андрій Максимов/Diff Photography)

“Ми втрачаємо десятки мільярдів як країна тільки через те, що хтось щось знає і комусь не каже. Не усвідомлюючи однієї речі — якщо вже у тебе вийшло, і ти це знаєш, вже маєш той ресурс, то другий раз ти вже його не отримаєш. А треба розказати і там, і там, нехай у них теж вийде. Бо це ж прийде в твою країну. То довкола нас буде. Це так працює, а не “знаю і нікому не скажу”, — Микола Смолінський, президент CEASC, про дотаційні кошти та проєкти.

Частина 3

Від мети до бюджету: складові проєктної заявки  

Обґрунтування необхідності вирішення проблеми — це ядро проєкту. Вам потрібно пояснити — чому зараз, чому таким чином та чому саме ви. З обґрунтування формулюється мета проєкту. І це завжди одне речення, але в критеріях SMART! Часто це є кваліфікаційною вимогою.

У вас може бути супер проєкт, файна заявка, але якщо мета проєкту сформульована некоректно у критеріях SMART, то далі, скоріш за все, заявка не буде оцінюватися. Вона навіть не потрапить до експертів. Тобто, одне речення може перекреслити всю роботу.  

Стандартні складові проєктної заявки 

Назва проєкту 

Коротка інформація про організацію 

Повна аплікаційна форма: 

• Опис, формулювання та обґрунтування необхідності вирішення проблеми
• Мета проєкту
• Завдання проєкту
• Робочий план виконання проєкту
• Оцінка виконання проєкту 

Бюджет

Додатки

Завдань для досягнення мети проєкту має бути 3-4, але не 10 чи 100. Завдання розшифровуються у плані реалізації, а ступінь деталізації залежить від самого фінансового інструменту.  

Оцінка виконання проєкту — це результати, і їх обов’язково треба буде розділити на три типи: 1) продукти проєкту, 2) тверді результати, 3) м’які результати. Важливо показати, що у проєкті ви працюєте з різними типами результатів. 

Бюджет — це додаток. Буває, що організації спочатку розписують бюджет, а потім починають писати сам проєкт. Однак поки ви не дійшли до етапу детального планування, доки не знаєте, скільки потрібно поїздок, приміщень, блокнотів тощо, ви ще нічого не можете зробити з бюджетом. 

Яку помилку не треба робити? Не треба подавати зайві документи на етапі аплікування. Лише те, що перераховано у конкурсній документації. І більш нічого! Заявка спочатку потрапляє не до експертів, а до технічного персоналу, який може не зрозуміти, що це за зайві документи. Якщо ж будуть потрібні додаткові документи, то вас про це обов’язково повідомлять. 

Майте на увазі, що завжди будуть два бюджети: деталізований та зведений. Деталізований бюджет на етапі кваліфікації ні нащо не впливає. На основі деталізованого робиться зведений бюджет на одну сторінку. Вам потрібно буде, наприклад, мільйон гривень віднести до так званих бюджетних категорій, але тут немає єдиного рецепта. Зазвичай, цих категорій має бути небагато — 4-7.  У конкурсній документації завжди буде зазначено, що у такій-то бюджетній категорії в рамках проєкту не можна перейти, наприклад, 30%. Якщо у бюджеті ви вийдете за межі, то заявка не пройде кваліфікацію.  

Також можливим є третій бюджет до деталізованого бюджету — обґрунтування витрат. Наприклад, чому ви платите експерту 100 гривень за годину, а не 1000 гривень тощо. Готуючи заявку, вам доведеться провести дослідження цін на ринку.

(фото — Андрій Максимов/Diff Photography)

Власний внесок, коли бюджет на мільйон 

Розмір дофінансування — це перше, на що варто звернути увагу у конкурсній документації. Дотаційні гроші, тобто ваш мільйон, можуть зайти лише певною частиною в проєкт і, ймовірно, необхідним буде власний внесок.  

У м’яких проєктах, як правило, 100% дофінансування. У твердих інвестиційних, наприклад, 70% — дотаційне фінансування, а 30% — власний внесок.  

В Україні інколи буває співвідношення 90% на 10%. Наприклад, у Польщі в середньому буде: 45% — власний внесок, а 55% — дофінансування. У Австрії, якщо у вас буде 20% дотаційних та 80% своїх — то це дуже хороша ситуація, оскільки у ЄС працює політика вирівнювання.  

Зверніть увагу! Під кожний проєкт відкривається окремий розрахунковий рахунок. Крім того, мова йде лише про безготівку.  

Власний внесок повинен з’явитися тоді, коли розпочинається проєкт. Однак до того організація має надати якесь документальне підтвердження щодо власного внеску.    

Що таке власний внесок? “Інтуїтивно, нам здається, що власний внесок — це якісь наші гроші, які треба мати в кишені, вийняти з тої кишені, положити на той рахунок і витратити на якийсь проєкт, який ми дуже хотіли зробити. Ні! Власні гроші, зароблені нами, то є найдорожчі гроші у світі — якщо говорити про них як ресурс для проєкту. Чому? Ми ж їх легально заробили, а це означає, що заплатили з них податки (вони можуть коштувати нам від 19% до 40%). Це дуже дорогі гроші, і немає сенсу тратити їх таким чином”, — Микола Смолінський, Президент Центральноєвропейської Академії Навчань та Сертифікації.  

В Польщі така ситуація вирішується, наприклад, банківським кредитом, який коштує 0.5% чи 4%. Далі організація потроху віддає їх, але вони не будуть коштувати 19% чи 20%, а лише 0,5% річних. В Україні також є ці механізми, однак банків буде цікавити ваша спроможність як організації. Крім того, питання власного внеску може вирішити й краудфандинг. Загалом, можна використовувати будь-який інструмент, з яким працює організація.  

По-перше, важливо розуміти, що ви берете на себе зобов’язання одразу ж, як підписуєте угоду, навіть якщо проєкт розпочнеться через два місяці. По-друге, треба усвідомлювати, що дотаційний мільйон ніколи не впаде на рахунок у перший день проєкту. Завжди буде авансовий платіж, який обговорюється під час підготовки грантової угоди. Зазвичай це 20%, однак це питання можна обговорити, але до підписання угоди. 

Цей аванс може прийти протягом першого місяця проєкту або ж протягом першого кварталу, але точно не у перший день проєкту. Тому, скоріш за все вам прийдеться працювати за свій власний внесок. 

Плануйте витрати правильно 

Інколи буває, що організація пройшла весь шлях, підписала грантову угоду, але не змогла розпочати проєкт через непродумане планування бюджетних витрат.  

У багатьох авторів проєктів є спокуса запланувати на перші три місяці масштабні витрати, наприклад, на суму 400 тисяч. Однак варто мати на увазі, що аванс у цей період може не прийти, а власного внеску є лише 300 тисяч. Єврокомісії ви не зможете сказати, що ці витрати неможливі, бо гроші ще не прийшли. У проєкті все має відбуватися так, як заплановано. Так, ви можете витратити 400 тисяч, позичивши самі собі додаткові 100 тисяч, але це потрібно усвідомлювати із самого початку, коли плануєте проєкт. Єврокомісія не скаже, що у вас щось не те із плануванням.  

Рекомендація: заплануйте на перші та останні три місяці по 10-15% витрат.  

Фінзвітність

Фінансовий звіт:  

• підтверджує, що всі витрати в проєкті здійснені в часових рамках проєкту; 

Винятки бувають у твердих інвестиційних проєктах, де є важливою передпроєктна діяльність. Наприклад, ще до проєкту вам потрібне техніко-економічне обґрунтування. Ви можете включити такі витрати в бюджет проєкту, але за умови, що це дозволено фінансовим інструментом. Це може бути на рівні 1-2% від загальної вартості проєкту. Але загалом всі витрати мають бути здійснені в часових рамках проєкту. 

• суми витрат відповідають запланованим; 

• наявні реквізити первинних документів, що підтверджують витрати;

• всі витрати задокументовано відповідним чином (наприклад, тендерна документація, акти, договори тощо); 

При витратах більше ніж 21 тисяча євро необхідно провести і задокументувати тендерну процедуру.  

• всі документи відповідним чином промарковано;

На візитівках, рекламних матеріалах тощо, має з’явитися прапор ЄС, значок фінансового інструменту, який це фінансує та коротка інформація про проєкт. 

• електронна форма подачі; 

• відповідне архівування та зберігання документації протягом періоду підтримки (2-3-5 років);

Протягом періоду підтримки виконавець проєкту зобов’язується всі ключові продукти та результати проєкту підтримувати на тому рівні з тим цільовим призначенням, як це було під час проєкту. Що це означає? Наприклад, у Польщі були випадки, коли в університеті не можуть скористатися новою аудиторією, оскільки за проєктом вона писалася для підготовки конкретних фахівців, яких уже немає на ринку. А використання для інших цільових груп буде вважатися порушенням, що може призвести до моментального повернення інвестицій. Тепер у заявках прописують, наприклад, що “аудиторія створюється в інтересах цільових груп…, але також в статутних цілях організації”. Ця маленька фраза, потрапляючи у грантову заявку, розв’язує руки організації — тобто дозволить у період підтримки проєкту навчати не лише цільові групи.

Ресурси

• ec.europa.eu

Розділ Funding & tender opportunities — пошук конкурсів, партнерів, подача документів, звітність.

• CORDIS

На цьому порталі Єврокомісія інформує всіх про те, скільки, коли, на який проєкт, в рамках якого інструменту були надані гроші. 

• EPALE  

Хоча це платформа з освіти, але там є багато фахівців з різних сфер. НУО можуть знайти там різні пропозиції та зробити свою. Також є вбудований сервіс пошуку партнерів. 

• EURAXESS   

На платформі розміщені вакансії та інші пропозиції попрацювати за рахунок дотаційних коштів.

• Facebook-сторінка CEASC та Facebook-група Гранти для бізнесу, освіти, ГО, ОТГ та корисні події 

Нагадаємо, що в Україні діє лише одна програма другої вищої освіти з фокусом на дотаційних грошах та міжнародному партнерстві — “Управління європейськими проєктами в фінансовій перспективі ЄС 2021-2027”. Веде її Фундація Центральноєвропейської Академії Навчань та Сертифікації (CEASC). Протягом 9 місяців учасників програми навчають проєктному підходу, а дипломною роботою є написаний проєкт.

• Facebook-сторінка Асоціація проектних менеджерів України (випускники CEASC)

 Проглянути запис воркшопу: 1 частина, 2 частина