Звітуймо, бо ми того варті (рекомендації)

Громадський Простір

Початок року в середовищі громадських організацій відзначається активізацією  довкола підбиття підсумків минулого року, оцінюванням задуманого і реалізованого,  ЗВІТАМИ. Звісно, гарно відзвітувати донору вкрай важливо, і кожна НУО щиро і завзято всім колективом береться до заповнення звітних форм своїх грантодавців. Дещо складніше (а значить креативніше) відбувається процес, коли НУО вирішує звітуватись перед громадою і хоче скласти свій перший публічний звіт.. що вже менше нагадує буклет за формою, а все більше документ – за змістом.

Нагадаємо, публічний річний звіт НУО – це документ, який повно і наочно представляє діяльність організації за минулий рік. Він інформує клієнтів, співробітників, партнерів і суспільство в цілому про те, як громадська організація реалізує цілі, закладені в її місії або стратегічних планах. Звіт базується на реальних фактах і виконує одночасно звітну, інформаційну,  презентаційну і навіть фандрайзингову функції –  у будь-якому поєднанні.

Здебільшого, щоб відзвітувати донорській організації, яка підтримала Ваш проект, Ви йдете на сайт цієї організації, шукаєте відповідні форми звітності (шаблони) і починаєте заповнювати їх. Це значно полегшує роботу, оскільки Вамнадається готова структура, за якою Ви зможете описати свою надуспішну діяльність, або просто відповісти на досить конкретні та детальні питання.

Річний публічний звіт НУО досі вважається необов’язковим елементом роботи, кожен розуміє його форму і зміст по-своєму, відповідно отримуємо такі різні документи (переглянути можна у спеціальному розділі)

Щоправда, результати Кампанії публічного звітування на Громадському Просторі засвідчують, що неурядових організацій, які щорік  звітуються для громадськості, не так багато, а охочих розглядати і використовувати звіт як інструмент PR, фандрейзингу, самопрезентації –  ще менше.

Сподіваємось, що представники НУО, розуміючи переваги в тому, щоб демонструвати свою прозорість і підзвітність, для початку у формі річного звіту, знаходитимуть СВОЇ мотивації. А поки що ми охоче ділимось практичними рекомендаціями з тими, хто вже готовий долучитись до процесу звітування і кого вже більше цікавить ЯК..

Зокрема, звіт повинен містити інформацію як про змістовний, так і про фінансовий бік діяльності НУО за звітний період – спираючись на конкретні факти і результати виконаної роботи.

Основні етапи роботи над річним звітом:

– Ретельно продумати тему звіту – ідея, що задасть тон всьому документу;
– Написати вступ, включивши коротку довідку про організацію;
– Підібрати кількісні показники роботи;
– Обрати якісні показники роботи;
– Підготувати фінансовий звіт;
– Підвести підсумки – перспективи розвитку,  нові завдання;
– Складання різних додатків (за потреби).

Визначення цілей і пріоритетів

Варто зорієнтуватись, для кого саме пишеться звіт, з якою метою. Від цього рішення залежить, який з аспектів більш ретельно вивчатиметься. А також яким чином Вашій аудиторії буде найзручніше знайомитися з цим документом. Наприклад, якщо це споживачі Ваших послуг, то їм цікаво насамперед ознайомитись з Вашими послугами, методами роботи і тих результатів, яких вам вдалось досягти. Якщо ж ваша основна цільова група – донори, то для них вкрай важливо отримати чітке уявлення про фінансовий стан вашої організації, а також про фактичні результати роботи і плани.

Якщо за мету взято створення презентаційного документу, то особлива роль приділятиметься якісним показникам роботи, опису активностей, також варто продумати, як представити цілі і завдання організації, звичайно, не забуваючи про дизайн.

Якщо за допомогою звіту, в першу чергу, Ви хочете файно відзвітувати перед керівництвом, партнерами, донорами, то більшої уваги  потребуватиме аналіз і опис кількісних показників, фінансовий звіт.

Якщо Ви молода організація, якій вкрай потрібні нові партнерства та донорська увага,  акценти зміщуються  – тоді звіт базується на ідеях і перспективах розвитку.

Можна багато ще надати порад щодо структури, обсягу, форми звіту. Але всі вони прямо залежать від кількості і якості виконаної роботи за рік, від специфіки самої організації.

Важливо підібрати реальні дані, які будуть наведені у звіті. Опис проектів, заходів, напрямків діяльності, отримані кошти, їхнє освоєння – це все про Вашу роботу упродовж року.

У річному звіті, мається на увазі у змістовній частині, Ви маєте:

– коротко презентувати свою організацію (мету, цінності, напрямки роботи)
– описати в деталях свою роботу за звітний період
– поділитися великими і меншими успіхами
– накреслити плани розвитку
– подякувати своїм партнерам і донорам
– представити команду (включно з волонтерами)

Вступ до річного звіту

Перший логічно завершений розділ, який відкриває документ. Містить короткий опис ситуації. Читач повинен отримати загальне уявлення про організацію, її історію, минуле та сьогодення, себто її роботу. Бо далі він “потоне” в деталях, що подаватимуться в наступних розділах.

Часто можна спостерігати в серіалах на початку, як переповідається зміст попередніх серій. Так ось – рухайтесь за тим же принципом, складаючи вступ. Водночас варто пам’ятати, вступна частина має зацікавлювати, викликати бажання продовжити процес знайомлення з Вашою НУО. Навіть досить “суху” інформацію можна і треба викласти в цікавому аспекті. Коротко, послідовно, зрозуміло.

Вступ – складові 

– Фактична довідка про Вашу організацію: назва, статус, рік заснування, мета, основні напрямки діяльності. До речі, цю інформацію можна сміливо дублювати з попередніх звітів (якщо не відбулось кардинальних змін). По суті – це “візитна картка” організації, вона може використовуватися в усіх документах організації без особливих змін.

- Дані про те, як змінюються політичні, економічно-соціальні, секторні передумови, в громаді, державі – в площині, яка найближче до сфери Вашої діяльності і впливає на її розвиток.

– Слово керівника (голови організації, правління) тощо. Цей компонент не обов’язковий, проте його нерідко включають  до звітів. Для звітів великих організацій, бізнес структур його наявність – стандарт. Але якщо ваша організація має невеликий колектив, сфера діяльності не така вже широка, а працюєте ви на обмеженій території, та й звіт більше виконує функції власне звіту, тоді  зважте всі “за” і проти” – а чи потрібне те Слово?

– Може містити основні фінансові показники в динаміці (тобто порівняно з попередніми роками)

Основні вимоги – стислість і цілісність. Текст має бути в міру об’ємним – не більше 2000 знаків, мати вигляд закінченого оповідання. Слово керівництва не повинно дублювати зміст звіту. По суті, це оцінка досягнутих результатів порівняно з поставленими раніше стратегічними цілями.

Ретельно продумайте вміст розділів – він має описувати ключові моменти у взаємодії організації із зовнішніми чинниками і показувати зміни у часі (порівнюватися з попередніми звітними періодами). Тому логіка розділу має зазнавати в майбутньому мінімальних змін, для Вашої ж зручності. Спробуйте представити опис змін найбільш істотних показників у вигляді таблиці – порівняльні дані за останні роки.

Результатам варто надати особливої уваги. Вони повинні містити і кількісні, і якісні показники, а також оцінювати ефект діяльності організації з погляду того, що вона дає громадськості, як змінює життя своїх клієнтів.

Для Річного звіту корисно додавати думки та оцінки сторонніх людей про Вашу організацію чи окремі активності, це працює на посилення довіри та репутації НУО.  Не обов’язково це мають бути лише спеціальні відгуки ваших партнерів, донорів або клієнтів. Цікаво і пізнавально буде почитати витримки з анкет-відгуків з ваших заходів, фрагменти зі звітів, досліджень, де згадується ваша організація. Тобто, цей “оцінковий” матеріал для звіту можна збирати протягом усього року.

Фінансова частина звіту повинна відобразити розміри і джерела доходів і витрат, а також показати залишок (якщо такий є). Якщо Ви проходили аудиторську перевірку, можна докласти аудиторський висновок або просто згадати про позитивний результат такої перевірки. Зручно використовувати таблиці та діаграми. Для громадських організацій, які борються за прозорість всіх процесів у державі, важливо починати з себе демонструвати свою підзвітність та прозорість.

Формат представлення річного звіту

Існує декілька форматів публічного річного звіту. Кожен з них має свої переваги і недоліки.

1. Самостійне друковане видання. Звичний паперовий формат зручний для сприйняття і представницьких цілей. Проте вартість друку не для всіх буде прийнятна. Крім того, важливо і про дизайн не забути

2. Публікація у періодичному виданні організації. Це доступно, але не сприймається належно, губиться серед інших матеріалів видання.

3. Розміщення звіту на сайті організації. Це наразі найпопулярніший спосіб, оскільки забезпечується швидкий доступ, нема обмежень з обсягом, архів минулих звітів теж працює на Вас. Проте, для представницьких цілей теж менше підходить. А ще проявити активність, аби поінформувати про звіт. Якщо дійсно Ви маєте таке бажання! Знову-таки, нагадуємо, що всі НУО мають чудову можливість презентувати свою організацію за допомогою додавання своїх публічних звітів в спеціальну рубрику Громадського Простору. Протягом всього року.

4. “Жива презентація” (наприклад, за допомогою програми Power Point). Гарний спосіб, коли потрібно отримати зворотній зв’язок. Також дозволяє представити результати роботи під певну аудиторію, ілюструвати аудіо-і відео-матеріалами.

5. Річний звіт-інфографіка. Зараз досить популярним є робити звіт додатково ще й у вигляді інфографіки – ключові показники, що описують ваш прогрес за рік, окреслюють напрямки роботи, партнерів тощо.

Публічний звіт найбільш ефективний в поєднанні різних способів його подання. Це підвищує доступність для різних цільових груп. Але, як мінімум, варто мати електронну версію звіту для розміщення на сайтах.

Варто ще зауважити, за рекомендаціями GRI (Global Reporting Initiative), Глобальної ініціативи зі звітності, річнийзвіт повинен передбачати зворотній зв’язок. Найкраще це забезпечити, зазначивши у звіті канал для зворотного зв’язку, наприклад, адреса електронної пошти, за якою можна направляти свої зауваження та пропозиції щодо роботи організації. Також можна додати анкету-відгук (зручніше лінк на форму он-лайн), аби читачі змогли оцінити зміст та оформлення Вашого звіту.

Отже, звітуймо з наснагою!