Курс обміну валют за грантами від Європейської Комісії: як звітувати донору?

Аудиторсько-консалтингова група Компас

Ваша Організація виконує грантовий проект, профінансований Європейською Комісією. Як бенефіціар, кошти за грантовою угодою ви отримуєте в євро, а відповідно до Національних Стандартів Бухгалтерського обліку валютою витрат для вашої організації є українська гривня, і відповідно всі витрати у бухгалтерському обліку теж мають відображатись у гривні. Як звітувати Донору та який курс обміну валют використовувати?

Розглянемо на прикладі типової грантової угоди Програми Horizon Europe 2021-2027.

Наступні вимоги щодо фінансового звітування висунуті угодою до бенефіціарів:

Фінансова частина періодичного звіту включає:

• фінансова звітність (індивідуальна та консолідована; для всіх бенефіціарів)
• пояснення щодо використання ресурсів (або детальна таблиця звітності про витрати, якщо потрібно)
• сертифікати про фінансову звітність (CFS)

Індивідуальні фінансові звіти бенефіціарів повинні містити всі витрати, які:

• були понесені бенефіціаром протягом звітного періоду та
• відповідають умовам допустимості, зазначеним у грантовій угоді.

Анотована грантова угода Європейського Союзу зазначає:

1. Валюта для фінансових звітів та конвертація в євро

Бенефіціари мають звітуватись Європейській комісії за своїми витратами у фінансових звітах в євро.

Правила конвертації витрат, понесених в інших валютах, у євро є наступними:

• для бенефіціарів з бухгалтерським обліком у євро: конвертація витрат відповідно до їхніх звичайних бухгалтерських практик.
• для бенефіціарів з бухгалтерським обліком в іншій валюті, правила конвертації витрат, відображених у їхніх облікових записах, можуть бути наступними:
  − для програм з подвійним правилом конвертації (наразі всі програми ЄС):
  з використанням середнього, за відповідний звітний період, щоденного обмінного курсу, опублікованого: − у серії C Офіційного вісника Європейського Союзу.

Для обчислення цього середнього курсу на основі щоденних обмінних курсів, опублікованих у серії C Офіційного вісника Європейського Союзу, бенефіціари можуть використовувати сторінку Європейського центрального банку(ЄЦБ).

Національна валюта України, гривня, відсутня у даному переліку ЄЦБ, а отже Організація має користуватись наступним положенням угоди – якщо щоденний курс обміну євро не публікується в Офіційному віснику для відповідної валюти, вони повинні бути конвертовані за середнім місячним обліковим обмінним курсом, опублікованим на веб-сайті Європейської Комісії (InforEuro), розрахованим за відповідний звітний період.

Потрібно також звернути увагу на статтю угоди щодо допустимості та недопустимості витрат та внесків. Даний пункт містить загальні умови щодо допустимості витрат, а саме:

А. Фактичні витрати

(…) (v) повинні бути ідентифіковані та перевірені, зокрема відображені в бухгалтерських записах бенефіціара відповідно до облікових стандартів, які застосовуються в країні, де зареєстрований бенефіціар, та згідно зі звичайними практиками обліку витрат бенефіціара.

Також даний пункт міститься у Орієнтовній програмі аудиту для програм фінансування ЄС 2021-2027, який призначений посібником для фінансових аудитів у грантах ЄС. Для програм з подвійною конвертацією (в даний час усі програми ЄС): аудитор має перевірити, чи витрати, понесені в інших валютах, були відображені в статутних бухгалтерських книгах відповідно до звичайних бухгалтерських практик бенефіціара.

А як же має діяти Організація, якщо її внутрішньою обліковою політикою встановлено інші правила перерахунку витрат, понесених у гривні, у іноземну валюту?

Анотована грантова угода зазначає, що звичайні практики обліку витрат не можуть бути використані як привід для недотримання інших положень Грантової угоди. Бенефіціари повинні привести свої звичайні практики обліку витрат у відповідність до Грантової угоди. А отже, умови грантової угоди переважають над внутрішньою обліковою політикою Організації, яка може встановлювати, що всі операції в українських гривнях повинні бути переведені у валюту гранту/програми за іншим методом, відмінним від зазначеного у грантовій угоді. А отже, у разі якщо грантовою угодою з Європейською комісією встановлені правила конвертації витрат за проектом, Організація має виконувати її вимоги.

Грантова угода передбачає відповідальність бенефіціара за неналежне виконання умов угоди. У випадку серйозного порушення зобов’язань за цією Угодою або під час її надання (включаючи неналежне виконання дії, невідповідність умовам оголошення, подання неправдивої інформації, невиконання вимог щодо надання інформації, порушення етичних або охоронних правил (якщо це застосовано) тощо, Європейська комісія має право:

• зменшити суму гранту
• припинити виплату
• припинити грант
• припинити участь бенефіціара
• або застосувати інші заходи, описані в угоді.

Тому рекомендуємо завжди уважно ознайомитись із умовами грантової угоди, запитати у контактної особи донора або звернутись до консультантів Compass Group, у разі якщо виникають непевності.

Матеріал  підготовлено:  Наталією Шкуркою

консультанткою з організаційного розвитку

Аудиторсько-консалтингової компанії «Compass Group»

* Коротка довідка:

Аудиторсько-консалтингова група «Компас» була створена в 2004 році, є однією з провідних компаній на ринку аудиторських і консультаційних послуг України. Належить до кола членів ANTEA, Альянсу Незалежних Фірм, що є міжнародною асоціацією незалежних компаній, які надають послуги аудиту та консалтингу для організацій різної форми власності. Асоціація представлена у 60 країнах та налічує більш ніж 200 офісів по всьому світу. Детальніше про послуги компанії за посиланням.