Підводні камені модерації онлайн-заходів

Аліна Шостак

За результатами дослідження, яке провів Реанімаційний пакет реформ, ще навесні більш як половина громадських організацій, а саме 67,6 %, почала використовувати інноваційні підходи до проведення конференцій, круглих столів та інших видів заходів.

І хоча 55,9 % організацій вважають онлайн-зустрічі менш ефективними, ніж звичні у форматі офлайн, повертатися до заходів «у реалі» зарано — мапа епідемічних показників України з кожним тижнем «червоніє» все більше.

Це означає, що на масові заходи офлайн накладаються обмеження: допускається проведення «івентів» з розрахунку 1 людина на 20 квадратних метрів. За таких умов провести захід онлайн виявляється легше, ніж офлайн.

Окрім цього, найімовірніше, онлайн-формат залишиться з нами також після пандемії.

«Нам важлива не кількість заходів, а якість — результат. Водночас донори та партнери націлені на заощадження бюджетів, що логічно. Тому, якщо йдеться, наприклад, про експертне обговорення, воно цілком може залишитися в онлайн режимі, який потребує менше коштів, ніж організація офлайн заходу. Крім того, онлайн можна провести міжрегіональне обговорення без витрат на логістику», — зазначає координаторка Мережі UPLAN Ксенія Дітчук.

Ми вже розповідали, які сервіси відеозв’язку допоможуть організувати та провести дистанційні зустрічі.

А цього разу розкажемо, як це зробити правильно — щоб зменшити кількість «ляпів» у прямому ефірі та отримати бажаний зворотній зв’язок від учасників.

Планування заходу та запрошення учасників

Для того, щоб запросити потенційних учасників долучитися до вашого заходу, слід насамперед його запланувати — заздалегідь «створити подію» у тому сервісі, який ви обрали для проведення зустрічей онлайн. Після цього ви отримаєте посилання на захід, який зможете розповсюдити серед учасників.

На етапі планування заходу важливо мати готову програму, знати, коли почнеться і закінчиться ваш захід. Окрім цього, знадобиться визначитися з типом зустрічі — буде вона відкрита для усіх охочих або до неї зможуть долучитися лише «обрані» (зареєстровані учасники, які отримають пароль).

Щоб розв’язати це питання, уявіть, що проводите цю зустріч офлайн.

• Чи будете ви розповсюджувати запрошення по усіх каналах із зазначенням дати, часу та місця проведення заходу, щоб охопити якомога більшу аудиторію?
• Або ж розсилатимете запрошення окремим особам або організаціям з розголошенням деталей проведення заходу лише після реєстрації?

Якщо ви обрали перший варіант, можна планувати відкритий захід. Якщо другий — тоді закритий з можливістю входу лише з використанням пароля.

Проте, каже пані Ксенія, закриті заходи модерувати легше:

«Сучасні технології дозволяють транслювати заходи у прямому ефірі. Це дозволяє залучити до події широкий загал. Глядачі переважно можуть коментувати озвучене та ставити питання спікерам. Але захід, на який можна потрапити без пароля, і який, відповідно, збирає велику кількість учасників, — ускладнює роботу технічного модератора».

Закритий захід передбачає попередню реєстрацію учасників. У реєстраційній формі вони зазначають поштову скриньку, на яку згодом організатори надсилають посилання на захід, а також пароль до нього.

«Бажано надсилати запрошення з паролем за кілька днів до заходу, а потім повторно за день чи навіть у день події. Адже трапляються, що такі листи-запрошення потрапляють у спам. Також краще за годину до початку заходу переглянути список реєстрації учасників — можливо, хтось з важливих учасників зареєструвався безпосередньо в день заходу і чекає на запрошення», — радить пані Ксенія.

Трапляється, що люди продовжують реєструватися, коли захід вже розпочався. Але перевіряти список реєстрації впродовж заходу модераторам бракує часу.

Тому про долучення до зустрічі тих, хто запізнився, слід подбати заздалегідь. Можна в анонсі або програмі вказати контакті дані технічного модератора та зазначити, щоб до нього можна звертатися зокрема з питань реєстрації та доступу до заходу.

У системі Zoom окрім пароля своєрідним фільтром учасників може стати «кімната очікування». Коли людина переходить за посиланням на захід, вона насамперед потрапляє до цієї «кімнати». Це бачить модератор і вирішує, впускати людину на захід або ні. У Zoom ввімкнути функцію кімнати очікування можна на етапі планування заходу.

Окрім цього, «кімната очікування» допоможе, коли учасники долучаються раніше зазначеного часу. Якщо в цей момент організатори проводять «саунд-чек» та не хочуть, щоб їхні розмови чули стороні люди, вони можуть залишити людину у «кімнаті очікування», поки не вирішать розпочинати захід.

Модерація онлайн-заходів

Хто ж такий технічний модератор, якого ми стільки разів згадували?

Для проведення якісної зустрічі найкраще мати одразу двох модераторів — технічного та тематичного. Адже навіть Юлій Цезар навряд би встигав одночасно модерувати розмову, відстежувати «підняті руки», запускати учасників з кімнати очікування, вмикати та вимикати демонстрацію екрана, вирішувати поточні технічні завдання.

Покладання усіх координаційних задач лише на одну людину, а також непідготовленість до заходу тематичного модератора пані Ксенія називає найбільш розповсюдженими та грубими помилками у проведенні онлайн-зустрічей:

«З онлайн-форматом створюється ілюзія простоти заходу. Але коли модератор не має чіткого сценарію заходу, коли він не знає, що скаже на початку, хто та коли доповідає, чи все готово технічно, наприклад, до демонстрації презентації або відео,— це все спричиняє тривалі незаповнені паузи, які впливають на якість заходу».

Тому краще поділити задачі з модерації. Той, хто візьме на себе технічні моменти, відповідатиме зокрема за:

1. запуск учасників з «кімнати очікування»;
2. демонстрацію стартового екрана/презентацій;
3. стабільність трансляції;
4. збір питань у коментарях під трансляцією;
5. запис заходу;
6. поділ учасників по кімнатах при роботі у групах;
7. вимкнення мікрофонів учасників, які не зробили це самостійно і заважають заходу.

А тематичний модератор в онлайні, як і в офлайні, слідкує, щоб розмова йшла чітко за планом:

1. каже технічне вступне слово на початку — розповідає правила комунікації протягом заходу загалом; просить учасників прослідкувати, щоб вони були підписані власним іменем — інакше, якщо вони захочуть взяти слово, модератор не знатиме, як їх представити;
2. проголошує вітальне слово — про мету, завдання та плани на захід;
3. представляє спікерів;
4. керує основною частиною обговорення;
5. відповідає за чат, питання та відповіді;
6. слідкує за дотриманням регламенту виступів;
7. відповідає за підбивання підсумків.

Також тематичний модератор відповідає за те, щоб програма заходу була адаптована до онлайн-формату.

Адже, каже пані Ксенія, часто трапляється, що організатори намагаються скопіювати програму та методику проведення офлайн-заходів в онлайн. Хоча в такому випадку, щоб втримати увагу учасників, стимулювати їх до активності, отримати зворотний зв’язок, слід використовувати інші підходи:

«В онлайні ви не можете змусити людину увімкнути камеру. І ви не можете знати, чи людина включена в обговорення, чи слухає вас, чи ж вона просто «існує» на заході. Як приклад, для комунікації з учасниками можна поставити питання аудиторії та попросити її відреагувати певним чином (поставити номер варіанту відповіді у чаті чи натиснути на «реакцію», якщо захід у Zoom)».

Так, успіх проведення онлайн-заходів залежить здебільшого від вміння організаторів чітко розмежовувати сутність офлайн та онлайн-заходів, технічних та тематичних задач модераторів.

Трансляція та візуальне оформлення заходу

Якщо ви вирішили транслювати захід, насамперед слід подбати про картинку, яку бачитимуть глядачі, коли ефір почнеться, але учасники заходу ще готуватимуться до нього, або впродовж перерв.

Ця картинка — стартовий слайд або зображення, своєрідна «титулка» з назвою заходу, логотипами, переліченими спікерами, основними питання, дисклеймером тощо. За демонстрацію цього зображення також краще, щоб відповідав технічний модератор.

Водночас задача тематичного модератора попередити учасників про трансляцію заходу.

«Якщо є трансляція, обов’язково треба проговорювати, коли вона починається і закінчується. Особливо це стосується заходів, на яких обговорюються гострі соціальні теми, як, наприклад, насильство. Можливо, хтось з учасників готовий відкрити своє обличчя, озвучити свою думку тільки іншим учасникам заходу, але не всім, хто дивитиметься трансляцію», — зазначає пані Ксенія.

Так, виходити у прямий ефір можна лише після технічного вітального слова. А вже в ефірі пам’ятайте нагадати глядачам трансляції про можливість поставити питання учасникам заходу у коментарях.

Слідкувати за появою питань під трансляцією у соцмережах, передавати такі запитання тематичному модератору для оголошення в ефірі — сфера відповідальності технічного модератора.

Завершення трансляції має відбуватися після відповідних слів тематичного модератора. Наприклад: «На цьому ми завершуємо трансляцію. Дякуємо усім, хто спостерігав за обговоренням та долучався у коментарях».

Після завершення заходу задача технічного модератора передати колегам запис трансляції. А завдання організаторів онлайн-подій — проводити круті заходи та ділитися власним досвідом з іншими.

Аліна Шостак,
комунікаційна менеджерка Громадської мережі публічного права та адміністрації UPLAN