Швидше, зручніше, ефективніше: як запроваджується електронний документообіг у громадах

Яніна Шабанова

Швидкість розвитку технологій у сучасному світі доводить, що цифрова трансформація стає необхідністю. Впровадження електронного документообігу є неодмінним компонентом диджиталізації для українських громад, що спрощує десятки аспектів повсякденної діяльності. Чи дійсно цей інноваційний інструмент є вирішальним чинником цифрового успіху громади? Ділимося думками і досвідом команд-учасниць програми «Громада 4.0».

Як електронний документообіг змінює роботу громад

Можливості електронного документообігу не перший рік активно використовуються в сучасному діловодстві в органах місцевого самоврядування. Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включно з обов’язковими реквізитами документа. Такий документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Переваги електронного документообігу над традиційним є безперечними, адже основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідкувати рух документів організації. Окрім цього завдяки е-документам:

• значно скорочуються терміни їхньої підготовки та виконання;
• забезпечується прозорість та контрольованість на будь-якому етапі роботи;
• підвищується рівень захисту від несанкціонованого доступу;
• розширюються можливості контентного наповнення завдяки мультимедійним даним;
• скорочуються витрати на папір, друк та зберігання фізичних документів.

«Ми живемо в час бурхливого розвитку технологій та інтенсивного життя. Це вимагає вчасності прийняття та покращення якості рішень, — каже Ігор Урсуляк, начальник відділу економічного розвитку та залучення інвестицій Кельменецької селищної ради Чернівецької області. — Робота органів місцевого самоврядування має узгоджуватися із ритмом життя суспільства та відповідати його запитам. Для забезпечення чіткої взаємодії між населенням, підприємствами, установами, організаціями й ОМС сьогодення вимагає впровадження електронної системи документообігу, яка забезпечуватиме обмін документами між усіма структурними підрозділами».

Кельменецька селищна територіальна громада є однією із найбільших сільських територіальних громад в області та Україні. Населення громади налічує 31 тисяч чоловік, площа території громади складає 546.3 км2. В склад територіальної громади входять 26 населених пунктів, з яких сформовано 17 старостинських округів. Така конфігурація, адміністративна складова та чисельність населення вимагає від органів управління громади чіткої координації, доступності і оперативності у прийнятті управлінських рішень, збільшення швидкості обробки документації та обміну нею, мобільності надання адміністративних послуг населенню. Поточна модель документообігу в Кельменецькій громаді лише частково задовольняє вказані вимоги, тому було прийнято рішення про впровадження електронного документообігу.

«З боку управлінців громади проводились певні кроки щодо започаткування системи електронного документообігу: здійснювався пошук прийнятних програмних продуктів, працівники брали участь у навчаннях щодо використання е-інструментів, проводились обговорення щодо доцільності і термінів його впровадження, — розповідає Ігор. — Однак існують і певні проблеми, які перешкоджають започаткуванню електронного документообігу в громаді: застарілий парк комп`ютерного обладнання, висока вартість програмних продуктів і їх обслуговування, відсутність бажання деяких працівників до змін».

Ігор Урсуляк разом із головним спеціалістом відділу Петром Калинчуком беруть участь в акселераційній програмі «Громада 4.0», де працюють над проєктом впровадження системи електронного документообігу в Кельменецькій громаді. За словами членів команди, впровадження цього рішення не тільки підвищить ефективність документообігу, а й поліпшить доступність послуг для громадян, підприємств та інших організацій, і стане основою майбутньої онлайн-системи для подання та отримання документів. Учасники розповідають, що участь в програмі допомагає структуровано підійти до питання впровадження електронного документообігу, розподілити роботу управлінців на етапи для «м`якого» переходу, отримати необхідні знання, які стануть у пригоді для втілення  різних проектів у життя громади.

Команда Кельменецької громади

Від традиційного до інноваційного управління в громадах

Впровадження електронного документообігу в громадах передбачає кілька ключових етапів, кожен із яких має свої особливості:

1. Аналіз потреб та обґрунтування. Перший етап — це детальний аналіз потреб громади щодо електронного документообігу. З’ясовуються обсяги та типи документів, які потрібно обробляти, ідентифікуються ключові потреби та вимоги користувачів. На основі зібраних даних формулюються аргументи для впровадження системи електронного документообігу.
2. Вибір та розроблення системи. Обирається відповідна система електронного документообігу. Це може бути вже готове програмне рішення або розроблення власної системи на основі потреб та вимог громади. Важливо враховувати відповідність системи стандартам безпеки та дотримання законодавства про е-документи.
3. Підготовка та навчання персоналу. Успішне впровадження електронного документообігу вимагає підготовки персоналу, який буде з ним працювати. Працівники громади мають здобути знання та навички щодо роботи із системою, ознайомитися з процедурами та правилами використання.
4. Тестування та впровадження. Перед повним впровадженням системи необхідно провести тестування, щоб виявити та усунути можливі помилки та недоліки. Система електронного документообігу запроваджується поступово, починаючи з обмеженої кількості документів.
5. Моніторинг та підтримка. Після впровадження важливо забезпечити постійний моніторинг роботи системи та підтримку користувачів. Виявлені проблеми чи недоліки повинні бути оперативно виправлені, а персонал громади має отримувати допомогу та підтримку при роботі із системою.
6. Оцінювання результатів та подальший розвиток. Оцінювання результатів впровадження допоможе визначити ефективність системи електронного документообігу та виявити можливі шляхи її подальшого розвитку та удосконалення. Цей етап дає змогу зробити висновки про позитивні зміни та перспективи для громади в майбутньому.

Громади можуть вдосконалювати власний план впровадження електронного документообігу з огляду на власні ресурси. Ігор Урсуляк, наприклад, додає до перерахованих пунктів ще два: формування команди змін, яка буде відповідати за впровадження проєкту електронного документообігу, та проведення інформаційної кампанії серед співробітників про переваги та значущість переходу до е-документів.

На ринку існує широкий вибір готових систем електронного документообігу (СЕД) для оптимізації роботи громад. Використання таких систем позбавляє великого етапу розроблення, але команді слід провести ретельний аналіз, аби обрати рішення, що задовольнить ключові потреби громади. Варто враховувати кілька ключових критеріїв:

• Мета запровадження СЕД: важливо чітко визначити, які саме завдання громада планує вирішити за допомогою електронного документообігу. Деякі СЕД можуть бути спрямовані на поліпшення внутрішніх процесів, інші — на взаємодію з громадянами або забезпечення прозорості та публічності діяльності.
• Структура й масштаб громади: Великим громадам, що обслуговують значну кількість жителів, можуть знадобитися потужніші СЕД із більшим функціоналом. Для менших громад можуть підходити більш прості й компактні рішення.
• Рівень підготовки власних ресурсів: Впровадження СЕД може вимагати додаткових зусиль від громади, таких як навчання персоналу, адаптація робочих процесів, інтеграція з наявними системами. Важливо з’ясувати, чи володіє громада достатнім рівнем підготовки для успішної реалізації СЕД.

Щоб зробити більш обґрунтований вибір, громадам варто звернутися до професіоналів із диджиталізації або інших громад, які вже успішно впровадили електронний документообіг. 

Зміна парадигми через співробітників 

Паралельно із Кельменецькою, в програмі «Громада 4.0» над е-документами також працює і Березнянська громада Чернігівської області. Олександр Водопʼянов, заступник селищного голови, Анжела Дмитренко, фахівець з інформаційних технологій, та Тарас Дивень, спеціаліст з охорони праці та техніки безпеки, прийшли в акселераційну програму з паперовим документообігом та прагнення його цифровізувати. Завдяки програмі спеціалісти провели аналіз, сформували візію та цілі, бюджет та команду, розбили роботу на етапи. 

Анжела Дмитренко розповідає про можливі виклики для громад, зацікавлених у новому інструменті: «Існує деяка невпевненість співробітників в ефективності електронного документообігу, є схильність до звички використання паперової документації і відчувається опір до зміни. Важливо забезпечити належне навчання та підтримку співробітників, пояснити переваги електронного документообігу й показати, як впровадження нової системи полегшить їхню роботу».

Засідання Березнянської селищної ради

 Важливим кроком для успішного впровадження електронного документообігу є підготовка персоналу органів місцевого самоврядування. Команди програми «Громада 4.0» дають рекомендації, як навчити співробітників користуватися новим інструментом, які сформували в ході роботи над власними проєктами:

• Проведіть навчання на місці, де працюють спеціалісти. Організуйте навчальні семінари з використання електронного документообігу, під час яких детально розкажіть про переваги та можливості нового інструмента.
• Підготуйте зрозумілі та докладні посібники з використання системи електронного документообігу, які допоможуть персоналу крок за кроком ознайомитися з процедурами та функціями.
• Підтримуйте рівень знань співробітників завдяки регулярним тренінгам, направленим на посилення навичок і вирішення нагальних питань.
• Залучайте до навчання фахівців, які вже мають досвід роботи з електронним документообігом. Вони зможуть поділитися своїми знаннями та практичними порадами.
• Забезпечте можливість для співробітників звертатися за допомогою та консультаціями щодо роботи з електронним документообігом.

Заслуховуючи потреби робітників ОМС та дотримуючись принципу послідовності, громада забезпечить злагоджену роботу та позитивний вплив на розвиток процесів диджиталізації.

Перехід громади до е-документів може бути досить ресурсоємним процесом. «Потрібно починати з малих кроків, тобто запустити пілотну версію в одному відділі (установі), щоб виявити проблеми та виробити ефективні стратегії, перш ніж розширювати систему на всю громаду, — ділиться Ігор Урсуляк. — Запровадження пілотного проєкту також допоможе залучити зацікавлених сторін і виявити переваги системи».

Інший частий виклик — небажання самого переходу. Команда Березнянської громади знайшла рішення для цього завдання: «Однією з найбільших складностей, із якими ми стикнулись, була проблема недовіри до системи електронного документообігу з боку працівників, але ми її частково подолали за допомогою успішних прикладів впровадження систем електронного документообігу в інших громадах та схвальних відгуків від користувачів даних систем».

Глобальний тренд на цифровізацію громад став важливим кроком у побудові сучасного, технологічно розвинутого суспільства. Цифрові технології сприяють доступності та підвищенню якості послуг для громадян, посиленню ефективності управлінських процесів та стимулюють економічний розвиток. Водночас, впровадження електронного документообігу в громадах допомагає створити прозору, відкриту та взаємодіючу спільноту, де громадяни активно впливають на прийняття рішень та співпрацюють з органами місцевого самоврядування для досягнення спільних цілей. Підтримка громад зі схожим досвідом дає змогу іншим максимально ефективно впроваджувати електронний документообіг, уникати можливих помилок та швидше досягати позитивних результатів.

Програма «Акселератор цифрової стійкості Громада 4.0» реалізується міжнародною організацією SocialBoost за підтримки Міністерства цифрової трансформації України та Програми «U-LEAD з Європою».