Зміцнення громадських організацій через ефективні внутрішні комунікації

tochkadostupu

У світі великих викликів внутрішні комунікації є не просто інструментом, але ключовим елементом для інститутів громадянського суспільства. Оптимізовані внутрішні комунікації забезпечують єдність в організації, що сприяє ефективному вирішенню завдань та запобігає можливим непорозумінням. Особливо це важливо в контексті переважної онлайн-комунікації, адже через війну члени та членкині організацій часто не знаходяться в одному місці і спілкуються та працюють здебільшого в дистанційно. В рамках проєкту «Підтримка ОГС релокованих з Донецької та Луганської областей», який ГО «Точка Доступу» реалізує завдяки підтримці ІСАР Єднання, експертка з комунікацій Катерина Жемчужникова, дає рекомендації з побудови ефективної системи внутрішніх комунікацій для інститутів громадянського суспільства, навіть якщо команди працюють віддалено. 

Як це працює? 

У загальному визначенні внутрішня комунікація — це обмін інформацією між членами організації для забезпечення ефективного функціонування та сприяння спільним цілям всередині команди. 

Внутрішні комунікації в організації подібні до невидимої мережі коріння рослини. У рослинному світі коріння — це не просто засіб подачі поживних речовин по всій структурі, але і зв’язок між різними частинами організму. За цією аналогією внутрішні комунікації в організації створюють зв’язок між відділами, учасниками та учасницями команди, живлячи їх інформацією та ідеями. Коли ця «коренева» мережа працює гармонійно, організація закономірно процвітає. Однак, подібно до рослин, які відчувають дефіцит води або поживних речовин через пошкоджене коріння, недоліки внутрішніх комунікацій можуть призвести до певних проблем, які негативно впливатимуть на загальний результат команди. 

Отже, для того щоб організація зростала і розквітала, важливо дбати про гармонійну мережу внутрішніх комунікацій, яка подібна до добре облаштованої системи коріння в рослинному світі.

Які переваги для організації? 

У побудові такої системи в організації є певні принципи. Зокрема, ефективні внутрішні комунікації визначаються взаєморозумінням між усіма членами організації, незалежно від їх ролі. Це означає, що інформація передається чітко та вчасно, сприяючи спільній роботі та вирішенню завдань. Важливо, щоб внутрішня інформація була доступною всім членам організації, створюючи відкрите середовище для обміну ідеями та сприяючи інноваціям. Взаємодія через внутрішні комунікації також сприяє підвищенню впевненості в колективі та створенню позитивного іміджу перед зовнішніми стейкхолдерами.

Тож, якщо система працює, то команда залишається  на єдиній хвилі. Водночас, сама організація, – її цінності, фокус діяльності та активності, є зрозумілими для партнерів. Загалом ефективні внутрішні комунікації є не лише інструментом для управління інформацією, але і каталізатором для підвищення співпраці та творчості в громадських організаціях.

ТОП-5 порад із побудови внутрішньої комунікації в організації від експертки з комунікацій Катерини Жемчежникової 

Катерина Жемчужникова близько 10 років працює комунікаційницею в громадському секторі в НУО різного тематичного спрямування та проводить навчальні та тренінгові сесії для різних організацій. На її думку, від ефективного налагодження внутрішньої комунікації залежить як здоровий фон для персонального розвитку кожної людини в команді, так і спроможність організації ефективно виконувати завдання проєктів загалом.

• Використовуйте онлайн-інструменти зручні та зрозумілі для всієї команди.

Існує багато безкоштовних інструментів для ефективної дистанційної роботи всієї команди: спільна робота над документами в Google-диску, спільне зберігання документів в Dropbox, планування та відстежування виконання спільних задач в Trello, робочі чати в месенджерах типу Signal, програми для групової комунікації типу Slack тощо. Ви можете обрати для роботи команди будь-який сервіс, але працювати це буде тільки тоді, коли вся команда буде ним користуватись. В бізнесових структурах працює підхід вертикалі обов’язкового впровадження інструментів внутрішньої комунікації, коли тобі кажуть, що вся робоча комунікація відбувається, наприклад, у Slack, то це є обов’язковим до виконання, якщо ти хочеш працювати в цій компанії. В громадському ж секторі впровадження рішень щодо комунікації за жорсткою вертикаллю фактично неможливе – тут обов’язковою складовою є те, що всі учасники процесу погодились дотримуватись такого підходу. Адже коли кожна людина користується найрізноманітнішими месенджерами, то треба прийти до спільного розуміння, який саме обрати для спільного робочого чату. І для такого рішення треба враховувати всі можливі параметри – не лише зручність, а й безпекову складову, задачу для якої створюється такий чат тощо.

• Виведіть комунікацію команди на системний рівень.

Окрім щоденної поточної комунікації в месенджерах та пошті суто про робочі задачі, варто хоча б раз на тиждень збиратись на відеодзвінок, аби поговорити про досягнення та плани. Заплануйте такий щотижневий Zoom-зідзвон в один і той самий день тижня в один і той самий час, де команда могла б побачити одне одного. Але важливо, аби він не був дуже довгим й не виглядав як звітна рутина, де кожен має лише звітувати про те, що було зроблено за тиждень і що заплановано на наступний. Говоріть про досягнення, хваліть одне одного, розказуйте і про невдачі, підтримуйте одне одного, плануйте та мрійте, поділіться ідеями.

• Заведіть правила, які не лише триматимуть вас в рамках, але й даватимуть простір для того, щоб розслабитись.

Ви можете чітко домовитись у команді, що використовуєте, наприклад, 4 способи комунікації:

1) Гугл-диск для спільного зберігання та архівування матеріалів (як робочих, так і тих, які члени команди отримали на якихось тренінгах), але там має бути чітка та зрозуміла систематизація, якою кожен може користуватись;

2) Пошта для пересилання документів та вирішення робочих питань із коректним вказанням теми листа;

3) Щотижневі відео зустрічі для обміну думками та планами, де модератором кожної наступної зустрічі може бути інша людина, аби це не перетворювалось у звітну конференцію перез керівником;

4) Спільний чат всієї команди у месенджері для обговорення будь-яких не зовсім робочих питань (наприклад, новин, які можуть вплинути на роботу організації – обстріли якихось локацій чи оновлення законодавства щодо діяльності НУО) та можливо додаткові чати в месенджерах для окремих відділів задля вирішення якихось операційних задач (хто буде сьогодні в офісі та зможе отримати доставку тощо). 

Але тільки коли всі члени команди вміють користуватись цими інструментами, знають мету використання кожного з них й готові дотримуватись цих спільних правил, тоді такий підхід працюватиме. Саме слідування кожною людиною цьому спільному договору про комунікації даватиме можливість вам разом і розслабитись. Бо кожна людина в команді знатиме, що будь-який важливий робочий документ вона зможе знайти в пошті по темі листа, а якщо в месенджер сипляться десятки повідомлень, то це не про термінову задачу, а про те, до чого можна буде повернутися у зручний для неї час. І це спільне розуміння даватиме можливість, з одного боку, чітко дотримуватись спільних правил, а з іншого боку – не відчувати додаткового стресу та діяти відповідно до внутрішніх персональних потреб.

• Комунікація працюватиме лише, якщо нею займатимуться.

Попри те, що до внутрішньої комунікації задля її ефективності має бути активно залучена вся команда, все ж має бути людина, яка буде рушієм та ініціатором. Важливо, щоб це була людина, яка не сприйматиме це як додатковий тягар до основних робочих задач. Тому краще запропонувати таку ініціативу людині, яка по своїй суті більш схильна до активної комунікації з людьми загалом. За внутрішню комунікацію може взяти на себе відповідальність і комунікаційник, який займається зовнішніми комунікаціями, і менеджер з партнерств, і офіс-менеджер, і менеджер по роботі з волонтерами, і HR тощо. Щодо кожного з них можуть бути свої плюси і мінуси, але головне, щоб людина на цій позиції сама прагнула взяти лідерську позицію в цій активності. Звісно, це може бути і керівник організації, проте важливо, аби він не перетворював внутрішню комунікацію у звітну рутину.

• Знаходьте можливість спільного відпочинку.

Важливим елементом залишається можливість поспілкуватися з колегами поза виключно робочим контекстом. Можливо при плануванні стратегічної сесії команда може передбачити день чи два для спільного відпочинку і якоїсь позаробочої активності. Або всією командою поїхати на ретріт, де заборонено говорити про роботу. Коли ми спілкуємось із колегами щодня по робочих питаннях, ми, звісно, знаємо їхні робочі компетенції, але часто забуваємо, якими цікавими людьми вони можуть бути. Тож, можливість побачитись із колегами в нетиповому середовищі, займатися спільною позаробочою активністю (підйом в гори, поїздка до притулку тварин, відвідини літературного клубу тощо), поговорити на теми не пов’язані з робочими питаннями, дають нам можливість дізнатись більше один про одного та відчути більше єднання з нашими спільними цінностями, на основі яких люди й об’єднуються в громадські організації, та про що часом можуть забути в потоці робочих задач та навантажень.

“Варто також додати, що зараз, за часів повномасштабного російського вторгнення, побудувати комунікації в команді може бути ще складніше. Це пов’язано із загальним інформаційним фоном та психологічним станом людей. Тому я би порадила додати у внутрішні комунікації ще більше емпатії та уваги одне до одного, ніж зазвичай. Усі ми перебуваємо в різному емоційно-ресурсному стані, багато хто активніше стикається з питанням вигорання, у всіх відбуваються маленькі персональні трагедії щодня. Тому важливо з розумінням ставитись одне до одного, проявляти увагу, аби вчасно запропонувати людині підтримку, якщо вона цього потребує. Але саме налаштована щира внутрішня комунікація також дає простір для людини попросити про цю підтримку, якщо така потреба в неї з’явилась”, – вважає Катерина Жемчужникова.

Шановні представники та представниці громадських організацій! В рамках проєкту «Підтримка ОГС релокованих з Донецької та Луганської областей», який ГО «Точка доступу» реалізує завдяки підтримці ІСАР Єднання, наіші експерти готові надати усі необхідні консультації з побудови внутрішніх комунікацій, а також інших питань організаційного розвитку. Напишіть запит на пошту [email protected], і ми обов’язково надамо консультаційну підтримку та поділимося власним досвідом. 

Проєкт впроваджується ГО «Точка Доступу» за підтримки ІСАР Єднання у межах проєкту «Ініціатива секторальної підтримки громадянського суспільства», що реалізується ІСАР Єднання у консорціумі з Українським незалежним центром політичних досліджень (УНЦПД) та Центром демократії та верховенства права (ЦЕДЕМ) завдяки щирій підтримці американського народу, наданій через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID). Зміст допису не обов’язково відображає погляди ІСАР Єднання, погляди Агентства США з міжнародного розвитку або Уряду США.