Kitsoft для Мінцифри: запустили онлайн-платформу для проведення державних конкурсів серед НГО

Компанія Kitsoft у співпраці з Мінцифрою і EGAP створила електронну платформу для проведення державних конкурсів серед проєктів громадських організацій. Відтепер всі етапи — від оголошення до визначення переможців — відбуватимуться онлайн. Це допоможе підвищити прозорість розподілу коштів та залучити більше учасників. 

Аналіз сфери державних конкурсів

Державні конкурси організують Центральні та місцеві органи публічної влади (ЦОВВ) відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1049 від 12 жовтня 2011 року. Раніше вони проводилися у паперовому вигляді, відповідно і учасники, і організатори стикалися з низкою проблем:

• Відсутня загальна інформація по всіх конкурсах в Україні, які організовує держава для ГО. Учасникам доводилося шукали її на сайтах різних відомств;
• Застосовувались різні механізми проведення конкурсів, форми подачі документів та звітності;
• Документи учасники привозили особисто або відправляли поштою. Одна програма складається від двох до п’яти примірників, що містить понад 50 аркушів. Виникали проблеми із часом подання, отриманням, тощо. 
• Щоб презентувати проєкт треба було приїхати. Деякі організації не мають ресурсів для цього і втрачають можливості;
• У організаторів обмежений людський ресурс для опрацювання конкурсної документації і налаштування процесів;

• Громадськість не мала довіри до державних конкурсів через низьку прозорість процесів та визначення переможців.

Мета — ефективність і прозорість

Портал «е-Конкурси» призначений підвищити ефективність та прозорість організації державних конкурсів, спростити процедуру подачі документів та ведення звітності, а також залучити громадян для визначення переможця конкурсу.

Держава витрачає близько 100 млн грн на рік на проведення конкурсів важливих для суспільства проєктів, в яких беруть участь 500 громадських організацій з 22-ох областей країни. Передбачається, що онлайн-система допоможе залучити ще більше учасників та підвищити громадську активність загалом.

Як працюють «е-Конкурси»

Платформа «е-Конкурси» побудована на базі сучасних технологій порталу Дія — зручних і людяних, який також розробила і розвиває команда Kitsoft. За допомогою BPMN-технології опису процесів та гнучких налаштувань ми автоматизували всі етапи проведення конкурсу — від подачі заявки до звітності. Це зменшує вплив чиновників, підвищує прозорість розподілу державних коштів.

Онлайн-система включає декілька частин:

• Публічний портал — доступний для всіх. Це єдине місце, де буде зібрана вся інформація про державні конкурси. Для зручності пошуку їх можна фільтрувати за тематикою, регіонами, сферами. Портал буде відтворювати загальну статистику: кількість поданих заяв, учасників, географію конкурсів тощо. А також він є точкою входу до персональних кабінетів.
• Електронний кабінет користувача — тут організатори можуть налаштувати умови конкурсу, а учасники — подати заяви, звітність та інше.
• Електронний кабінет адміністратора — тут можна керувати рівнями доступів для модераторів системи для безпеки проведення конкурсів.

Які переваги електронної платформи для учасників

1. Авторизація для входу у кабінети через КЕП (кваліфікований електронний підпис) особи. Це достовірно ідентифікує людину, і всі її дії в системі записуються. Це гарантує прозорість подання заявки та проведення конкурсу.
2. Єдині правила проведення, заяви, форми звітності, тощо для конкурсів всіх міністерств та обласних адміністрацій. Уряд затвердив уніфіковані форми документів. Це особливо зручно для керівників та бухгалтерів громадських організацій, яким раніше доводилося підлаштовуватися під різні вимоги. Тепер всі процеси налаштовані і автоматизовані, отже, як організатори, так і учасники мають виконати всі кроки, інакше далі система просто не пропустить. 
3. При заповненні заявки автоматично перевіряються дані про учасника конкурсу. Для цього ми налагодили взаємодію через API з Єдиним державним реєстром (ЄДР). Тепер не треба друкувати статут чи рішення про неприбутковість із реєстру неприбутковості. Організація вводить свій код, і вся необхідна інформація підтягується до заявки. Це зменшує навантаження і на державного службовця — не треба перевіряти дані вручну.
4. Можливість захищати свій проєкт та дивитися засідання комісій онлайн. Також на сторінці конкурсу буде доступна вся інформація: хто подався, скільки заявок, анотації проєктів, протоколи рішення комісій, список переможців, звіти про виконання. Це може бути корисним не тільки для учасників, а й для журналістів, громадських активістів та моніторингових організацій.
5. Автоматичне визначення переможців. Члени конкурсної комісії оцінюють пропозиції учасників та закріплюють їх своїми електронними підписами. Після голосування система рахує оцінки і видає рейтинг переможців. Це виключає людський фактор, щоб не допустити помилки або фальсифікації.  
6. Вся комунікація відбувається через електронний кабінет. Учаснику не треба шукати контакти, він може легко зв’язатися з організатором, і так само отримує всі повідомлення щодо проєкту через свій кабінет на платформі. 
7. Громадяни можуть долучатися до оцінювання проєктів — така можливість гарантована законодавством. Організатор може визначати, чи залучати широку громадськість до голосування і відповідно налаштовує конкурс в системі.

Платформу презентували 13 вересня 2021 та одразу запустили перші конкурси: Конкурс проектів молодіжних та дитячих громадських організацій від Міністерства молоді та спорту України та Конкурс з визначення проектів національно-патріотичного виховання від Міністерства молоді та спорту.

Це вже не перша практика в Україні, коли для розподілу грошей держава використовує автоматизовані системи. Раніше ми запустили онлайн-конкурси Державного фонду регіонального розвитку, який розподіляє мільярди гривень на підтримку проєктів в регіонах. Розроблена нами електронна платформа для проведення конкурсів допомагає фондам швидко автоматизувати процеси, знизити ризики фальсифікації і підвищити довіру до організації. — Олександр Єфремов, СEO Kitsoft

Довідково

Електронні конкурси розроблені спільно з Міністерством молоді та спорту України, Міністерством у справах ветеранів України, Міністерством соціальної політики України, Фондом соціального захисту людей з інвалідністю, Програмою EGAP, що впроваджується Фондом Східна Європа за підтримки Швейцарії, та Українським незалежним центром політичних досліджень.