Майстерня майбутнього: новий формат проведення заходів

Конференція, форум, круглий стіл, майстер-клас, TEDx, конгрес, вебінар, дискусія, лекція, семінар, інфодень, діалог – це далеко не весь список форматів публічних заходів, які у 2019 році провели українські НУО.

Лише на одному порталі Громадський Простір опубліковано близько 350 оголошень про проведення публічних заходів за минулий рік. І це ми порахували тільки в трьох розділах – Вебінари, Воркшопи, Тренінги! А всього на порталі 35 (!) категорій заходів. Ми обрали найпопулярніші, аби хоч приблизно увити, яку величезну кількість публічних заходів проводять наші громадські активісти та благодійники протягом року.

Український форум благодійників щороку проводить міжнародну конференцію «Атлас благозмін». Останні десять разів наша конференція виглядала приблизно так:

Конференція УФБ в Українському домі, 2018

Оригінально? Ні. Погано? Теж ні! Типовий, перевірений часом і логістами формат.

Та у 2020 році ми провели тест-драйв нового для УФБ формату – Майстерня майбутнього.

«Чи не вперше за довший час я була учасницею заходу, де ніхто не гортав стрічку соцмереж, не відповідав на робочі мейли та й загалом майже не мав шансів відволіктися», – Наталя Климова, менеджерка організаційного розвитку ІСАР “Єднання”.

МАЙСТЕРНЯ МАЙБУТНЬОГО: ІСТОРІЯ

Метод Майстерні майбутнього (future workshop) було створено Робертом Юнгом та Норбертом Мюллером 50 років тому. Головна ідея полягає в тому, що ідеї та стратегії майбутнього мають створюватися спільнотою, а не однією людиною. Автори методу поєднали залучення критично налаштованих груп, креативний підхід до вирішення проблем, а також групову синергію при створенні альтернативних варіантів розвитку сьогодення.

Пошук в Google про проведення аналогічних заходів дає мінімум інформації: майстерню майбутнього 13 грудня 2019 року провів Департамент інформації та взаємодії з громадськістю Секретаріату Кабінету Міністрів.

МАЙСТЕРНЯ МАЙБУТНЬОГО: ТЕОРІЯ

ММ проводиться для обговорення однієї складної проблеми, визначеної організатором, з метою формулювання спільного бачення представників заінтересованих сторін щодо її розв’язання.

Формат заходу передбачає:

- коротке введення у тематику обговорення від модератора;

- робота у групах за таким планом:

а) фаза критики – пошук негативних аспектів в рамках запропонованої теми;

б) фаза утопії – формування спільного утопічного бачення майбутнього, яке вирішило б усі проблемні питання з фази критики;

в) фаза реалізації – «розкладання» бажань з фази утопії на конкретні дії (проекти та кроки із зазначенням доступних ресурсів для цього та відповідальних).

- презентацію результатів, підсумкове обговорення.

Учасників може бути 20–50 осіб, і не обов’язково, що усі дуже детально обізнані у питанні, винесеному на обговорення. Важливо, щоб усі були зацікавленими щодо результату.

Тривалість: Один–два дні.

Програма: Передбачає підготовку організатором стислої програми (порядку денного) заходу із зазначенням основних фаз обговорення.

Участь в обговоренні: Учасники мають рівні права та можливості висловитися під час роботи у групах. Водночас загальну модерацію заходу здійснює запрошений організатором модератор.

Очікуваний результат: Очікується наявність різних думок, дискусії. Результат обговорення передбачає досягнення певного консенсусу у рамках груп.

Оформлення результату: Деталізований опис проблеми та перелік конкретизованих пропозицій щодо її розв’язання, що відображають спільне бачення представників заінтересованих сторін.

Переваги:

1. Дозволяє організатору формувати попередній список запрошених з урахуванням балансу представлення різних стейкхолдерів.
2. Передбачає деталізоване та аргументоване обговорення питання у рамках роботи груп.
3. Учасники беруть на себе співвідповідальність за обговорення.
4. Дозволяє почути думку усіх учасників.
5. Передбачає формулювання у мінігрупі консолідованих пропозицій.
6. Обговорення має неформальний характер, без домінуючої позиції організатора, що сприятиме формуванню довіри до його результатів

Недоліки:

1. Дозволяє дізнатися думку лише обмеженого кола представників заінтересованих осіб (така «елітарність» може викликати критику інших представників).
2. Потребує залучення додаткових ресурсів для фасилітації обговорень у групах.
3. Потребує залучення додаткових видатків (на оренду спеціальних приміщень, харчування учасників тощо).

Про цей та інші формати доступно розписано у Рекомендаціях, підготовлених Департаментом інформації та комунікацій з громадськістю Секретаріату Кабміну

МАЙСТЕРНЯ МАЙБУТНЬОГО: ПРАКТИКА

Реєстрація проходить як зазвичай

Кава-пауза теж

Усі учасники розділені на шість робочих груп. Критерієм поділу було взято джерела фінансування:

публічні фандрейзери, фонди, що фінансуються з бізнес-структур, родинні та іменні фонди, а також фонди, в яких грантове фінансування складає більше 50% щорічного обігу.

За окремим столом сидять експерти сектору, а також представники мереж/асоціацій та платформ.

Працюють ноуттейкери і фасилітатори

Працюють модератор та спостерігачі

Усі групові напрацювання занотовуються у окремий документ, що доступний для коментування кожному з учасників. Узгоджені таким чином з учасниками напрацювання відправляються на рецензію тим експертам, які не змогли долучитися ММ, але мають значний досвід у сфері благодійності.

Узгоджений фінальний документ публікується.

Таким чином, узагальнене бачення учасників буде доступне як урядовцям для вироблення державних політик і процедур, так і донорам для створення програм підтримки українського сектору благодійності.

Наталя Климова, менеджерка організаційного розвитку ІСАР «Єднання»:

Про тест-драйв ММ:

Майстерня майбутнього – це дуже інтерактивний формат, який передбачає активне включення буквально кожного учасника/учасниці.

Такий спосіб проведення гарно пасуватиме вашій події, якщо таке залучення є метою – наприклад, для стратегування, створення спільних планів дій, напрацювання «дорожніх карт» тощо.  Фасилітатори бережно включали досвід кожного учасника/учасниці до загальної мапи напрацювань і, таким чином, фінальний результат є сумою всіх знань, емоцій та рефлексій великої групи людей.

Це дуже цінна і ціннісна історія, як на теперішні часи.

Водночас, такий формат накладає дуже велику відповідальність на команду фасилітаторів/репортерів – почути та допомогти висловитися кожному, структурувати роботу та коректно сформулювати фінальні висловлювання групи.

Ще одне обмеження формату – протягом цілого дня учасники/учасниці працюють в обмеженому колі осіб, досить невеликою групою. А звичка та бажання «потусити» можуть брати гору. Тож, якби я проводила захід у такому форматі, то закладала би трохи більше часу на кава-паузи та обід – треба давати можливість людям і поспілкуватися теж.

Про потенціал ММ:

Формат однозначно має потенціал стати корисним для сектору.

Мрію, що одного дня він замінить наші безкінечні «круглі столи» та «робочі групи», які завершуються нічим у переважній більшості випадків.

Поряд з цим, популярні формати конференцій/форумів ще довго залишатимуться такими в силу різних причин. Їх порівняно легко «менеджерити» організаторам, вони зрозумілі більшості учасників/учасниць та надають більше можливостей для нетворкінгу чи «пафосу». Майстерня майбутнього, як добре структурований/фасилітований захід, потребує більшої кількості зусиль від усіх гравців. Тож для мене особисто вибір такого формату буде однозначним сигналом про те, що його тема є дуже цінною, важливою для організаторів і долучених осіб.

Про те, чого бракує іншим форматам заходів:

Кожен формат може бути ідеальним за умови, що він відповідає меті, яку ставлять перед собою організатори. І саме мета тут є первинною, вибір формату – лиш інструмент для її досягнення. Якщо нашою метою є презентація «історії успіху» чи передача унікального досвіду – нічого кращого за стару-добру лекцію людство ще не придумало. Навчатися найкраще у малих тренінгових групах, презентувати свої ідеї – на хакатонах, а повідомляти мега-новину – на прес-конференції.  Навіть сумновідомі  «круглі столи» можуть бути корисними, якщо наша задача – швидкий «зріз» експертних думок, які потім стануть основою для глибшого опрацювання. Проблеми виникають тільки тоді, коли інструмент не відповідає меті або, що гірше, мета взагалі відсутня, а захід проводиться лише для «галочки», для звіту донору чи за звичкою.