Як створити подію: поради від Каріни Манжай (Дивовижні)

Громадський Простір

Ексклюзивно для Бази знань на Громадському Просторі підготували для Вас шпаргалку щодо організації заходів, розроблену на конкретному прикладі підготовки громадського простору uCRAZYans. Авторка експрес-посібника – Каріна Манжай, проект-менеджерка громадської організації «Дивовижні». 

«Я обожнюю організовувати заходи. І я інтроверт».

Теорія заходу

Публічна подія має бути спланована до найменших дрібниць.

Цикл її підготовки:

- аналізуємо (цілі, задачі, потреби);

- плануємо;

- організовуємо;

- знову аналізуємо («зради» й «перемоги», висновки).

Як бачите, все починається й закінчується важливим етапом: аналізом. Залучайте до нього всю команду!

Неважливо, який саме івент ви створюєте – неодмінно маєте знати чіткі відповіді на питання:

* «Навіщо ми це робимо?»

* «Яка мета заходу? Що він принесе людям? Що має змінитись після нього?»

* «Для кого ми це робимо? Хто наша цільова аудиторія?»

Головне ж питання в процесі фінального аналізу заходу: «Чи досягли ми мети?»

✔ Приклад. Готуючи uCRAZYans, ми мали такі відповіді.

Мета заходу: залучення громадян до змін в місті

Задачі:

• ознайомити учасників з базовими принципами залучення до змін в місті;
• познайомити мешканців міста з діяльністю локальних та запрошених ГО;
• розширити коло прихильників діяльності активістів.

Аудиторія: мешканці міста, активісти та потенційні активісти.

Отже, із цього знання вже випливає питання: «Як усе це вибудувати?» На нього відповідає івентор. Скажімо, якщо захід має на меті обговорення законопроекту – тут логічніший круглий стіл, а не вулична акція. Якщо його цільовою аудиторією є батьки з дітьми – потрібні відповідні розважальні елементи.

Починаємо планувати деталі!

«Закон збереження заходу: ніщо не береться нізвідки – і ніщо не щезає в нікуди. Якщо потрібен зал, він не може самозародитись. Хтось має його знайти, домовитись…

…А потім прибрати, здати у неушкодженому вигляді!»

А тепер до практики!

З чого почати?

1. Підбір команди та розподіл ролей. Хто за що відповідає, куди біжить, кому телефонує? Усі мають чітко знати: я роблю саме це.

✔ Приклад. Під час підготовки uCRAZYans були такі основні ролі: координатор всього заходу, координатор технічного забезпечення, SMM-менеджери, координатор персоналу, координатор партнерів, координатор роботи з медіа, дизайнер, соціолог.

Алгоритм підбору команди простий. Потрібно зрозуміти, з яких елементів складається ваш захід.

✔ Приклад.

Під кожну задачу обираємо спеціаліста. Одна людина може поєднувати декілька задач. Але не перевантажте одного фахівця!

Важливо не займатися мікроменеджментом, самотужки перевіряючи кожне печивко на прес-сніданку. Якщо ви обрали людину під конкретну задачу, то вона як професіонал має вам повідомляти, що робитиме і чого потребує. Головна ваша задача – описати сфери обов’язків всієї команди. Щоб до координатора всього заходу не бігли з кожним запитанням, а звертались одразу до відповідальної особи.

2. Комунікація в команді. Домовляйтесь із командою про вашу внутрішню комунікацію.

✔ Приклад. Електронна пошта – для важливих листів (концепція, оновлення), поточка – група у фб-чаті, швидкі уточнення – телефон. Документи зберігаємо онлайн, користуємось спільним онлайн-календарем.

Домовляємося про швидкі «летючки», на яких проговорюємо тезово: що зробили, а що «лежить непідйомним вантажем». Обов’язково знаходиться хтось, хто допоможе.

✔ Приклад. Підготовку uCRAZYans ми почали за півтора місяці і збиралися понеділок, середа, п’ятниця на 15-30 хвилин проговорити. За два тижні до заходу ми збиралися до 4х разів на тиждень.

3. Планування. Івентор разом зі своєю командою складає чек-лист – список необхідного. Уявляємо день і місце заходу. Що тут має бути? Усе це докладно перелічуємо.

✔ Приклад. Лекторій uCRAZYans. Що має бути:
– тема;
– спікери (основні та запасні);
– кількість часу;
– зал, стільці;
– технічне забезпечення (фліпчарт, маркери, мікрофони, проектор тощо);
– фотограф;
– посади, фото й тези виступів спікерів для висвітлення у соцмережах;
– банер;
– список реєстрації.

Починаємо планувати задачі, які потрібно зробити в кожному блоці, й рахувати кількість часу на підготовку кожного.

Завжди мають бути чіткі дедлайни – «жорсткий» (який не можна посунути – скажімо, дата заходу)  і «м’який» (внутрішній, для страховки). Щоб ми бачили, де можемо «провисати», й де маємо можливість для маневру.

Враховуємо часові рамки: скажімо, дизайнерові потрібно 5 днів на верстку, типографії – 6 днів на друк… Дізнавайтесь про всі потрібні терміни.

4. Паралельно неодмінно маємо прописати бюджет. Закладіть на кожну статтю додаткові 10% на форс-мажори – вони є завжди!

5. За день до проекту складаємо монтажний план. Це список того, що має бути зроблено безпосередньо до початку події. Рекомендовано прописувати час: скільки на що плануєте витратити. Звідки і хто привозить матеріали? Тут обов’язково мають бути всі відповідальні особи, виконавці задачі та їхні телефони.

✔ Приклад.

«Як я вивчилась цьому мистецтву? На власному досвіді, аналізуючи: що пішло краще, що гірше. Завжди ставлю себе на місце учасників. Якщо я – слухач лекції, то де мені буде комфортно сидіти, скільки часу мені буде цікаво слухати?»

Корисні поради

Херсон: Громадський простір uCRAZYans

Важливо! Зрозуміти, в який день ви проводите захід, скільки він триває і яке місце проведення. Чи прописані певні умови, скажімо, в контракті із замовником? Якщо ні, то дату обираємо за принципом «від зворотного»: спочатку викреслюємо дні, що не підходять. Маємо зрозуміти: в який день та час аудиторії буде найбільш зручно відвідати захід.

Треба врахувати:

• чи нема «перетинів» із іншими заходами, особливо схожими на ваш;
• календар вихідних і перенесених державних та релігійних свят;
• якщо захід направлений на молодь, важливо врахувати екзамени та сесії.

✔ Приклад. Дату uCRAZYans у Луцьку довелося перенести через релігійне свято. Для місцевих жителів це важливо: цей день прийнято проводити з сім’єю.

Найневдаліший час для заходів – це понеділок і вечір неділі.

► Підрядникам краще відправити дві SMS-ки – за день до події та зранку в її день: «Все в силі, чекаємо! Чи все у вас добре?» Люди бувають заклопотані…

► Із помічниками треба проговорити їх роль за день до заходу та в його день. Ті, хто відповідають за активності, мають знати відповіді на найпоширеніші питання від учасників події: пароль від wifi, місцезнаходження туалету й кави. Мають чітко розказувати про мету заходу, організаторів, програму.

► Кожен член команди повинен мати телефони людей, до яких має звертатися у різних випадках – передбачених і не дуже.

► Приїдьте заздалегідь – хоча б за дві години до події, щоб усе перевірити. Чи все на місці? Чи працює техніка?

► Зона реєстрації має бути готовою перед появою гостей. Вона повинна бути чистою та охайною. Жодних тарілок! Помічник зголоднів? Має бути можливість тимчасово помінятися!

► Деталі дуже важливі. Записуйте всі, щоб ураховувати! Додаткові батарейки для мікрофону – дрібничка, але без неї може зірватися лекція.

► «Посміхаємось та машемо!» Навіть якщо за вашою спиною приземлився НЛО, робіть вигляд, що так і треба. Зрештою, ніхто, крім вас, не знає, що насправді то не частина вашого шоу!

Вечір Зрадоньки від  команди “Дивовижні”

 Бліц

– Які зустрічаються типові помилки активістів, які готують заходи?

– Незнання аудиторії. Якщо це пенсіонери, не надто ефективно намагатись спілкуватись із ними у фейсбуці. Говоріть мовою своєї цільової, а не так, як зручніше вам!

– Чи були події, де абсолютно все йшло «як помащене»?

– Так, але… десь до обіду, а тоді – колапс! Несподіванки трапляються завжди, будьте готовими і посміхайтеся.

– Наведи приклад події, на якій, на твою думку, ніхто не нудьгував. У чому бачиш успіх?

– Гадаю, це «Вечір зрадоньки» у Києві в жовтні. Це перша спроба відверто обговорювати проблеми громадського сектору – і робити це весело, з «родзинкою». Ми навіть отримали за цю новинку премію найкращих піарників НУО від клубу «Піранья» (номінація «Інновації в PR»).

– Якою має бути команда, що організовує захід?

– Єдиною. Всі повинні розуміти, що це важливо. Мають співпадати цінності.

– Що неодмінно присутнє в кишені івентора?

– Кишеня? Не вмістить! Від перманентного маркера – до заспокійливого засобу… Це має бути великий наплічник! Не забудьте головне – сценарій заходу.

– Як найкраще вчитись організації подій?

– Єдиний спосіб добре організувати – брати й організовувати! Що більше, то краще. Тоді матимете досвід. Ретельно аналізуйте! Та прискіпливо плануйте. Це два головні «кити». Також не пропускайте можливості повчитися, перейняти досвід у крутих організаторів.

– Що порадиш початківцю, що береться за організацію заходів?

– Не бійтесь відрізнятись! Але будьте готові до того, що не всі вас зрозуміють. Чи принаймні не одразу. 

Підготувала Юлія Шекет (ГО «Дивовижні») для Громадського Простору

* uCRAZYans – фестиваль, що дає містянам змогу дізнатись, чим саме займаються громадські організації, соціальні активісти у місті та в Україні. Протягом 2017 року uCRAZYans відбувся у 5 містах: Житомирі, Луцьку, Дніпрі, Сумах та Херсоні. Його відвідали близько 5000 людей.