Запит на надання пропозицій на забезпечення доступності та підвищення рівня екологічності популярних українських фестивалів

Цей запит на надання пропозицій (ЗНП) є частиною програми  “Долучайся!», що фінансується  USAID  та реалізується компанією Pact. Метою Програми є підвищення обізнаності та рівня участі громадян у громадській діяльності на національному, регіональному та місцевому рівнях.

Загальний огляд

Доступність та екологічність стали важливими складовими соціальної свідомості, а також ключовими цілями для українського суспільства у досягненні більшої соціальної інтеграції та сталого розвитку. Фестивалі є ефективною платформою для обговорення екологічних проблем та питань розвитку інклюзії в суспільстві. Незважаючи на те, що під час деяких українських фестивалей вживаються заходи щодо підвищення рівня доступності та  екологічності, цим запитом USAID «Долучайся!» хоче зробити питання доступності та / або екологічності ключовими.

Мета та завдання ЗНП

Метою цього запиту є підтримка ініціатив неприбуткових організацій або організаторів масштабних фестивалів, що зосереджуються на підвищенні інклюзивної та / або екологічної обізнаності громадян, забезпеченні більш доступної та / або екологічно відповідальної інфраструктури фестивалів та позитивному впливу на поведінку відвідувачів. Ці ініціативи також повинні включати в себе ідеї інклюзії соціально уразливих груп населення, боротися з негативними гендерними та ЛГБТ стереотипами, охоплювати недостатньо залучені верстви населення, такі як люди з інвалідністю та вимушені переселенці, заохочувати громадян до прийняття більш екологічно чистого способу життя.

 Завдання ЗНП полягає у підтримці:

• Організації заходів, спрямованих на інклюзивність та / або екологічну обізнаність серед громадян в рамках популярних українських фестивалів;
• Розробки та промоції програм, які об’єднують різноманітні соціальні верстви населення та сприяють підвищенню рівня громадянських знань з питань інклюзії та охорони навколишнього середовища;
• Розробки інфраструктурних та технічних рішень доступності фестивалів, включаючи тренінги персоналу та адаптацію сервісів фестивалів під потреби людей з інвалідністю;
• Зниження рівня шкідливого впливу на навколишнє середовище;
• Забезпечення видимості даних ініціатив для популяризації ідей інклюзії та екологічної обізнаності.

 Заходи можуть включати, але не обмежуються:

 Лот 1. Підтримка доступності масштабних фестивалів

• Проведення тренінгів для персоналу та волонтерів фестивалів щодо чутливих тем, включаючи тренінг з інформування про інвалідність, культурну різноманітність, ЛГБТ, а також доступність та безпеку інфраструктури фестивалю;
• Залучення персоналу та волонтерів, необхідних для забезпечення доступності та комфортного перебування людей з інвалідністю на фестивалі;
• Залучення цільових неурядових організації до промоції проекту та до активної участі у програмі;
• Забезпечення необхідної інфраструктури та технічних рішень для людей з інвалідністю: окремі платформи біля сцен, пандуси, спеціальні гумові та металеві килими, доступні туалети (Будь ласка, зверніть увагу на додаток до ЗНП- Annex 1 за посиланням: https://pactworld.box.com/s/bewv5abvjfb4jxw6su8xe272rz72fsyz. Ви можете використовувати його як приклад, але будь ласка, майте на увазі, що не всі наведені там технічні рішення є необхідними);
• Налагодження комунікації з місцевою владою (при необхідності) щодо забезпечення доступного сполучення між локацією фестивалю та містом;
• Забезпечення необхідних заходів безпеки.

 Лот 2. Сприяння екологічної свідомості “goGreen!”

• Надання переваги постачальнику місцевих та органічних продуктів;
• Використання екологічних матеріалів або матеріалів, які підлягають переробці (в тому числі посуду) та видалення відходів (включаючи сортування та переробку), аби знизити рівень шкідливого впливу на навколишнє середовище;
• Забезпечення контролю енергоефективності та зменшення енергоспоживання на території фестивалю;
• Залучення цільових неурядових організації до промоції проекту та до активної участі у програмі;
• Заохочення відвідувачів користуватися громадським транспортом;
• Зменшення використання друкованих матеріалів таких як листівки, банери, коли це можливо.

Окрім фінансової підтримки, Пакт передбачає:

• Консультації з питань технічної та концептуальної реалізації;
• Контроль якості виконання;
• Навчальні поїздки для вивчення найкращих практик забезпечення доступності та підвищення рівня екологічності.

Очікувані результати:

• Забезпечено доступність місць проведення фестивалів для людей з інвалідністю;
• Реалізовані екологічні рішення на фестивалях;
• Збільшилася кількість громадян, які долучилися до ідей інклюзії та екологічної свідомості;
• Фестивалі відвідала значна кількість представників уразливих груп населення;
• Підвищився рівень толерантності, інклюзії та екологічної свідомості в Україні.

Критерії відповідності:

• Офіційно зареєстрована неприбуткова організація або підприємство (організатори фестивалю) з усіх регіонів України з усталеною організаційною структурою та операційним можливостями;
• Переконливий досвід успішної організації фестивалів/заходів;
• Досвід розробки та впровадження технічних рішень.

Критерії відбору:

• Відповідність заявленим цілям ЗНП;
• Зареєстрована організація;
• Масштабність фестивалю (кількість відвідувачів фестивалю: не менше 3 000);
• Досвід комунікації та промоції публічних подій;
• Бажання досягти стійких результатів та використовувати напрацювання проекту у майбутньому.

Перевага буде надаватися проектам, які:

• Долучили різні зацікавлені сторони в якості партнерів (у тому числі державні органи, засоби масової інформації, бізнес тощо);
• Продемонстрували здатність використовувати напрацювання у майбутньому;
• Продемонстрували інноваційний підхід до вирішення завдань ЗНП;
• Зможуть надати знижки на вхід для людей з інвалідністю та однієї особи, що їх супроводжує;
• Надали фінансово ефективний бюджет пропозиції.

Орієнтовна тривалість контракту: до 7 місяців.

Сума контракту: Пакт планує підтримати до 7 фестивалів. Максимальна сума фінансування цього ЗНП становить 200 000 доларів США.

Кінцевий термін подання заявки 6 квітня 2018 року, 17:00. Надішліть заповнені заявки електронною поштою на [email protected]  з темою: “Відповідь на конкурс з забезпечення доступності та підвищення рівня екологічності”.

Пропозиція повинна включати:

• Технічний опис проекту та очікуваних строків його реалізації;
• Короткий опис попереднього досвіду організації;
• Бюджет проекту. (Очікується, що учасники конкурсу нададуть приблизний бюджет. Детальний бюджет буде необхідний лише після консультацій та технічного огляду місця проведення фестивалю). 

Важливо знати, що:

• В рамках цього конкурсу Пакт не може укладати контракт з політичними партіями, державними інституціями, релігійними організаціями або фізичними особами;
• Проектні пропозиції мають бути надані українською або англійською мовами;
• Заявникам буде повідомлено про статус розгляду їхньої пропозиції письмово на електронну пошту;
• Рішення конкурсної комісії є остаточним і не підлягає перегляду;
• Подані пропозиції не можуть бути повернені або розглянуті повторно; 

Питання

Питання щодо цього ЗНП можуть бути спрямовані на [email protected]  не  пізніше 19  березня, 18:00 з  чітким  зазначенням назви конкурсу в темі листа. Пакт не зобов’язується надавати роз’яснення щодо запитань, які надійдуть після цієї дати. Відповіді будуть надані до 23 березня, 18:00. Для забезпечення справедливості і  прозорості  конкурсу,  Пакт не надаватиме попередніх оцінок стосовно відповідності заявників, їхніх дій або окремих видів діяльності заявленим цілям та завданням конкурсу. Пакт не надаватиме жодних індивідуальних відповідей  на  запитання. Усі зібрані питання та відповіді, а також інші важливі повідомлення для заявників будуть опубліковані за посиланням: https://pactworld.box.com/s/bewv5abvjfb4jxw6su8xe272rz72fsyz

Request for Proposals (RFP) Support Accessibility and Environmental Awareness “goGreen!” Initiatives

This Request for Proposals (RFP) is a part of the USAID/ENGAGE Activity to Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement. The purpose of USAID/ENGAGE is to increase citizen awareness of and engagement in civic activities at the national, subnational and local level.

Background

Accessibility and being ‘green’ have become ‘social conscious’ ideas as well as crucial policy goals for Ukrainian society to achieve greater social inclusion and sustainability. Festivals offer people the opportunity to develop inclusive attitudes and to communicate environmental issues.  Although some Ukrainian festivals have taken steps to significantly improve their levels of accessibility and “greenness”, with this RFP, USAID/ENGAGE focuses on activities during the festivals that will place accessibility and/or environmental awareness at the center.

Goals and Objectives of the Request for Proposals

The goal of this RFP is to support initiatives led by non-profit organizations or festival’s organizing companies which focus on raising inclusive and/or environmental awareness, ensuring more accessible and environmentally friendly frameworks for large scale festivals and promoting attendee behavior changes. These initiatives should expand inclusion for people from underrepresented groups, reduce gender stereotypes and LGBTI prejudices, reach underserved communities such as PWDs and IDPs, encourage citizens to adopt an environmentally friendly type of behavior. 

The objectives of the RFP are to support initiatives that:

• Organize activities focused on social inclusivity and/or environmental awareness among citizens during popular Ukrainian festivals;
• Develop and promote a cohesive program which will include diverse social voices and contribute to raising civic knowledge on inclusion and environmental issues;
• Provide infrastructure and facilities to make festivals accessible for all attendees, including staff trainings and a wider range of inclusive performances;
• Lower the level of the environmental impact;
• Ensure visibility of the given activities for achieving sustainable effect.

Activities may include but are not limited to:

Lot 1. Supporting Accessibility for large scale festivals

• Provide staff and volunteers of the festivals with sensitivity training including LGBTQ, disability awareness training, cultural diversity and the event’s accessibility and safety features;
• Assign inclusion/accessibility volunteers at entrances and throughout the event venue;
• Engage NGOs to campaign during the festival and to become active in the program;
• Provide designated infrastructure for people with disabilities: view platforms, ramps, special rubber/metal carpet, toilets (Please reference the Annex 1 as an example. However, please note that not all criteria is required).
• Conduct communication with local authorities (if necessary) on provision of accessible connection between venue and city.
• Ensure necessary security provisions.

Lot 2. Promoting ecological awareness “goGreen!”:

• Give preference to local and organic food supplier;
• Envisage low-impact packaging and waste-disposal (including sorting and recycling);
• Ensure energy efficiency checks and reduction of power consumption at the festival area;
• Engage NGOs to campaign during the festival and to become active in the program;
• Encourage attendees to use public transportation or to carpool;
• Reduce material use where ever possible, avoiding wasteful printings like flyers, reduce packaging.

Aside from financial support, Pact will provide:

• Consultancy on technical and conceptual implementation;
• Quality-control oversight;
• Study tours for learning of best practices for activities.

Expected results

• Accessibility of the festivals’ locations provided;
• Environment friendly festivals’ solutions implemented;
• Increased number of citizens participated in given activities;
• Increased number of representatives of vulnerable groups participated in the events;
• Increased tolerance, inclusion and ecological awareness in Ukraine.

Eligibility criteria

• Officially registered non-profit organizations or festival’s organizing companies from all regions of Ukraine with established organizational structure and operational capacity;
• Proven experience of successful organization of festivals;
• Experience in development and implementation of technical solutions.

Selection criteria

• Relevance to the stated goals of the RFP;
• Established organizational structure;
• Demonstrate ability to attract bigger number of participants (not less than 3 000 guests per festival);
• Demonstrated experience in communication and PR of public events;
• Commitment to achieve sustainable results that will last beyond the project period.

Preference will be given to projects that:

• Include a variety of stakeholders as partners (including government authorities, media, business, etc.);
• Demonstrate ability for impact and include a sustainability vision;
• Demonstrate innovative approaches in addressing the objectives of the RFP;
• Will be able to provide discounts for PWD and one person assisting them;
• Provide financially efficient budget proposals.

Tentative duration of contract: up to 7 months.

Contract amount: Pact plans to support up to 7 festivals. The total funding pool of this RFP is $ 200, 000.

Deadline for application submission is April 6, 2018, 17:00. Submit completed applications by e-mail to [email protected] with the subject: “Response to Accessibility and/or Environmental awareness RFP”.

Proposal must include:

• Technical overview with proposed methodology and expected timeline of Accessibility and/or Environmental awareness;
• Brief overview of previous experience of organization;
• Cost proposal. (Bidders are expected to provide an estimated budget. Consideration of that detailed budget will be made only after the consultancy and technical overview of the festival venue).

 Important notices:

• As part of this competition, Pact cannot award contracts to political parties, government institutions, religious organizations or individuals;
• Applications must be submitted in Ukrainian or English;
• Applicants will be notified of the status of their application in writing by e-mail;
• Decisions are final and cannot be subject to reconsideration;
• Submitted applications cannot be returned or reviewed.

 Questions

Questions regarding this RFP may be sent to [email protected]  no later March 19, 18:00, indicating clearly the title of the Request for Proposals. Pact has no obligation to provide clarifications to questions received after this date. Replies will be provided by March 23, 18:00. To ensure fairness and transparency of the application process, Pact cannot give a prior opinion on the eligibility of applicants, actions or specific activities. No individual replies will be given to questions. All questions and answers as well as other important notices to applicants during the course of the evaluation procedure will be posted by the link: https://pactworld.box.com/s/bewv5abvjfb4jxw6su8xe272rz72fsyz