Конкурс на забезпечення матеріально-технічного супроводу навчального заходу

ГО «КРИМСОС» оголошує конкурс на забезпечення матеріально-технічного супроводу навчального заходу до 31 грудня 2019 року, в рамках виконання проекту «Посилення громад ВПО».

Загальна інформація про проект

Громадська організація КРИМСОС в рамках угоди з УВКБ ООН виконує програму «Посилення громад ВПО». Для виконання проекту заплановано один навчальний захід, який буде ділитися на 2 тренінги (2-3 дні, по 15-20 осіб), 3 навчальних практикуми (2-3 дні, по 15-20 осіб) і виїзди для обміну досвідом (2-3 дні, по 3-5 осіб) в регіонах Центральної та Західної України.

З даною метою Замовник шукає партнера, який надаватиме послуги супроводу зазначених заходів, а саме організації проживання, приміщення для проведення заходу, харчування та кава-пауз учасників. 

ГО КРИМСОС оголошує тендер на забезпечення матеріально-технічного супроводу
навчального заходу для співробітників ГО КРИМСОС, представників ініціативних груп ВПО і консультантів що проводитиметься ГО КРИМСОС, серед юридичних осіб.

Мета та предмет конкурсу:

Метою конкурсу комерційних пропозицій є вибір постачальника послуг з матеріально-технічного супроводу заходів, що проводяться ГО КРИМСОС.  Предметом конкурсу комерційних пропозицій є пропозиція та інші документи, форма та зміст яких мають відповідати умовам, викладеним у цьому технічному завданні.

У межах тендеру буде підтримано одну пропозицію, що відповідає технічному завданню і пропонує оптимальне співвідношення ціна-якість.

Вимоги до кваліфікаційних характеристик учасників тендеру на надання
вищезазначених послуг: 

• Юридична особа за законодавством України;
• Наявність досвіду роботи в сфері надання послуг з матеріально – технічного
  забезпечення різноманітних заходів (включаючи, тренінги, конференції, виїзні семінари, круглі столи) підтвердженого документально;
• Наявність власних ресурсів, необхідних для забезпечення проведення заходів (управлінський та обслуговуючий персонал, технічні засоби, тощо);

Вимоги щодо змісту тендерної пропозиції на надання послуг з матеріально – 
технічного забезпечення заходів:

• Надання послуг на всій території України;
• Пропозиція повинна доводити можливість надання широкого спектру послуг, 
  включаючи, але не обмежуючи перелік нижчезазначеними послугами: підготовку місця проведення заходу, забезпечення проживання учасників та харчування, забезпечення технічної підтримки для проведення заходу, тощо.
• Швидкість зворотного зв‘язку та механізм співпраці;
• Термін дії договору – до 31грудня 2019 року з правом перегляду умов договору за ініціативою Замовника.
• Призначення постійного менеджера, який координує всі етапи надання послуг.

Перелік документів, які мають бути надані учасником конкурсу:

• Заповнена форма для участі у тендері («Загальна інформація про компанію», додаток 1 захід).
• Свідоцтво про державну реєстрацію (копія).
• Копія Статуту або іншого установчого документу.
• Копія довідки ЄДРПОУ.
• Копія документу про статус платника податків.
• Перелік основних видів послуг, що надаються учасником конкурсу («Технічне завдання на проведення конкурсу», додаток 2 захід)
• Перелік власних ресурсів, наявних у учасника тендеру для надання послуг з матеріально – технічного забезпечення заходів (управлінський та обслуговуючий персонал та технічні засоби, тощо).
• Попередній кошторис комплексного забезпечення заходів на підставі цін, що діють на момент складення такого кошторису, із зазначенням дати його складення («Кошторис», додаток 3 захід).
• Договір надання послуг з матеріально – технічного забезпечення заходів (проект).
• Будь-які інші документи, що, на думку учасника конкурсу, можуть бути корисними у прийнятті рішення (листи-рекомендації, тощо).

Критерії відбору тендерних пропозицій:

• зміст та комплексність документів;
• повнота та якість поданої заявки;
• підтверджений досвід у сфері надання послуг з матеріально-технічного
  забезпечення заходів.

До участі у тендері допускаються тендерні заявки, які повністю відповідають
технічним умовам тендеру. Пропозицією, що відповідає умовам тендеру, вважається пропозиція,  що узгоджується з усіма умовами та термінами тендерної документації.

Обсяг робіт 

Протягом дії Проекту планується провести: один навчальний захід, який буде ділитися на 2 тренінги, 3 навчальних практикуми і виїзди для обміну досвідом в Київській, Полтавській і Львівській областях. Кількість учасників одного тренінгу – 15-30 слухачів. Час проведення тренінгів – з 10.00 до 18.00 у вихідні дні. Кількість днів проведення – 2-3 дні.

Вимоги щодо матеріально-технічного супроводу тренінгів:

• забезпечити проживання в готелі – для іногородніх учасників, номери категорії «стандарт», 1-2-місні номери;
• забезпечити харчування учасників тренінгу: сніданок, обід, вечеря. Протягом всього тренінгу 2 кава-паузи на день з забезпеченням водою, чаєм, кавою, цукром, печивом, тощо;  
• забезпечити приміщення для проведення тренінгу;
• забезпечити належне обладнання та устаткування для проведення тренінгу: фліп-чарт, мультимедійний проектор, звукове обладнання.
• Здійснення оплати послуг по факту, після проведення заходу, або з передплатою не більше 50% від загального бюджету,  та здійснення фінансової перевірки.
• Замовник не оплачує проїзд, проживання, харчування менеджера компанії, що обслуговуватиме проведення заходів (ці витрати мають бути включені у відсоток комісійної винагороди Постачальника послуги).
• Bитрати, які несе Постачальник при організації заходу (закупівля, доставка, обслуговування) мають бути включені у відсоток комісійних витрат Постачальника.

Звітування:

По завершенню кожного навчального модуля виконавець повинен підготувати оригінали рахунків і актів виконаних робіт за оплату готелю, харчування, приміщення та інших послуг та не пізніше 5 (п’яти) робочих днів направити його Замовнику.

Термін надання послуг та період виконання контракту – до 31 грудня  2019 року. Початок робіт – квітень 2019 року. Завдання повинні виконуватись відповідно до графіку (плану), який готує та затверджує Замовник.

Учасники тендеру погоджуються з тим, що Організатор тендеру не повертає
матеріали, подані на будь-якій стадії проведення тендеру без спеціальної вимоги учасника,  викладеної в письмовій формі та належним чином надісланої Організатору тендеру. Якщо учасник тендеру протягом місяця від дня оголошення його результатів не пред’явив вимогу про повернення йому надісланих на тендер матеріалів та документів, вважається,  що Організатор тендеру має право володіння ними.

Визначення переможця тендеру, винагорода

У результаті оцінки тендерних пропозицій тендерною комісією буде рекомендовано
переможця тендеру. Оцінювання тендерних пропозицій буде проводитись Тендерною комісією, виходячи з критеріїв зазначених вданому технічному завданні, цілей та завдань тендеру.

Остаточне рішення щодо переможця тендеру приймає Організатор тендеру. 
Винагородою переможцеві тендеру буде укладення контракту/договору з
Організатором тендеру на «Забезпечення матеріально-технічного супроводу навчального заходу». Відповідальність Організатора тендеру не виходить за межі винагороди, визначеної умовами тендеру.

Кінцевий термін подання заявок: 29 березня 2019 р. до 15.00. Реєстрація тендерних
пропозицій завершується о 15.00 29 березня 2019 р. Пропозиції надіслані пізніше
зазначеного терміну до розгляду не приймаються.

Тендерні заявки залишаються чинними протягом 90 днів з моменту подання.

Організатор тендеру не несе відповідальності за роботу операторів зв’язку, якщо з якихось причин заявка не потрапила в строк зазначений умовами конкурсу. За неможливість контакту з учасником тендеру, якщо будь-яка інформація про учасника тендеру повідомлена неправильно. Учасник несе особисту відповідальність за достовірність наданої ним інформації.

Участю у тендері учасник безумовно погоджується з усіма умовами тендеру та бере на себе обов’язок їх належно виконувати.

У випадку виникнення ситуації, що припускає неоднозначне тлумачення умов тендеру,  та/або питань, не врегульованих умовами тендеру, остаточне рішення приймається Організатором тендеру. Рішення Організатора тендеру є остаточним та оскарженню не підлягає.

Зверніть увагу:

• Заявки на тендер, які надійдуть до ГО «КримСОС» після вказаного в оголошенні терміну, не розглядатимуться;
• Про результати тендеру переможця повідомлять письмово не пізніше 1 квітня 2019 р. 17.00;
• Результати тендеру будуть оприлюднені шляхом оповіщення по електронній пошті.
• Тендерні пропозиції надіслати електронною поштоюна адресу [email protected].
• Додаток 1, Додаток 2 необхідно надіслати окремим електронним листом з темою «Технічна документація для участі в тендері (Назва організації)». Додаток 3 «Кошторис» необхідно надіслати окремим листом з темою « Кошторис для участі в тендері (Назва організації).
• Розглядатись будуть тільки пропозиції, що надіслані згідно зазначених вище вимог.